Registro de horas de trabajo: ¿en Excel o app especializada?

Cuando se habla del registro de horas de trabajo en una firma de abogados se está haciendo referencia a una estrategia dirigida a la optimización de la eficiencia de todos los profesionales que integran el equipo. En este sentido, el control de horario de trabajo es una práctica que busca evitar que se genere una dinámica laboral donde el pago de honorarios, el rendimiento del profesional y la rentabilidad de la firma no sean equivalentes. 

Registro de horas de trabajo

Para hacernos una idea de esto, de acuerdo con la Attorney Workload and Hours Survey, los abogados senior trabajan un 50% más de las horas que se facturan. Por lo tanto, el nivel de desempeño de los letrados puede verse afectado, resultando poco favorable para la productividad de la firma y la relación con los clientes. Por lo tanto, saber cómo llevar un registro de horas de trabajo optimizado es clave para el éxito de la empresa. 

¿Qué es el registro de horas de trabajo?

El registro de horas de trabajo es una de las metodologías más aplicadas dentro de  las firmas de abogados para el pago de honorarios. Esto es así porque calcular las horas trabajadas es una forma justa de compensar el esfuerzo que hace el profesional, al cobrar por el tiempo que realmente ha dedicado a cada cliente.

Sin embargo, este no es el único objetivo del control horario, ya que también es un recurso que sirve para conocer y gestionar la cantidad de horas que dedican los abogados a cada actividad. De esta manera se puede saber, por ejemplo, cuántas horas le dedica un abogado a las tareas administrativas, a las jurídicas, a reuniones, llamadas, etc. En consecuencia, el control horario y de jornada laboral se convierte en una estrategia de optimización del tiempo para la empresa, pues hace posible analizar los resultados de los profesionales en términos de productividad, eficiencia, responsabilidad, etc.  

En este sentido, el registro de horas de trabajo es un factor crítico para absolutamente todas las firmas de abogados, ya sea que implementen el cobro por hora o no.

Importancia del registro del horario de trabajo

Registro de horas de trabajo Excel

El control de horario de trabajo toma especial importancia al hacer posible la identificación y análisis de la actividad del abogado a nivel de producción. Recordemos que para los letrados la materia prima de sus trabajos son las horas, pero no se trata solo de las horas trabajadas, sino de aquellas que pueden ser finalmente cobradas a los clientes.

Por ejemplo, de acuerdo con el Legal Trend Report, de las 8 horas laborales diarias por cada abogado, estos solo les llegan a cobrar a los clientes 1,6 horas en promedio. En este sentido podemos decir que 6,4 horas diarias son improductivas. Por ende, la ausencia de un registro para el control de horas impide que se puedan identificar los factores que restan valor a la productividad, como pueden llegar a ser las tareas administrativas, las cuales son actividades que no se les pueden cobrar a los clientes.

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En este sentido, medir el tiempo a través de un registro de horas de trabajo permitirá detectar las actividades que disminuyen efectividad al trabajo de los profesionales, así como también aquellas que resultan más rentables para la firma. De esta manera, es posible diseñar y adoptar las medidas necesarias para optimizar la rentabilidad y la productividad del equipo. 

¿Cómo llevar el registro de horas de trabajo?

Registro de horas de trabajo y control horario

Hoy en día podemos conseguir distintas herramientas diseñadas para llevar a cabo el control del tiempo laboral. A pesar de la variedad de las mismas, si se emplean los instrumentos inadecuados para el registro de horas de trabajo esta actividad puede convertirse por sí misma en un ladrón del tiempo. 

Por otro lado, con el uso de los programas adecuados para registrar las horas laboradas se logra minimizar el tiempo dedicado a esta actividad, facilitando así el ejercicio jurídico en términos de eficiencia. Incluso, a través de las tecnologías correctas, el control de horario de trabajo puede realizarse desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora del día (24/7).

En este contexto, podemos decir que existen dos maneras de llevar a cabo el control del tiempo laboral: a través de un registro de horas de trabajo en Excel o de un control de horas con software especializado.

Registro de horas de trabajo en Excel

Una de las formas más convencionales es llevar el registro de horas de trabajo en Excel, ya que para muchos resulta un programa de ofimática confiable y muy versátil. Básicamente, es cuestión de diseñar una plantilla de control horario en este sistema, realizar el registro manualmente y ejecutar el cálculo. 

A pesar de ser muy popular, aplicar el control de horas trabajadas en Excel puede resultar complicado para los usuarios. El hecho de tener que introducir cada dato manualmente y que sus hojas de cálculo sean susceptibles a desconfigurarse fácilmente trae como resultado tener que invertir una cantidad valiosa de tiempo en esta tarea no cobrable. 

Es así cómo frente a las necesidades del profesional jurídico y del avance en materia de legaltech, el registro de horas de trabajo en Excel se ha transformado en un sistema poco eficiente para la dinámica de las firmas modernas. De hecho, es una medida poco empleada en la modalidad del teletrabajo. 

Control horario de trabajo con software especializado

Plantilla de control de horario

Un software contador de horas especializado en legaltech es la mejor alternativa para el correcto registro de las horas de trabajo. Además, algunos de estos programas están diseñados para agilizar otras tareas de naturaleza administrativa (facturación electrónica, cobro masivo a clientes, etc.), con el propósito de que el profesional pueda centrar sus esfuerzos en sus deberes jurídicos y la atención al cliente.

Un buen ejemplo de esto es TimeBillingX, un sistema que cuenta con una calculadora de horas trabajadas integrada que registra las horas que cada abogado le dedica a cada cliente y a cada proyecto. Asimismo, permite rastrear las horas diarias, semanales y mensuales, generando a partir de esta información reportes de business intelligence sobre los niveles de rendimiento, productividad y rentabilidad, para apoyar así la toma de decisiones estratégicas. 

Incluso, a través de esta herramienta, el control de horario de trabajo puede realizarse desde distintos dispositivos (laptop, PC, smartphone y tablets) y desde cualquier parte del mundo. De esta forma, utilizar este tipo de tecnologías para el registro de horas de trabajo le permite a la firma conseguir que sus abogados sean mucho más eficientes, productivos y capaces de generar soluciones rentables frente a las nuevas demandas del sector. 

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