Adaptación al cambio: etapas y ejemplos en firmas de abogados

La pandemia generada por el COVID-19 ha sacudido los cimientos de la humanidad en todos los niveles, creando como consecuencia una nueva normalidad que se caracteriza por un distanciamiento social que ha llegado para quedarse, incluso en el ámbito laboral (a través del teletrabajo). En este contexto, las firmas de abogados deben atravesar un proceso de adaptación al cambio para poder mantener la continuidad de sus negocios en un mercado que ahora es radicalmente diferente al que estábamos acostumbrados.

El papel de la tecnología en la adaptación al cambio

Es importante destacar que antes de la pandemia la transformación digital era solo una “opción” para las firmas que querían modernizarse; hoy en día, la digitalización es una medida urgente y necesaria para las firmas que necesitan lograr una adaptación al cambio de manera exitosa a este nuevo contexto mundial.

Y es que de acuerdo con el informe Sectores y empresas frente al COVID-19: emergencia y reactivación, realizado por la CEPAL, esta crisis internacional viene dada en 3 fases:

1. Fase de emergencia inicial: es la que ya vivimos durante los primeros meses de la crisis y en la que se tomaron medidas inmediatas de cuarentenas, de confinamientos y de cese de operaciones comerciales y empresariales. En este punto, casi todas las firmas de abogados dejaron de funcionar. Esta inoperatividad se debió a que los estudios no estaban capacitados tecnológicamente para poder migrar sus operaciones al entorno digital y online de manera oportuna.

2. Fase de convivencia: también llamada “etapa de reactivación”, es la que estamos viviendo ahora al haber controlado medianamente la propagación del virus gracias a las cuarentenas. En este punto, las firmas de abogados deben implementar medidas de adaptación al cambio organizacional para “convivir” con el virus, y poder retomar así el trabajo aunque sea a media marcha. Esa “convivencia” es posible, principalmente, gracias a la tecnología, ya que hoy en día existe todo tipo de programas que permiten realizar vía online la mayoría de los procesos jurídicos típicos del mundo offline.

3. Fase de nueva normalidad: esta fase llegará cuando ya exista una vacuna contra la COVID-19, y se refiere a ese nuevo mundo social que viviremos en la post pandemia, en el que la economía, los mercados y hasta las interacciones humanas ya no volverán a ser como antes. Para este punto, las firmas también deben prepararse con un plan de adaptación al cambio laboral y organizacional en el que la tecnología sea la habilitadora de los nuevos modelos de negocio, de prestación de servicios, de interacción con los clientes, etc.

A través de esas 3 fases, la pandemia se ha convertido en un catalizador de cambios en los que la transformación digital es la “vacuna” que las empresas necesitan para superar con éxito esta crisis. De hecho, el mismo informe de la CEPAL señala:

“El distanciamiento social ha acelerado la transformación digital e impulsado procesos que buscan aumentos de la productividad y la eficiencia”.

Sin embargo, la digitalización de las firmas no es algo que se deba tomar a la ligera. Como abogado o gerente legal, es importante que conozcas las etapas de adaptación al cambio que idealmente deben seguir las empresas de todo tipo, incluyendo los estudios jurídicos.

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Etapas de la adaptación al cambio organizacional 

En líneas generales y de acuerdo con la consultora EY sobre cómo superar la crisis por la pandemia, las etapas de la adaptación al cambio en las empresas son las 3 siguientes:

1. Etapa de recuperación
2. Etapa de preparación
3. Etapa de renacimiento

1. Etapa de recuperación en la adaptación al cambio

La adaptación al cambio comienza con la etapa de recuperación. Esta se refiere a los esfuerzos a corto plazo que realizan las empresas para hacerle frente a los retos de la pandemia con el objetivo de sobrevivir hasta la postcrisis. Es decir, tiene que ver con el proceso de recuperarse del duro golpe inicial que recibieron las empresas cuando comenzaron a decretarse los estados de alarma y de cuarentena.

En esta etapa de adaptación al cambio las firmas deben realizarse preguntas como las siguiente:

• ¿Cómo garantizar la continuidad del negocio?
• ¿Cómo mantener la comunicación interna (entre abogados) y externa (hacia clientes, tribunales u otros)?
• ¿Cómo generar la liquidez que necesita el estudio?
• ¿Cómo adaptar los servicios legales a las nuevas necesidades del mercado?

Por tanto, en la etapa de recuperación en la adaptación al cambio lo recomendable es que sigas las siguientes acciones:

1. Identifica las carencias empresariales que te impiden hacerle frente a la crisis. Por ejemplo, debes saber si la firma no tiene las tecnologías necesarias que le permitan trabajar en remoto desde el confinamiento social.

2. En el caso de que la firma no tenga las tecnologías adecuadas, entonces analiza cuáles son las herramientas que necesita y cómo para implementarlas. Estas pueden ser herramientas propias del sector legaltech para digitalizar tareas jurídicas, como también pueden ser herramientas de productividad, de gestión administrativa, etc. Todo depende de las necesidades particulares de la firma.

3. Implementa soluciones para la adaptación al cambio en todos los niveles. Por ejemplo, ayuda a concientizar a los abogados sobre la importancia de seguir laborando bajo el modelo de teletrabajo y así evitar la obsolescencia laboral, implementa las metodologías adecuadas para que todo el equipo de letrados pueda coordinarse vía online, adecúa la estructura de costos a la nueva situación empresarial, entre otros.

2. Etapa de preparación en la adaptación al cambio 

La etapa de preparación en el proceso de adaptación al cambio se refiere a la transición que realizan las empresas hacia la nueva normalidad de “convivencia con el virus”. A nivel nacional, esa transición se caracteriza por la flexibilización de las cuarentenas a través de medidas que permiten, por ejemplo, retomar el trabajo presencial bajo ciertas condiciones específicas: horarios de media jornada, protocolos de higienización, distanciamiento entre los trabajadores, etc.

En este sentido, las firmas que busquen estar preparadas para el futuro a través de la adaptación al cambio organizacional deben preguntarse:

• ¿Qué debe hacer el estudio para aprovechar el repunte de la demanda de servicios jurídicos?
• ¿Cómo deben ser los nuevos modelos de prestación de servicios para adaptarse a las nuevas características del mercado?
• ¿Cuáles metodologías de trabajo se deben mantener, eliminar o modificar?

Con base en este tipo de preguntas, como abogado o gerente legal esta etapa de adaptación al cambio debes desarrollarla siguiendo las siguientes acciones:

1. Analiza el impacto de la crisis en el sector jurídico. Para que la firma esté preparada para el retorno laboral flexible es necesario que evalúes de qué manera la COVID-19 ha impactado en el mercado jurídico a nivel de clientes, de instituciones judiciales, de procesos legales, etc. Esta crisis ha generado una incertidumbre empresarial extrema, por lo que es importante reducir al máximo esa incertidumbre a través de la observación y del análisis. Una excelente forma de reducir dicha incertidumbre y de conocer los cambios en el mercado es manteniéndote informado mediante páginas especializadas en el sector legal, como el blog de Webdox o el blog de Lemontech.

2. Replantea el modelo de funcionamiento de la firma. La flexibilización de las cuarentenas no significa un “vamos a volver a la normalidad”. Significa “vamos a ver qué tanto ha cambiado el mundo y cómo podemos adaptarnos a ese cambio”. Por tanto, el modelo de funcionamiento de las firmas no puede ser igual que antes. Luego de cumplir con el paso anterior, el de analizar el impacto de la crisis en el sector jurídico, es necesario que evalúes si lo mejor para la firma es volver a trabajo presencial o mantenerse con el modelo de trabajo remoto. También, en cualquiera de los casos, debes establecer nuevas metodologías de trabajo, implementar tecnologías más versátiles y establecer procesos de comunicación más eficientes y menos burocráticos entre socios, abogados y clientes.

3. Diseña planes de acción ante una posible profundización de la crisis. Uno de los aspectos más importantes en esta etapa de adaptación al cambio es la gestión de la incertidumbre, lo que significa que debes asumir la posibilidad de que los progresos logrados en la “contención” del virus retrocedan, volviendo así a una fase activa de rápida propagación y, por tanto, a nuevas medidas de estricto confinamiento social. En este contexto, parte de la etapa de preparación consiste, precisamente, en preparar a la firma para que esta pueda seguir funcionando en tal caso de que la situación pandémica empeore y que los mercados se contraigan otra vez. Para ello, es vital que desarrolles un plan de acción basado en la transformación digital que le permita a los abogados del estudio seguir gestionando sus procesos judiciales vía online.

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3. Etapa de renacimiento en la adaptación al cambio

La etapa de renacimiento tiene que ver con la adaptación al cambio en la post pandemia. Es decir, cuando ya exista vacuna contra la COVID-19 y se consolide definitivamente la llamada “nueva normalidad”. Por tanto, esta será la etapa en la que las personas y las empresas “renacerán” en una nueva era, transformada y sin precedentes en la historia humana.

En este punto, el proceso de adaptación al cambio organizacional se vuelve especialmente importante, ya que consiste en ir preparando a las firmas desde ahora mismo para que estas puedan ser competitivas y productivas después de la crisis. Y es que sin un plan de transformación a largo plazo, los estudios entonces no tendrán la capacidad de participar en la reconstrucción de la nueva sociedad y, por tanto, los abogados rezagados se quedarán por fuera de un mercado jurídico que solo estará al alcance de los abogados digitales y resilientes.

Ante esta situación, las firmas legales que con visión de futuro decidan prepararse desde ya para la etapa de renacimiento deben hacerse preguntas como las siguientes:

• ¿Cuáles son los posibles escenarios después de la crisis?
• ¿Cuáles posibles oportunidades y amenazas pueden existir en la nueva normalidad jurídica?
• ¿Qué estrategias a largo plazo se deben priorizar dentro de la firma?
• ¿De qué manera se pueden adaptar los servicios jurídicos a los clientes digitales del futuro?

Con estas preguntas como punto de partida, si quieres proceder con la adaptación al cambio hacia la etapa de renacimiento en la firma debes realizar las siguientes acciones:

1. Analiza las proyecciones sobre cómo será el mercado legal en el futuro. Como hemos comentado, esta crisis se caracteriza por generar una extrema incertidumbre en todos los sentidos. Nadie sabe qué pasará en el corto plazo, ni mucho menos en el largo. Sin embargo, a nivel empresarial, debes buscar distintas maneras de reducir dicha incertidumbre al máximo posible, para poder trazar estrategias que apunten hacia la nueva normalidad postpandemia. Una de esas maneras es analizar las investigaciones de mercado y las proyecciones realizadas por firmas consultoras como las “Big Four” (Deloitte, EY, PwC y KPMG), a través de las cuales puedes tener un panorama estimado de cómo se está forjando el futuro del sector legal.

2. Replantea la visión, los objetivos y el modelo de gestión organizacional. Una vez tengas cierta idea de cómo será la nueva normalidad en la industria legal, debes adaptar el 100% de la gestión de la firma a ese contexto futuro, para que pueda seguir operando de manera efectiva y eficiente. Esto implica, por ejemplo, establecer nuevos objetivos comerciales en función de los cambios en el mercado, identificar las nuevas necesidades de los clientes, establecer nuevas métricas para monitorizar el rendimiento de la firma,  determinar cuáles de las metodologías de trabajo actuales pueden servir para el futuro y cuáles deben ser desechadas, entre otras medidas similares.

Como mejorar la adaptación al cambio en las empresas

Las etapas de adaptación al cambio anteriormente explicadas no son excluyentes entre sí. Una firma de abogados puede enfocar el 100% de sus esfuerzos en la etapa de recuperación para poder hacerle frente de manera inmediata a la amenaza del coronavirus. Otra, en cambio, puede distribuir sus esfuerzos entre las 3 etapas, tomando medidas así para el corto, mediano y largo plazo de la firma.

Sin duda, lo recomendable es optar por esta segunda posición, la de dedicar esfuerzos a las 3 etapas, ya que le permite a los abogados estar preparados no solo para el presente, sino también para el futuro. Sin embargo, la gestión de múltiples etapas de adaptación al cambio puede resultar compleja, por lo que es necesario que dentro de la firma se implementen los mecanismos adecuados para monitorizar todos los procesos. Es decir, mecanismos de analítica y de medición de KPI que optimicen la toma de decisiones.

En este sentido, para mejorar la adaptación al cambio en sus distintos niveles es importante contar con herramientas que permitan realizar análisis de business intelligence desde diferentes perspectivas. Por ejemplo, las firmas que desean llevar a cabo una transformación realmente potente, pueden utilizar herramientas como las siguientes:

• Webdox: es un software de Contract Lifecycle Management (CLM), el cual digitaliza y automatiza todos los procesos y elementos relacionados con la gestión integral de los contratos jurídicos (alcance, precios, multas, plazos, firmas digitales, etc). Además, incluye una funcionalidad de Contract Business Intelligence, a través de la cual puedes obtener reportes de analítica sobre la gestión de los contratos.

• TimeBillingX: este software digitaliza el registro de horas laboradas por los abogados dentro de la firma. Con base en ese registro, el sistema realiza análisis de inteligencia de negocios a través de los cuales es posible determinar los índices de productividad de cada abogado y los niveles de rentabilidad de cada cliente o proyecto. Gracias a este tipo de analíticas, puedes conocer con gran precisión y detalle sobre cómo de bien se están implementando las etapas de adaptación al cambio organizacional en el estudio, en función de los resultados que se están logrando.

Justo en los tiempos que corren, este tipo de herramientas son fundamentales para las firmas jurídicas, ya que no solo logran facilitar al máximo la adopción y la optimización del teletrabajo, sino también ofrecen todo un ecosistema de análisis que permite tomar decisiones estratégicas  para mejorar la adaptación al cambio organizacional.

Ejemplos de adaptación al cambio laboral en las firmas

A continuación, algunos ejemplos de adaptación al cambio que puedes implementar en la firma de abogados si quieres mejorar la productividad interna a través de la digitalización o del trabajo remoto:

• Firmas electrónicas o digitales: dejar de utilizar las firmas en papel para adoptar las firmas en medios digitales es un paso importante en la adaptación al cambio organizacional, ya que no solo permite migrar hacia un modelo paperless, sino que además aporta mayor rapidez y precisión en la autenticación online de los documentos.

La gestión de las firmas electrónicas es posible con Webdox.

• Facturación electrónica: los procesos tradicionales de facturación son uno de los mayores enemigos de la productividad de los abogados, quienes deben dedicar varias horas al día a este tipo de tareas administrativas que no generan ninguna rentabilidad jurídica. Por tanto, digitalizar y automatizar las labores de facturación es clave para aumentar la productividad y la rentabilidad durante las etapas de adaptación al cambio.

La gestión masiva de las facturas electrónicas es posible con TimeBillingX.

• Gestión de contratos: en una firma jurídica, no se puede llevar a cabo una adaptación al cambio de manera efectiva si el proceso de gestión de contratos se sigue realizando de la misma manera, con mecanismos obsoletos y procedimientos lentos y poco precisos. Aquí es donde entra en juego los sistemas CLM, que digitalizan y automatizan las diferentes etapas del ciclo de vida de los contratos, que son:
  1. Solicitud del contrato
  2. Generación del contrato
  3. Colaboración y negociación
  4. Aprobación del contrato
  5. Firma electrónica
  6. Seguimiento y gestión de hitos
  7. Analítica aplicada al contrato
  8. Renovación o término del contrato

La gestión del ciclo de vida de los contratos es posible con Webdox.

• Gestión de causas judiciales: como hemos comentado, la adaptación al cambio implica que las firmas sean capaces de funcionar y operar 100% vía online, incluso al momento de controlar y seguir sus procesos judiciales. En este sentido, otro ejemplo de transformación digital es el uso de sistemas que les permiten a los abogados conectarse y sincronizarse con las páginas de los Poderes Judiciales, de modo tal que puedan gestionar todas sus causas judiciales a través de internet.

La gestión de las causas judiciales vía online es posible con CaseTracking.
En conclusión, la transformación digital debe estar en el ADN de todas las etapas de la adaptación al cambio en las firmas jurídicas. Afortunadamente, el sector legaltech dispone de todo un ecosistema de soluciones especializadas para digitalizar y automatizar múltiples procesos administrativos y jurídicos que son esenciales para los estudios modernos, que necesitan llevar sus niveles de productividad y de rendimiento a lo más alto posible.