Productividad fórmula: un nuevo enfoque

Hasta hace no mucho, la productividad y su fórmula, en lo que a las firmas de abogados respecta, se consideraba fruto de calcular el número de horas facturables trabajadas por los abogados dividido por el número total de profesionales en el estudio.

La productividad en los negocios equivale generalmente a las unidades de producción divididas por unidad de insumos. En el sector legal, la definición tradicional de productividad y su fórmula considera que las horas de los abogados son salidas, y el número de personas que trabajan son las entradas.

Pero, en la práctica esto no debería verse así. Hoy se pone al cliente en el centro de la estrategia y en las firmas de abogados, eso supone entender conceptos como el de productividad desde su óptica.

Este cambio de perspectiva es necesario, puesto que los clientes compran resultados, no horas.

La definición de productividad asume erróneamente que el valor para los clientes es lo que se factura, pero eso no es así. La productividad medida en horas sería una fórmula válida si los socios de la firma de abogados fueran los clientes finales, pero no lo son. Por eso hay que centrarse en resultados, que es lo que los clientes desean ver en la factura.

¿Por qué el cálculo de productividad con la fórmula tradicional no es válido?

La definición de productividad con base a la fórmula tradicional no resulta tan útil en el marco de las nuevas estrategias del sector legal.

Por ejemplo, supongamos que un abogado necesita de ocho horas para completar una tarea en su primer año. Cuando adquiere algo más de experiencia, ha mejorado en su trabajo y puede hacer esa misma tarea en cuatro horas. Según cualquier medida tradicional, habría duplicado la productividad, pero si se toma en consideración el enfoque de cálculo de productividad con la fórmula tradicionalmente usada en las firmas de abogados, lo ha reducido a la mitad. Eso no puede ser correcto, ¿verdad?

El problema es que en las definiciones tradicionales de productividad (unidades de producción divididas por unidades de entrada) las unidades de producción son las mismas tanto para el vendedor como para el comprador. El vendedor produce planchas de acero y su cliente compra planchas de acero. Lo mismo con el producto o servicio de que se trate en cada caso. El resultado del vendedor y el resultado del cliente son prácticamente idénticos.

Esto es porque los clientes consideran que los resultados que logran son la “producción” de las firmas de abogados que contratan. Sin embargo, las firmas consideran que su “producción” no son resultados del cliente, sino el esfuerzo producido para generar esos resultados. Un estudio legal no cobra a los clientes por realizar una tarea, les cobra por la cantidad de horas que les tomó a sus abogados hacer esa tarea.

Las firmas de abogados actúan de esta forma porque entienden que las horas de trabajo de cada abogado representan fielmente los resultados del cliente. Y los clientes se han sentido obligados a aceptar ese enfoque para poder obtener el servicio que contrataban, han acordado que el resultado del bufete de abogados es su esfuerzo.

El cliente podría alegar que no paga a la firma por su tiempo, sino para poner una demanda o crear un acuerdo de accionistas. Pero los responsables del bufete responderían que es prácticamente imposible fijar un precio cierto para la gestión de una demanda para la consecución de un acuerdo de accionistas porque no se conoce su valor. Y, francamente, también resulta desconocido para el propio cliente. Entonces, las horas que los abogados dedican a producir ese acuerdo sirven como una medida sustitutiva de su valor. El esfuerzo genera un resultado y por eso, es visto como resultado.

Y aquí está el problema: el bufete de abogados no sabe lo que valen sus servicios para sus clientes. En la mayoría de los casos, tampoco lo conoce el cliente:

• Muchos clientes hoy día quieren que se les cobre en función del valor de la tarea que el bufete de abogados ha realizado para ellos, no por hora del bufete de abogados. 
• Creen que, si las firmas de abogados hicieran esto, ya no considerarían una reducción en horas como una reducción en la productividad. 
• En su lugar, agradecerían una mayor eficiencia y menos horas porque los abogados ganarían dinero en función del resultado del cliente, no del esfuerzo del abogado.

Pero, a menos que el cliente y la firma de abogados puedan acordar el valor del servicio de la firma al cliente y establecer un precio fijo, las firmas de abogados continuarán usando las horas como medida de cuantificación para el valor y no adoptarán la definición de productividad del mundo empresarial.

Pequeños cambios que aumentan la productividad de las firmas de abogados

Según datos de un reciente Informe de tendencias legales la principal diferencia entre las firmas de abogados en crecimiento y en recesión fueron sus tasas de utilización. Esas tasas se calculan tomando la cantidad de horas facturables trabajadas por un abogado en un día y dividiéndola por la cantidad de horas totales de la jornada laboral.

Según el informe, las empresas que aumentaron sus ingresos en un 20% o más durante cinco años comprobaron que, en ese periodo, sus tasas de utilización habían aumentado del 28% al 33%. Las empresas de esa categoría registraron un crecimiento de ingresos promedio del 112% en el periodo estudiado. Esto muestra que el impacto acumulativo de pequeñas mejoras anuales puede amplificarse en el transcurso de un período de cinco años.

También se observó que trabajar solo 20 horas más facturables anualmente genera un crecimiento del 1% en las tasas de utilización. Por tanto, si encuentra la manera de invertir en una herramienta, una tecnología, un flujo de trabajo o un proceso que ayude a recuperar 20 horas de tiempo facturable al año, la firma de abogados se pone en el buen camino.

El uso de software de automatización de documentos o herramientas de investigación legal basadas en IA son un par de pasos que los abogados pueden tomar para aumentar su eficiencia.

Hay muchas maneras para que una firma de abogados mejore la productividad con base a cualquier fórmula. Algunas implican, como decíamos, mejorar la eficiencia: hacer el mismo trabajo con una combinación de costes de abogados más baja; otras requieren de aumentar los ingresos: ganar más con las mismas horas de abogado; y también las hay que implican mejorar el modelo de prestación de servicios, rediseñando la forma en que los abogados colaboran y el tipo de recursos que utilizan.

Lo que está claro es que las soluciones tecnológicas son un buen apoyo, sirviendo para eliminar el trabajo innecesario, multiplicar el rendimiento (con inteligencia artificial aplicada a sistemas expertos, software de análisis de contratos o análisis de datos), compartir conocimiento centralizando datos de toda la firma, potenciando el e-Discovery para ganar en agilidad en los procesos o automatizando la generación de contratos y otros documentos mediante softwares que impulsan el rendimiento.

¿Tienes ya una forma de impulsar la productividad? ¿Qué fórmula funciona mejor en tu firma de abogados?