7 riesgos del teletrabajo y recomendaciones para superarlos

Los riesgos del teletrabajo en una firma legal van más allá de los contemplados en un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), pues migrar las operaciones presenciales hacia un modelo a distancia tiene un impacto directo en los procedimientos, en los objetivos y en los resultados del negocio jurídico, no solo en la seguridad y en la salud del empleado. Depende de las herramientas, de las metodologías y de la cultura adoptadas que dicho impacto sea positivo o negativo.

Por tanto, es necesario conocer los distintos tipos de riesgos del teletrabajo tanto para la empresa como para los teletrabajadores. En nuestro caso, tanto para la firma de abogados como para los propios abogados.

Riesgos del teletrabajo para la empresa (firma de abogados)

Las firmas de abogados siempre se han caracterizado por tener modelos de funcionamiento bastante conservadores, por lo que los riesgos del teletrabajo se relacionan con la falta de adaptación a nuevos métodos que faciliten el gestionar la firma a distancia.

1. Riesgo de ralentizar las labores administrativas por el trabajo remoto

El trabajo remoto en una firma implica que el gerente no puede ir a la oficina del lado a solicitarle a uno de los abogados algún tipo de información en papel como facturas o balances, tampoco puede buscar en los archivadores documentos de históricos contables, ni puede acceder fácilmente a los registros de horas laboradas en los proyectos.

Por tanto, uno de los principales riesgos del teletrabajo es que las las tareas administrativas de la empresa se vuelven mucho más lentas. Esto se debe a la dificultad de acceder de manera rápida a ciertos recursos y de comunicarse de forma personal e inmediata con ciertas figuras claves en la organización. 

2. Riesgo de no poder coordinar el equipo de teletrabajadores

En la misma línea del punto anterior sobre los riesgos del teletrabajo relacionados con la comunicación, la dificultad que tiene el gerente o los socios de comunicarse de forma inmediata con los abogados impide que se pueda llevar a cabo una correcta coordinación del equipo si no se cuentan con las herramientas digitales ni las metodologías adecuadas para el trabajo remoto.

Por ejemplo, aquellas firmas que no tienen una cultura de teletrabajo bien desarrollada, probablemente tengan que pautar y notificar las videoreuniones con más de un par de días de antelación, esperando la confirmación sobre la participación de cada uno de los abogados al transcurrir el tiempo. Esto genera un ambiente de incertidumbre que impide llevar a cabo una planificación detallada de las actividades de la firma como normalmente se hace en el trabajo presencial.

3. Riesgo de no poder supervisar las responsabilidades del teletrabajador

Para garantizar la productividad y la rentabilidad de la firma, los socios siempre deben mantener una supervisión constante sobre el avance de sus equipos de abogados. Esto se aplica tanto para el trabajo presencial como para el home office. Sin embargo, otro de los riesgos del teletrabajo es no poder supervisar el cumplimiento de las responsabilidades de los teletrabajadores.

Si los socios no utilizan las herramientas necesarias para gestionar sus equipos a distancia, entonces no pueden saber si sus abogados realmente están trabajando como deberían. De esta manera, la firma comenzaría a tomar un rumbo a ciegas.

4. Riesgos de seguridad en el teletrabajo a nivel informático

Entre las principales ventajas del trabajo presencial está que la firma puede invertir en tecnologías de ciberseguridad para resguardar todos sus activos digitales. Esto a través de la protección de ciertos elementos claves como las redes empresariales de conexión a internet y las computadoras que utilizan los abogados.

En contraparte, entre los principales riesgos del teletrabajo está que la seguridad informática deja de ser “segura”. Al trabajar desde casa, los abogados utilizan las nada seguras redes domésticas de conexión y sus poco seguras computadoras personales para enviar, recibir y gestionar información y documentación valiosa.

Entonces, si para un ciberdelincuente puede ser difícil vulnerar los sistemas de seguridad empresarial de la firma para acceder a sus activos digitales, ahora podrá acceder a dichos activos gracias a lo fácil que puede ser vulnerar los sistemas domésticos de los abogados.

Riesgos del teletrabajo para los teletrabajadores (abogados)

Para completar la lista de los 7 riesgos del teletrabajo, se encuentran aquellos que se relacionan directamente con el abogado como teletrabajador:

1. Riesgo de perder contacto con los clientes por el trabajo a distancia

El trabajo a distancia significa que los abogados dejan de tener contacto personal con los clientes. Este es un aspecto crítico considerando que las reuniones cliente-abogado es algo cotidiano y fundamental para cualquier proyecto jurídico. Por tanto, uno de los principales riesgos del teletrabajo es que los teletrabajadores no encuentren la manera de seguir en contacto con sus clientes de forma eficiente, pensando que la única manera correcta son las reuniones presenciales. 

2. Riesgo de no contar con un asistente durante el teletrabajo

Dependiendo del tamaño de la firma, de la magnitud de los proyectos y de la importancia de los clientes, para los abogados puede ser absolutamente necesario contar con uno o varios asistentes personales. En este sentido, dejar de tener el apoyo de este tipo de empleados es uno de los riesgos del teletrabajo que más temor causan.

Son muchas las responsabilidades jurídicas que los abogados teletrabajadores deben cubrir, como seguir las causas judiciales desde casa, como para tener también que dedicarse a todas las tareas que anteriormente hacían sus secretarias. Si bien es cierto que en el trabajo a distancia se puede seguir contando con el apoyo de un asistente, de igual manera es cierto que se corre el riesgo laboral que la comunicación con esa persona se puede volver deficiente y lenta.

3. Riesgo laboral de sobretrabajar en el hogar

Sin duda, los abogados son uno de los profesionales más dedicados a sus responsabilidades. Es normal que, luego de salir de la firma, se vayan a sus respectivas casas a seguir laborando en los casos de sus clientes. Este riesgo laboral de sobretrabajar en el hogar se suele acentuar en el trabajo remoto, ya que estando siempre en la casa el jurista puede sentir deseos de retomar sus labores a cualquier hora del día, incluso en la noche o, peor aún, en la madrugada.

En consecuencia, el teletrabajador comienza a descuidar su salud, a descontrolar sus horas de sueño, a olvidarse del compartir en familia y a trabajar muchas más horas de las que corresponde una jornada laboral presencial, entre otros problemas.

Recomendaciones para superar los riesgos del teletrabajo

El modelo empresarial del teletrabajo no es nuevo. Lo que sí es nuevo es que su implementación se vuelve cada vez más necesaria, dejando de ser solo una opción. Y es que la reciente situación de pandemia por la COVID-19 ha hecho que las firmas de abogados se vean obligadas a migrar el 100% de sus operaciones a un entorno digital. Esto les ha permitido descubrir los beneficios del teletrabajo, los cuales son incluso mucho más que los del trabajo presencial.

En este sentido, si bien es cierto que existen varios riesgos del teletrabajo, también es cierto que hay maneras de superarlos sin ningún tipo de inconveniente. La clave para lograrlo es la transformación digital. Esta implica comenzar a utilizar herramientas para el teletrabajo que han sido especialmente desarrolladas dentro del sector legaltech. Es decir, tienen funciones y características que son en extremo útiles para las firmas en todos los sentidos posibles: desde el seguimiento de causas judiciales vía online mediante sistemas como CaseTracking hasta la automatización de la facturación electrónica mediante sistemas como TimeBillingX.

Estas herramientas digitales cuentan con autoprotección informática para ofrecer al abogado seguridad en el teletrabajo, y también le permiten al gerente y a los socios de la firma monitorizar el rendimiento de sus abogados, coordinar el trabajo en equipo de forma remota, involucrar a los clientes en sus procesos vía online, entre otros.

Sin duda, las ventajas que ofrece el teletrabajo gracias a la transformación digital superan de manera muy amplia a los posibles riesgos que pudiesen existir, considerando además que estos pueden ser solucionados fácilmente.