Consejos de productividad para abogados: ¿cómo medirla y mejorarla?

Los consejos de productividad para abogados que proporcionan los players más experimentados de la industria son un excelente impulso para las firmas más pequeñas. Sobre todo, en esta era moderna, en la que los avances tecnológicos, las expectativas de los clientes y la globalización han aumentado la necesidad de lograr una mejora de la productividad. Incluso, hay que tener en cuenta que, hoy en día, las firmas de abogados deben competir con estudios de diferentes países, que pueden trabajar incluso sobre costes más bajos.

La buena noticia es que, en la actualidad, pueden encontrarse oportunidades para mejorar la eficiencia en casi cualquier área y proceso de las firmas. Y es que el aumento de la productividad puede dar a los estudios legales una ventaja sobre la competencia, también promueve el crecimiento y puede ser una de las formas más prácticas de abordar la disrupción tecnológica, logrando un negocio más rentable. Aquí es donde asumen protagonismo los consejos de productividad para abogados.

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Claves sobre los consejos de productividad para abogados

Aumentar la productividad sería algo muy similar a impulsar el rendimiento. En este sentido, la mejora de la productividad de los abogados podemos entenderla como la capacidad de incrementar su cantidad de horas facturables diarias. Y justo aquí es donde debemos comenzar a medir la productividad de un abogado por separado, para poder ejecutar estrategias más efectivas y personalizadas que les permitan a los profesionales puedan facturar más en menos tiempo.

Por ejemplo, una forma de aumentar la rentabilidad sería aumentar las tarifas de facturación, pero esta medida, ni hace al estudio más popular entre sus clientes, ni le asegura ganar ventaja en el mercado frente a la competencia, ni tiene que ver con la productividad en sí. Entonces, sería una mala estrategia.

Debemos entender que, al final, la productividad de los abogados se trata realmente de una cuestión de tiempo dedicado y de apalancamiento (la cantidad de personas que generan ingresos en la firma, frente a la cantidad de personas entre las que hay que distribuir las ganancias). Las firmas que logran sacar adelante su trabajo satisfactoriamente empleando menos tiempo y recursos, son las que disfrutan la ventaja de la productividad. Por esta razón, estar atento a las nuevas tendencias en avances tecnológicos del sector es un punto a favor para lograrlo.

Y en todo este contexto, es donde los líderes de las firmas deben tener en cuenta una serie de factores al momento de diseñar estrategias para impulsar un despacho jurídico. Dichos factores son:

• Planificación
• Medición de la productividad
• Soporte de información
• Facilidad de seguimiento
• Minimización de errores humanos
• Reparto de cargas de trabajo equilibrado
• Automatización de tareas

Muchos de ellos resultan claves a la hora de inclinar la balanza hacia el lado de la efectividad. Afortunadamente, existen los software de productividad que facilitan alcanzar las metas de la firma de abogados.

Sin embargo, todo esto lo iremos desglosando a lo largo del presente artículo. Con base en toda nuestra experiencia, te dejaremos a continuación los consejos de productividad para abogados que consideramos más relevantes.

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Consejo de productividad #1: mide la productividad de los abogados

El primer consejo de productividad para abogados tiene que ver con el análisis y la medición de datos. Para que puedas mejorar la productividad de los abogados, como líder de la firma necesitas comprender mejor el alcance de los procesos que se están ejecutando. Los datos te permitirán tomar decisiones informadas e implementar los cambios que sean necesarios.

Por ejemplo, si necesitas diseñar una estrategia para conseguir clientes en un despacho de abogados, lo mejor que puedes hacer es preguntar directamente a tus clientes sobre su grado de satisfacción con los servicios que proporcionas. Ellos te podrían realizar sugerencias sobre aquellos que podrías mejorar o innovar.

Sin embargo, cuando se trata propiamente de medir y mejorar la productividad de los abogados, lo recomendable es implementar una serie de indicadores sobre los niveles de rendimiento de cada profesional. Estos indicadores deben estar acompañados por el uso de un sistema especializado en la medición de la productividad de los abogados, como TimeBillingX. Este software registra las actividades que realizan los letrados durante cada hora de sus jornadas laborales. Con base en dicho registro, el sistema arroja un análisis inteligente sobre los niveles de productividad y de rentabilidad de cada profesional por separado.

Así que, la gestión diaria de tu trabajo debe ir acompañada de un tablero con ejemplos de KPIs e indicadores y un software que te permita monitorearlos. No es fácil tomar decisiones sin poder evaluar datos. Para eso existen los indicadores. Siempre actualizados y disponibles para su revisión, se convierten en una herramienta imprescindible. Las decisiones basadas en datos te permitirán mejorar un despacho de abogados.

Consejo de productividad #2: alinea y comunica tu propuesta de valor

El segundo consejo de productividad para abogados tiene que ver con quién es tu cliente ideal y cómo puedes alinear tu propuesta de valor hacia sus necesidades mediante la optimización de procesos y la innovación de servicios, y después cómo puedes comunicar dicha alineación a través del marketing y la comunicación efectiva.

Tu objetivo es mejorar la productividad de los abogados según la propuesta de valor que ofreces en tu firma. Para poder conseguirlo tienes que diseñar cada etapa de tu plan estratégico con mimo. Además debes coordinarlo con los elementos que conforman tu propuesta para llegar de forma progresiva a todos las etapas y medios que conforman a diario el trabajo de tus abogados

Entonces, ¿sabes cómo es el customer journey de los tuyos? ¿Te has parado a pensar si la valoración después de cada interacción sería satisfactoria? ¿Podrías evaluar la experiencia en todos los puntos de contacto? La productividad de los abogados es un elemento multifacético que incluye todos estos factores que te estamos comentando con relación a tus clientes.

En este contexto, te recomendamos evaluar cada uno de los siguientes puntos que te presentaremos a continuación y que tienen relación tanto con tu propuesta de valor como con la experiencia de los clientes:

• Automatización de marketing. El contacto frecuente con clientes y potenciales clientes puede ser la clave del éxito, aunque hace falta también personalizar el CRM. Al aprovechar un CRM especialmente diseñado y herramientas de recopilación de datos, es posible ofrecer comunicaciones más personalizadas, lo que hace que los destinatarios se sientan valorados e impulse el comportamiento de compra. Dicho esto, como parte del presente consejo de productividad para abogados pregúntate lo siguiente:

• ¿Dispone la firma de CRM?
• ¿Cuenta con herramientas de gestión de datos?
• ¿Existe un calendario de comunicación definido con clientes y prospectos?
• ¿Las comunicaciones están personalizadas?
• ¿Son bidireccionales?
• ¿Puedes minimizar tu tiempo de respuesta? La capacidad de respuesta a los usuarios ha de ser inmediata. Por una parte, es preciso tener en cuenta que la mayoría de los usuarios navegan por internet a través de teléfonos móviles, por lo que la web ha de asegurar su compatibilidad con estos dispositivos. Por otro lado, hace falta asegurar que cada consulta quedará respondida de manera ágil. Quizás sea preciso apoyarse en la tecnología chatbot para conseguirlo.
• ¿Has previsto la optimización de recursos? Quizás sea preciso apoyarse en la tecnología chatbot para conseguirlo. Con un bot se pueden capturar más clientes potenciales gracias a su disponibilidad 24/7. Este tipo de asistentes hacen posible comunicaciones personalizadas y altamente satisfactorias, lo que mejora la imagen de la firma de abogados y la retención de clientes.

Las buenas prácticas de marketing legal y ventas son un apoyo sustancial para el crecimiento de la firma y la mejora de la productividad de los abogados, ya que estos contarán con una mayor carga laboral y, por tanto, podrán ser más rentables.

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Consejo de productividad #3: promueve el trabajo colaborativo

El tercer consejo de productividad para abogados es que no debes subestimar lo primordial que es colaborar con tus clientes. Diseñar y crear un espacio colaborativo con ellos mejorará la eficacia del trabajo de tus abogados, además de facilitarlo. 

Lo normal es que entre tu cliente y tus abogados compartan un volumen considerable de información y documentación. Este intercambio es necesario para gestionar y tramitar su caso, por lo que es fundamental diseñar bien un espacio de colaboración.

Un factor importante para el éxito en cualquier trabajo está en encontrar un equilibrio entre la colaboración y las habilidades de gestión. Tu cliente es tu compañero de trabajo, no es el enemigo. Una de las estrategias para mejorar la productividad es que consigas que haya una colaboración de los clientes con tus abogados de manera fluida.

Hoy en día, el cloud computing, más conocido como “la nube” es una tecnología clave para el crecimiento de cualquier negocio. La informática en la nube simplifica el procesamiento de datos y ahorra mucho tiempo. Igualmente, elimina esas grandes inversiones en hardware y software que en poco tiempo quedan obsoletas.

Implementando una “nube” como sistema de intercambio de información, además de conseguir compartir grandes cantidades de documentos con tus clientes en unos pocos clics del ratón, tendrás la seguridad de que no haya pérdidas de información ni errores durante el intercambio. 

Simplemente tu cliente deja la información en el espacio de la nube que generas para él y tus abogados y, con un simple clic, podrán acceder y controlar dicha información. A la inversa es igual. Básicamente, tu cliente tarda medio minuto en dejarte la documentación y tu otro medio en tenerla para poder trabajar. Eso, sin duda, es productividad para los abogados.

Por ejemplo, utilizando un software jurídico como CaseTracking, tienes la capacidad de diseñar flujos de trabajo en los que puedes no solo asignar responsabilidades entre tu equipo de abogados, sino que también puedes añadir a tus clientes como usuarios participantes, para poder intercambiar información en tiempo real con ellos y convertirlos en colaboradores claves de cada proyecto.

Consejo de productividad #4: automatiza las tareas repetitivas

El cuarto consejo de productividad para abogados se relaciona con la automatización de las tareas rutinarias, esas que tus abogados hacen a diario y que les implica una gran pérdida de tiempo.

Las nuevas herramientas informáticas que existen en el mercado, no solo te ayudan a automatizar tus tareas cotidianas, sino que estas aplicaciones de software también permiten que los abogados sean más eficaces al dejarles tiempo libre para lo que es realmente su trabajo. Por ejemplo, TimeBllingX es un software de productividad con el que los abogados pueden realizar la facturación electrónica en un solo clic, editando sus presupuestos y enviando las facturas en diferentes monedas. 

Al automatizar tareas administrativas como la facturación, conseguirás aumentar la productividad de los abogados ya que estos podrán dedicarle más tiempo a los juicios y a los clientes. Y es que las nuevas tendencias en tecnología para el sector legal están pensadas para aumentar la productividad de las firmas de abogados. Pero ¿cómo consiguen esta optimización del tiempo?

Básicamente, liberando a los profesionales de tareas rutinarias. Hay tareas puramente administrativas que, no solo desmotivan al abogado, sino que le roban tiempo de tareas más relevantes. La facturación es una de ellas. Herramientas como TimeBillingX evitan errores y facilitan la gestión de las horas facturables. Contar con soluciones automatizadas les permite a los abogados organizarse mejor y realizar un seguimiento de su progreso. El resultado es una mayor eficiencia y profesionalidad que, nuevamente, se traduce en el aumento de productividad de abogados y socios.

Consejo de productividad #5: automatiza los procesos claves

El quinto consejo de productividad para abogados es automatizar los procesos claves de la firma. Es decir, todos aquellos relacionados con los juicios de los clientes, ya que son estas tareas las que finalmente podrán ser facturadas.

Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión sobre la automatización, es recomendable que realices primero una medición del desempeño y un diagnóstico interno. Por ejemplo, sobre aspectos como los siguientes:

• Proceso de onboarding de clientes y apertura de nuevos casos.
  • ¿Supone un esfuerzo importante abrir nuevos casos?
  • ¿Está estandarizado el proceso de onboarding de clientes?
  • ¿Se ha establecido una única fuente de verdad?
• Seguimiento de KPI
  • ¿Se está obteniendo el mejor valor por el trabajo?
  • ¿Cómo se están haciendo las cosas en comparación con las previsiones?
  • ¿Y con las tendencias?
  • ¿Se ha comprobado que los indicadores siguen siendo relevantes?
  • ¿Cuál es la frecuencia de recogida y análisis de métricas?
• Previsibilidad del presupuesto y pronóstico de gastos legales del departamento
  • ¿Cómo se controla el gasto?
  • ¿Se puede hacer una buena previsión del gasto legal?

Aquí vuelven a entrar en juego programas jurídicos como CaseTracking, un software de gestión y trámite de procedimientos para abogados que les permitirá ahorrar mucho tiempo al contar con:

• Un acceso automatizado a las webs de los tribunales donde puedes consultar resoluciones de interés para el caso que tienes entre manos.
• Alertas y notificaciones por email, con el fin de evitar olvidos que producen pérdidas de tiempo innecesarias.
• Agenda automática de juicios, tareas y eventos con notificaciones para que no se te pase nada.

Gracias a este tipo de funcionalidades claves, tus abogados podrán:

• Mejorar la productividad de los abogados al optimizar el tiempo de trabajo.
• Ser más eficaces en la gestión de los casos al tener toda la información jurídica precisa que necesitan en el momento adecuado.
• Reducir los errores en los que puedan caer. 
• Personalizar el software de acuerdo con lo que tu Firma de Abogados necesita. 
• Seguridad en el tratamiento de los datos personales de los clientes.

Consejo de productividad #6: incentiva las habilidades blandas

El sexto consejo de productividad para abogados es en realidad una tendencia en empresas de todos los sectores a nivel mundial.

Veamos, los nuevos métodos de trabajo y su implementación van a requerir de nuevos conocimientos. Tus abogados y tú deben ser capaces de generar nuevas habilidades para complementar el trabajo legal que desarrolláis en la firma.

Los nuevos procesos deben brindar oportunidades que te ayuden a operar de manera más eficaz dentro de tu entorno de trabajo. Al mismo tiempo, tienen que contribuir de forma positiva a la hora de tomar decisiones de cara al futuro.

Desafiar las viejas normas no escritas del sector jurídico puede llevar a tu firma de abogados por caminos improductivos si no los implementas correctamente, pero estos mismos riesgos también conllevan grandes recompensas.

Las denominadas “soft skills” o “habilidades blandas” van a ser decisivas en el perfil de los abogados, más cerca del mundo empresarial y de las startups. El rol laboral de los profesionales jurídicos ha evolucionado desde un profesional legal experto con orientación estratégica hacia las necesidades de sus clientes.

Desarrollar este tipo de habilidades tendrá una incidencia directa en la productividad de los abogados, ya que estos contarán con nuevas capacidades que les permitirán responder de manera más rápida y efectiva a las nuevas exigencias del sector, como por ejemplo, las exigencias relacionadas con la aparición de tecnologías disruptivas en la industria legal.

Ya no eres solo un experto legal que asesora al cliente e intenta ganar el litigio. Ahora debes desarrollar una estrategia legal orientada a la satisfacción del cliente y alineada con sus valores, que deben ser los tuyos.

Consejo de productividad #7: fideliza a tus clientes

El séptimo consejo de productividad para abogados busca generar mayores niveles de rentabilidad con el menor esfuerzo posible, y esto se logra es a través de la fidelización de clientes.

Es importante tener en cuenta la importancia de la retención de clientes para tu firma de abogados. Hacerlos recurrentes. Retener clientes cuesta mucho menos que captar nuevos. Verás que al hacer un análisis de la rentabilidad, descubrirás que los clientes fidelizados son los que sostienen económicamente tu negocio, no los nuevos.

Por todo ello, debes concentrarte en retenerlos en lugar de poner todo tu empeño en intentar captar más clientes lo más rápido posible. Focalizar tu esfuerzo en fidelizar clientes te permitirá ser más eficaz y mejorará tu negocio, y aumentará la productividad de tus abogados.

Las necesidades y preferencias de tus clientes debes atenderlas de forma constante. Una herramienta CRM te ayudará a realizar un seguimiento integral y actualizado sobre los deseos y necesidades de tus clientes. 

De esta manera, podrás atender a tus clientes con un tono más personalizado y según las necesidades. De igual forma, podrás ejecutar acciones de marketing personalizado con las que obtendrás mejores resultados que si las realizas de forma generalizada.

Consejo de productividad #8: divide las tareas complejas

El octavo consejo de productividad para abogados es dividir las tareas complejas en partes más manejables. Con una gran cantidad de casos, la procrastinación parece inevitable, ya que siempre es posible encontrar excusas para posponer el gran y complicado trabajo que se tiene entre manos. 

Para ser más productivo, primero hace falta encontrar la motivación adecuada. Dividir las tareas en objetivos específicos las convierte en metas mucho más fáciles de abordar que un proyecto de gran alcance. Al dividir el trabajo en partes, se agiliza el flujo de trabajo y se eleva la moral del profesional, que ve cómo va alcanzando objetivos.

Consejo de productividad #9: capacita al nuevo personal

El noveno consejo de productividad para abogados tiene que ver con proporcionar capacitación a las nuevas incorporaciones. En la mayoría de las firmas de abogados, los letrados jóvenes y los pasantes se ocupan de la mayor parte de las tareas repetitivas. Al mejorar su productividad, se puede hacer más trabajo y el rendimiento de toda la firma también mejora.

En este sentido, para mejorar la productividad de los abogados, conviene capacitar a asistentes legales, abogados jóvenes y pasantes para que realicen mejor sus cometidos. Lograrlo pasa por ofrecer capacitación sobre cómo hacer una mejor gestión del tiempo, consejos sobre redacción legal y otras formaciones específicas relevantes.

Consejo de productividad #10: apoya el trabajo flexible

El décimo consejo de productividad para abogados es ofrecer condiciones de trabajo flexibles. Para una firma de abogados, la flexibilidad es clave. Un entorno de trabajo flexible permite que cada individuo explore y maximice sus fortalezas para contribuir a una mejora de productividad.

Algunas personas pueden trabajar mejor por la mañana, mientras que otras trabajan mejor a altas horas de la noche. Algunos abogados pueden preferir ir a la oficina, mientras que otros aumentan su rendimiento al trabajar desde casa. Permitir el trabajo remoto, las horas de trabajo flexibles y otras opciones de flexibilidad laboral puede mejorar la productividad de la firma.

Con estos diez consejos de productividad para abogados puedes empezar a plantear una estrategia que, no solo mejore el sistema de trabajo de toda tu firma, sino que te permita escalar tu negocio jurídico. Recuerda que es clave minimizar costes, ahorrar tiempo y diferenciarte en la experiencia que les proporcionas a los clientes, y para lograr todo ello es indispensable que implementes tecnologías de automatización como TimeBillingX y CaseTracking.

Preguntas frecuentes sobre consejos de productividad para abogados

Publicado originalmente el 20 de septiembre de 2021  y actualizado el 9 de mayo de 2023