7 Consejos de productividad para abogados: minimiza costes y diferencia tu marca

¿Te has preguntado cómo puedes optimizar tu tiempo de trabajo como Abogado? ¿Cómo puedes automatizar tus tareas cotidianas? ¿Cómo dar ese salto tecnológico que tanto necesitas y conseguir diferenciar tu Firma de Abogados de la competencia? 

Las nuevas tecnologías han llegado para quedarse. El legaltech no está de moda, es una realidad y tienes que empezar a tomártelo en serio. 

Las Firmas de Abogados que empiecen a implantar los nuevos procesos tecnológicos, no solo ahorrarán tiempo sino que se diferenciarán de la competencia y conseguirán escalar sus negocios.

En este artículo te doy unos consejos de productividad para Abogados para poner al día tu Firma, aumentar la productividad y llevar tu negocio a otro nivel. 

Sigue leyendo.

Una propuesta de valor acorde con los deseos de tus clientes

El primer consejo de productividad para abogados que es vital: tienes que tener claro quién es tu cliente ideal, analizarlo y realizar una propuesta de valor clara y acorde con lo que quiere tu público objetivo.

Debes actuar alineado con las tareas que conforman tu propuesta de valor y definen esa ventaja competitiva que tienes. Lo que te diferencia de la competencia es lo que los clientes ven en tí como valioso o relevante.

Teniendo presente esto, además de maximizar la eficacia de tu trabajo, conseguirás esa coherencia tan necesaria entre lo que ofreces y lo que perciben tus clientes.

No debes diseñar, implantar y ejecutar las mismas acciones si quieres apostar por un mayor volumen de contrataciones, que si ofreces soluciones personalizadas a tus clientes. Asimismo, los requisitos que requieren cada una de las estrategias también serán diferentes. Equivocarte en la elección de la estrategia puede llevarte al fracaso absoluto.

Tu objetivo es lograr ser eficiente según la propuesta de valor que ofreces. Para poder conseguirlo tienes que diseñar cada etapa de tu plan estratégico con mimo. 

Además debes coordinarlo con los elementos que conforman tu propuesta para llegar de forma progresiva, remarco, “progresiva”, a todos las etapas y medios que conforman a diario tu trabajo como Abogado.

Crea espacios colaborativos con tus clientes

Otro consejo de productividad es que no debes subestimar lo primordial que es colaborar con tus clientes. Diseñar y crear un espacio colaborativo con ellos mejorará la eficacia de tu trabajo, además de facilitarlo. 

Lo normal es que entre tu cliente y tú compartáis un volumen considerable de información y documentación. Este intercambio es necesario para gestionar y tramitar su caso, por lo que es fundamental diseñar bien un espacio de colaboración.

Un factor importante para el éxito en cualquier trabajo requiere encontrar un equilibrio entre la colaboración y las habilidades de gestión. Tu cliente es tu compañero de trabajo, no es el enemigo. Consigue que colabore contigo de manera fluida.

Hoy en día, el cloud computing, más conocido como la nube” es una herramienta clave para el crecimiento de cualquier negocio. Presenta grandes beneficios ya seas propietario de una gran Firma de Abogados o un Abogado autónomo. 

La informática en la nube simplifica el procesamiento de datos y ahorra mucho tiempo. Igualmente, elimina esas grandes inversiones en hardware y software que en poco tiempo quedan obsoletas.

Implementando una “nube” como sistema de intercambio de información, además de conseguir compartir grandes cantidades de documentos con tus clientes en unos pocos clics del ratón, tendrás la seguridad de que no haya pérdidas de información ni errores durante el intercambio. 

Simplemente tu cliente deja la información en el espacio en la nube que generas para él y tú, con un simple clic, abres el documento, lo lees e incluso lo puedes imprimir si te resulta necesario. A la inversa es igual. 

En conclusión, tu cliente tarda medio minuto en dejarte la documentación y tu otro medio en tenerla para poder trabajar.

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Automatiza tareas cotidianas y organiza tu calendario de trabajo

Ya has visto que todo empieza por analizar a tu cliente, tener un plan estratégico de trabajo e implantar sistemas de intercambio de información seguros y eficientes.

Ahora toca automatizar tus tareas cotidianas. Esas que haces a diario y que te hacen perder un tiempo precioso.

Las nuevas herramientas informáticas que existen en el mercado, no solo te ayudan a automatizar tus tareas cotidianas, sino que estas aplicaciones de software también permiten que los abogados sean más eficaces al dejarles tiempo libre para lo que es realmente su trabajo. 

El software como servicio (SaaS) te permite conectarte a sus aplicaciones basadas en la nube y utilizarlas. Ejemplos claros y que ya conocerás son el correo electrónico, las agendas o diversas herramientas ofimáticas. Pero ahí más:

  • Planifica las horas que dedicarás a cada tarea o la de tus empleados.
  • Conoce cuáles son tus empleados y clientes más rentables, y cómo están empleando los recursos que has puesto a su disposición.
  • Realiza tu facturación con un solo clic. Edita tus presupuestos y envía facturas en diferentes monedas. 

Este tipo de aplicaciones informáticas te dan estas posibilidades y muchas más. Además, se actualizan y siguen creciendo. Todo con un objetivo: conseguir que dediques tu tiempo como Abogado a tu especialidad y a tus clientes.

Reduce el tiempo de tramitación de procesos judiciales

El legaltech empieza a ser vital para los negocios jurídicos. Este consejo de productividad para abogados es clave. 

Los nuevos softwares de gestión y trámite de procedimientos para abogados te permitirán ahorrar mucho tiempo.

Aunque aún existen muchos en desarrollo, algunos ya te ofrecen, dependiendo del país donde ejerzas:

  • Un acceso automatizado a las webs de los tribunales donde puedes consultar resoluciones de interés para el caso que tienes entre manos.
  • Flujos de trabajo entre tus clientes y tú o entre los compañeros de trabajo para conseguir ser más eficiente.
  • Alertas y notificaciones por email, con el fin de evitar olvidos que producen pérdidas de tiempo innecesarias.
  • Agenda automática de juicios, tareas y eventos con notificaciones para que no se te pase nada.

Empieza a plantearte implantar herramientas informáticas que te permitan automatizar y agilizar tareas tediosas que suponen pérdidas de tiempo irrecuperables. Por ejemplo, el simple hecho de tener que presentar demandas y documentos en los Tribunales.

La buena noticia es que las nuevas tecnologías te permitirán mantenerte al día y modernizar tu Firma. ¿La malo? Ser conservador no es la major opción. A lo largo de los años muchos negocios han quebrado por no modernizarse. 

En la época actual, la negativa a usar los nuevos softwares de gestión pensando que no son necesarios, con mucha probabilidad te harán perder oportunidades reales de crecimiento, y lo que es peor, que tu negocio jurídico fracase.

Implantando una buena herramienta de gestión conseguirás:

  • Mejorar la productividad al optimizar el tiempo de trabajo.
  • Ser más eficaz en la gestión de los casos al tener toda la información jurídica precisa que necesitas en el momento adecuado.
  • Reducir los errores en los que puedas caer. 
  • Personalizar el software de acuerdo con lo que tu Firma de Abogados necesita. 
  • Seguridad en el tratamiento de los datos personales de tus clientes y tus empleados.

No es buena opción quedarse atrás. Cualquier Abogado optaría por eliminar de su día a día simplemente las horas que dedica a buscar la información jurídica necesaria que le ayude con un caso. Piénsalo, ¿quieres seguir trabajando horas y horas sin los resultados que buscas?

Mide tu eficiencia con las KPI

Para que puedas mejorar tu carrera, necesitas comprender mejor el alcance de las acciones que has ejecutado. Los datos te permitirán tomar decisiones informadas e implementar los cambios que sean necesarios.

Está claro que el mejor indicador es preguntar directamente a tus clientes sobre su grado de satisfacción. Igualmente puedes realizarles sugerencias para ver qué podrías mejorar para elevarlo o qué innovaciones implantar. Trabaja junto a ellos para generar ideas innovadoras.

Así que, la gestión diaria de tu trabajo debe ir acompañada de un tablero con indicadores KPI. Debes configurarlos para cumplir con las metas y objetivos que te hayas marcado. Recuerda cuando te hablaba de la estrategia en el primer punto. 

No es fácil tomar decisiones sin poder evaluar datos. Para eso existen los indicadores KPI. Siempre actualizados y disponibles para su revisión, se convierten en una herramienta imprescindible. 

Decide con una base sólida, no inventes. Las decisiones basadas en datos te permitirán escalar tu negocio jurídico.

Incorpora nuevas habilidades profesionales (soft skills)

Los nuevos métodos de trabajo y su implementación van a requerir de nuevos conocimientos. Tus empleados y tú debéis ser capaces de generar nuevas habilidades para complementar el trabajo legal que desarrolláis como Abogados.

Los nuevos procesos deben brindar oportunidades que te ayuden a operar de manera más eficaz dentro de tu entorno de trabajo. Al mismo tiempo, tienen que contribuir de forma positiva a la hora de tomar decisiones de cara al futuro.

Desafiar las viejas normas no escritas del sector jurídico puede llevar a tu Firma de Abogados por caminos improductivos si no los implementas correctamente, pero estos mismos riesgos también conllevan grandes recompensas.

Las denominadas soft skills” o “habilidades blandas van a ser decisivas en el perfil de los abogados, más cerca del mundo empresarial y de las startups. El rol laboral de los profesionales jurídicos ha evolucionado desde un profesional legal experto con orientación estratégica hacia las necesidades de sus clientes.

Los denominadas “soft skills” serán decisivas para los abogados. La función de los abogados debe seguir evolucionando. 

Ya no eres solo un experto legal que asesora al cliente e intenta ganar el litigio. Ahora debes desarrollar una estrategia legal orientada a la satisfacción del cliente y alineada con sus valores, que deben ser los tuyos.

Aumenta la fidelización de tus clientes

Es importante tener en cuenta la importancia que tiene la retención de clientes para tu Firma de Abogados. Hacerlos recurrentes. Retener clientes cuesta mucho menos que captar nuevos. Los clientes fidelizados son los que sostienen económicamente tu Firma de Abogados, no los nuevos. No lo olvides.

Por todo ello, debes concentrarte en retenerlos en lugar de poner todo tu empeño en intentar captar más clientes lo más rápido posible. Focalizar tu esfuerzo en fidelizar clientes te permitirá ser más eficaz y mejorará tu negocio.

Las necesidades y preferencias de tus clientes debes atenderlas de forma constante. Una herramienta CRM (sistema de control de gestión) te ayudará a realizar un seguimiento integral y actualizado sobre los deseos y necesidades de tus clientes

De esta manera, podrás atender a tus clientes con un tono más personalizado y según las necesidades. De igual forma, podrás ejecutar acciones de marketing personalizado con las que obtendrás mejores resultados que si las realizas de forma generalizada.

Sigue estos consejos de productividad para abogados y maximiza resultados

Creo que con estos siete consejos de productividad para abogados puedes empezar a plantear una estrategia que, no solo mejore tu sistema de trabajo, sino que te permita escalar tu negocio jurídico. 

Minimizan costes, diferénciate como Abogado y aumenta los ingresos. Estas son las claves. Pero, para ello debes empezar ya a implantar nuevos modelos de trabajo en tu Firma de Abogados. 

Recapitulando, las nuevas tecnologías ya sabemos que han llegado para quedarse, pero ahora el sector jurídico tiene una increíble oportunidad de subirse al carro. Implementando estos consejos que he querido mostrarte podrás:

  • Tener una propuesta de valor alineada con los clientes que deseas.
  • Trabajar de forma más eficiente colaborando directamente con el cliente.
  • Automatizar tareas ahorrando un tiempo que necesitas para tu trabajo principal como Abogado.
  • Reducir el tiempo de gestión de asuntos y tareas.
  • Medir los resultados que te dan las nuevas estrategias de trabajo que has implementado para poder optimizarlas.
  • Conseguir centrar tu trabajo en el cliente.

Realmente no son nuevos modelos de negocios, es una simple modernización. Lo bueno de esta época es la facilidad con la que se pueden implantar estos modelos ahora en las Firmas de Abogados. Lo peor, quedarse atrás significaría demasiado esfuerzo futuro. 

Estas nuevas formas de trabajo se seguirán actualizando y mejorando, si empiezas tarde, notarás las consecuencias y la inversión será mucho más elevada.

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