5 estrategias para mejorar la productividad (+ Ejemplo)

Implementar estrategias para mejorar la productividad es clave para las firmas de abogados y departamentos legales modernos a los que les urgen comenzar a ser más eficientes y rentables. Estos necesitan hacer frente al problema de la acumulación de tareas, de ese trabajo que se va postergando y, al final, nunca se hace.

Hay que tener en cuenta que cuando se abordan problemas urgentes, van apareciendo problemas emergentes y “dormidos” con los que lidiar. Como resultado, no llegan a alcanzarse los objetivos esperados, aumenta el estrés de los profesionales y disminuye la satisfacción de los clientes. Todo ello como consecuencia de no implementar estrategias para mejorar la productividad en la empresa legal.

Lo que debes saber es que existen formas de hacer “más en menos tiempo”, y así garantizar que todos se concentren en los asuntos más importantes. ¿Te interesaría conocer las estrategias que hacen posible la mejora de la productividad a través de la optimización del tiempo?

Estrategias para mejorar la productividad en una empresa

En el sector legal de hoy en día, las estrategias para mejorar la productividad se basan en la tecnología digital, ya que esta tiene el potencial de revolucionar la forma en que operan e innovan las firmas de abogados. 

Y es que, a través de software de productividad, los abogados pueden al fin conseguir esos objetivos de eficiencia y rendimiento que tanto desean. El resultado es un impulso a la agilidad de los procesos y a las ganancias.

En este contexto de estrategias para aumentar la productividad en una empresa jurídica, existe una gran cantidad de opciones que permiten a los abogados hacer un mejor uso de su tiempo. Por eso, resulta esencial conocer cuáles pueden ser las acciones adecuadas que agreguen valor al estudio, a la vez que elevan la satisfacción de sus clientes.

• Medir la productividad laboral de forma constante

El punto de partida para descubrir cómo mejorar la productividad en la firma es realizar un análisis de los niveles de rendimiento interno. De eso se trata esta primera estrategia.

Es crítico que mediante una herramienta de productividad comiences a establecer métricas e indicadores que te permitan evaluar las actividades y los gastos con precisión. A la vista de estos datos se puede averiguar si los abogados están utilizando efectivamente el tiempo y los recursos o no. Este conocimiento resulta esencial para fortalecer los planes y recomendaciones, generar ajustes y operar de manera más eficiente.

Además, desde esta perspectiva resulta mucho más sencillo utilizar informes de gestión para identificar las ineficiencias y todo lo que no genera valor, para diseñar estrategias para mejorar la productividad más personalizadas y reconducir esos procesos o eliminarlos. Cuando se dispone de esta información a nivel de gerencia o de socios del bufete de abogados es más probable que se tomen las decisiones acertadas que llevarán al estudio hacia el éxito en base a una comprensión clara de sus operaciones.

• Automatizar procesos administrativos para mejorar la productividad

Muchos procesos rutinarios a nivel administrativo son esenciales, pero aún consumen una gran parte del tiempo de un abogado. Por ejemplo, completar las facturas mensuales o gestionar el cobro a todos los clientes. En este sentido, la solución para mejorar la productividad en una empresa jurídica es la automatización de los procesos administrativos.

Para ello, lo primero que debes realizar es implementar un sistema de medición de la productividad como TimeBllingX, que te permite registrar las horas laboradas con un alto nivel de precisión. Es decir, sin márgenes de error como ocurre cuando este proceso es realizado manualmente. 

Con base en esas horas registradas, TimeBillingX es capaz de semi automatizar todas las tareas relacionadas con la facturación y el cobro (cálculo de horas, suma de honorarios, aplicación de costos adicionales, etc.).

¿Te imaginas las ventajas de contar con una aplicación de control de tiempo y que además se encargue de gestionar los ingresos mensuales, gastos, facturación y presupuestos? Por ello es que esta es una de las estrategias para mejorar la productividad más potentes.

En promedio, para el 61% de los abogados resulta ser un desafío el proceso de registrar y medir el tiempo de trabajo facturable. Pero a pesar de ser todo un reto, no deja de ser una de las mayores prioridades a nivel administrativo dentro de una firma.

Y es que más de la mitad de los despachos han visto un aumento en la cantidad de horas facturables después de implementar alguna tecnología para el registro de horas. Incluso, hay firmas que han podido incluir más de 15 horas facturables por mes, gracias a que han podido tener un registro preciso del tiempo laboral (American Bar Association). De aquí que sea tan importante contar con una calculadora de horas trabajadas especialmente diseñada para firmas de abogados.

• Automatizar procesos jurídicos para mejorar la productividad

Por otro lado, las estrategias para mejorar la productividad laboral dentro de las firmas también tienen que abarcar el área de los procesos legales y no solo la de los administrativos. Y es que los abogados pierden muchas horas de trabajo debido a que gran parte de sus tareas jurídicas las suelen realizar de manera presencial.

Por ejemplo, tienen que asistir físicamente a los tribunales para presentar documentos o hacerle seguimiento a audiencias y juicios, realizar diligencias en oficinas públicas, reunirse con clientes en persona para mantenerlos informados sobre el progreso de sus casos, etc.

Estas actividades presenciales, además de exigir mucho tiempo, pueden ser estresantes y costosas en términos de desplazamientos, lo que puede limitar la cantidad de trabajo que un abogado es capaz de realizar en un día.

En este contexto, una de las principales estrategias para mejorar la productividad es la digitalización y automatización de los procesos jurídicos, ya que a través de ello se logra eliminar la necesidad de realizar ciertas tareas en persona.

Por ejemplo, hay tecnologías como CaseTracking que se conectan y sincronizan a través de internet con las páginas de los Poderes Judiciales de diferentes países. Esto con la finalidad de automatizar el acceso a la información en tiempo real sobre las novedades y actualizaciones de los juicios.

En el caso de CaseTracking, este sistema digitaliza el acceso a la información y a documentos necesarios para el trabajo del abogado. A través de su plataforma, los profesionales pueden acceder a los registros de sus casos, documentos y notas de manera remota, lo que significa que no tienen que perder tiempo buscando papeles y archivadores en sus oficinas.

También, este sistema es clave como parte de las estrategias para mejorar la productividad del personal porque simplifica y acelera la comunicación de cara a los clientes. Por ejemplo, se pueden mantener informados a los clientes en tiempo real sobre el progreso de sus casos, lo que acelera el proceso y evita la necesidad de reuniones presenciales.

• Migrar a la nube para mejorar la productividad del personal

Como habrás visto en los puntos anteriores sobre la automatización, las principales estrategias para mejorar la productividad del personal en la empresa están basadas en tecnologías que funcionan en la nube. Esto quiere decir que, hoy en día, es imprescindible migrar a la nube para poder optimizar adecuadamente los procesos y las operaciones de todo tipo.

Con “la nube” nos referimos a las tecnologías que funcionan a través de internet. Es decir, programas a los que puedes acceder desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier dispositivo tecnológico (PC, laptop, tablet o smartphone). De hecho, el 75% de los abogados afirma que la principal ventaja de migrar a la nube es contar con su disponibilidad en cualquier momento y lugar (American Bar Association).

La nube ofrece la posibilidad de generar más horas facturables y más tiempo para disfrutar de los frutos del trabajo. La utilización de programas basados en la nube tiene un impacto inmediato en la eficiencia de las firmas de abogados y la satisfacción de los profesionales, que gozan de una mejor conciliación de su vida personal y laboral. 

De forma complementaria, se puede fijar un horario fijo de despacho, para que los clientes puedan discutir sus casos o problemas relacionados con los abogados cara a cara, en un horario programado. 

Esta es una de las estrategias para mejorar la productividad que permite establecer un modelo de organización altamente flexible a nivel laboral, a la vez que mejora el mantenimiento de relaciones con los clientes. 

• Aplicar el Principio de Pareto para mejorar la productividad

Los abogados deben asegurarse de que concentran sus mayores esfuerzos en los aspectos que son más rentables. Hacer más “por hacer más” o hacer “de todo un poco” no es realmente productivo. De hecho, es algo que contradice a todas las premisas de las estrategias de productividad.

Nuestra recomendación es aplicar el Principio de Pareto o de 80/20. Este dice que, generalmente, el 80% de las ganancias de una empresa proviene del 20% de sus productos o servicios. Entonces, debes responder a esta pregunta: ¿Cuál es el 20% de los procesos de la firma que le generan el 80% de sus ganancias?

Para hallar ese valor hay que hacer una medición de resultados y estudiar aspectos como, por ejemplo: qué tareas resultan más útiles para los clientes, cuáles son los clientes que aportar mayores ganancias, cuáles son los servicios jurídicos que atraen más clientes, cuáles son los abogados dentro de la firma que generan mayor rentabilidad, etc.

Una vez se halla el núcleo con mayor potencial generador de valor, hay que trabajarlo, potenciarlo y expandirlo. Y como verás, todas estas estrategias para mejorar la productividad tienen una fuerte relación entre sí mismas, por lo que idealmente deberían ser implementadas en conjunto. Es decir, adquirir tanto un software para la carga asistida de horas y la facturación electrónica, como para la automatización de otros procesos. 

Ejemplo de estrategias para mejorar la productividad 

Un excelente ejemplo de mejoramiento de la productividad los vemos con la firma Dentons Cardenas & Cardenas:

De acuerdo con Francisco López (Director administrativo y financiero) y con Ernesto López (Socio de impuestos), la firma con el uso del contador de horas de trabajo de TimeBillingX como parte de sus estrategias para mejorar la productividad, ha logrado medir de forma precisa el rendimiento tanto de los profesionales como de los clientes. Este sistema les ha permitido clasificar el uso de las horas de trabajo, y automatizar la facturación electrónica con base en dicha clasificación.

“TimeBillingX nos permite utilizar la información del cliente como una base de datos, y eso no has permitido hacer una depuración y enfocar los esfuerzos de la firma en lo que realmente le da más valor.”

Francisco López. Director administrativo y financiero de Dentos Cardenas & Cardenas.

Estas cinco estrategias para mejorar la productividad pueden ayudar a cualquier firma de abogados a avanzar por el buen camino, aunque dependerá de cada una saber ver el valor de las herramientas y las mejores prácticas disponibles para, no solo alcanzar el éxito, sino ser capaz de mantenerlo.

Preguntas frecuentes sobre estrategias para mejorar la productividad

Publicado originalmente el 19 de diciembre de 2019 y actualizado el 25 de abril de 2023