KPIs: ejemplos que te ayudan a definir indicadores legales

Los KPI son métricas que realizan un seguimiento para determinar si la firma de abogados está alineada con algún objetivo o punto de referencia fijados; por ello, existe una variedad de KPIs. Ejemplos que pueden aplicarse a la industria legal hay muchos, desde los que miden el riesgo, al KPI Leverage, de apalancamiento; de los que miden los ingresos por hora trabajada a los que sirven para calcular la satisfacción del cliente.   

Para qué sirven los KPIs en una firma de abogados

El primer paso es tener claro cuáles son los indicadores de gestión que resultan verdaderamente relevantes y que funcionan. Es preciso tener en cuenta que algunos KPIs sirven para medir varias facetas diferentes del estudio y que, en la mayoría de ocasiones, son menos valiosos para medir los aspectos intangibles (una gran parte de lo que hacen los abogados a diario).

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Por último, destacar que los KPIs (ejemplos que te ayudan a pensar fuera de la caja aquí) son verdaderamente útiles para mostrar dónde existen problemas potenciales que deben tenerse en cuenta o resolverse prioritariamente.

Cómo es el proceso de establecimiento de KPIs en una firma de abogados

El proceso podría ser el siguiente:

1.       Establecer qué es lo que se quiere medir y buscar KPIs que ayuden a medir lo que se considera más importante.

2.       Determinar qué información al alcance de la firma de abogados permitiría realizar la medición.

3.       Crear un formato que permita presentar los KPI y cotejar su progreso.

4.       Establecer prioridades, obligaciones de reporting y de monitorización de los ajustes que se vayan practicando.

KPIs: ejemplos de indicadores que todas las firmas de abogados deberían monitorizar

Teniendo en cuenta que siempre se puede crear o ajustar la lista de KPIs para medir lo que se considere más importante en cada momento, un buen punto de partida en la firma de abogados sería ir definiendo los siguientes indicadores. Ejemplos:

1. Volumen de clientes en un periodo determinado. ¿Cuántos contratos se han conseguido durante el período de medición? Puede ser solo un número bruto o, mejor, en comparación con alguna meta establecida a principios de año. Si se desea obtener más detalles, puede desglosarse la cantidad de contratos por tipo.

2. Calidad de los contratos. Esta medida es más compleja que la anterior, pero también aporta más valor al análisis. Para utilizarla es preciso instituir un proceso de calificación de contratos donde se desarrolle un conjunto de criterios de riesgo aceptables. Así, a cada contrato se le puntuaría en función de cómo cumplían ciertos criterios. Se trata de un KPI que ayuda a minimizar el riesgo en las operaciones y a ganar en control.

3. Presupuesto vs gasto real. Este es un KPI bastante básico, ya que muestra dónde la firma de abogados en términos de objetivos de gasto, es decir, dónde está el gasto real frente al gasto presupuestado. Esto debe rastrearse en dos dimensiones: gasto total hasta la fecha versus presupuesto superior al año y para el mes más reciente, por ejemplo, gasto real de un mes versus presupuesto o pronóstico para ese mes.

4. Gestión de litigios. Aunque es difícil encontrar un KPI para medir este parámetro, es posible combinar varias métricas, como el coste promedio por litigio, honorarios / costes, porcentaje de casos ganados / perdidos.

5. Compromiso del equipo. Es uno de los más recurrentes indicadores que la mayoría de empresas miden, al menos, anualmente. Básicamente, es un puntaje compuesto basado en las respuestas del equipo a un cuestionario específico, en base al que se deduce que, cuanto más alto es el puntaje de compromiso, más satisfechas están las personas con sus trabajos, más dispuestas están a asumir un trabajo discrecional, promocionar la empresa, etc. También es un gran predictor de retención de empleados (o en términos de detectar problemas que requieren atención). Finalmente, es un buen indicador de la eficacia de la gerencia y la calidad del liderazgo.

6. Satisfacción del cliente. Algunas de las cosas más importantes que debe saber una firma de abogados es si sus clientes les recomendarían, si volverían a recurrir a sus servicios, si confían en ellos. La mejor manera de descubrirlo es a través de una encuesta que mida la satisfacción con base a una serie de elementos específicos y que genere un puntaje de satisfacción “general”.

7. KPI de apalancamiento. Se refiere a medir cómo está conformada la firma a nivel de expertise. Si la estrategia es la de ser una firma con alta expertise en un área, su leverage debe ser menor. Es decir, menos abogados por socio, pero más especializados. En cambio, si la estrategia involucra más procesos y tareas operativas, su leverage o apalancamiento debe ser mayor. Es decir, más abogados por socio, sin tanta especialización, pero suficientes en número para cumplir con todas las tareas debidas.

Además de estos KPIs ejemplos propuestos, existe otro indicador que las firmas de abogados deberían considerar. Se trata del de productividad, que les permite monitorizar en qué dedican su tiempo los profesionales del estudio, por ejemplo, tareas administrativas, correo electrónico, reuniones, investigación, redacción o llamadas telefónicas.

Este indicador aporta una visión extremadamente valiosa para ayudar a determinar la utilización, la eficiencia, la naturaleza del trabajo y otras cuestiones importantes. En cualquier caso, quienes cuentan con un software de gestión, pueden simplificar la tarea de recogida de este tipo de datos, gracias a sus funciones automatizadas que aumentan, al mismo tiempo, la precisión de los resultados.

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