Invertir en tecnología en una empresa: ¿cuánto y cómo hacerlo? 

Invertir en tecnología es algo ya bastante necesario para las firmas legales. Esta es actualmente la clave de su éxito al momento de usar datos, gestionar equipos y mejorar las relaciones con sus clientes. En este contexto, la automatización, por ejemplo, es indispensable porque reduce tiempo y esfuerzo de trabajo.

Por eso, los abogados de las firmas que han apostado por invertir en tecnología están logrando dedicar más tiempo a atender a clientes. Las horas que dedicaban a resolver problemas frente al ordenador, son empleadas ahora para satisfacer las necesidades del público.

¿Por qué invertir en tecnología?

Para comprender de mejor forma los explicado anteriormente, a continuación te compartimos las 6 razones principales de por qué debes invertir en tecnología:

• Invertir en tecnología te permite optimizar los tiempos de trabajo

Ya hemos hecho referencia a este tema, pero hay que recalcar que la automatización de los procesos es un punto clave para reducir los tiempos y esfuerzos del trabajo. Invertir en tecnología permite disminuir o eliminar algunas tareas que, por lo general, requieren de toda la atención de los abogados para su ejecución.

• Invertir en tecnología te aporta mayor seguridad

Las empresas de mayor éxito son las que invierten en tecnologías para mejorar su sistema de seguridad. Así, evitan la filtración de información y datos confidenciales de empleados y clientes, por ejemplo. Si esto ocurre, la firma podría ganar una mala reputación ante el público. Además, las implicaciones legales serían tremendas, dejando la compañía prácticamente fuera del mercado.

Debes tener presente que más del 97% de los usuarios no es capaz de identificar un correo electrónico de phishing sofisticado, y solo el 26% de las firmas pequeñas cuenta con un plan de acción ante incidentes informáticos (ABA TechReport 2022– Cybersecurity).

Sin duda, estos datos son bastante alarmantes para el sector legal, que trabaja con información y documentos altamente sensibles.

• Invertir en tecnología aumenta la competitividad

La mayoría de las firmas de abogados ha entendido la importancia de mejorar sus tecnologías legaltech e innovar sus procesos. Si no lo hacen corren el riesgo de quedar estancadas y ser superadas por la competencia. Innovar significa optimizar los procesos y garantizar un mejor producto o servicio. Por lo mismo, las probabilidades de éxito se incrementan de forma considerable al invertir en tecnología.

Y es que, por ejemplo, el 79% de los abogados considera que dos de sus mayores prioridades hoy en día son poder cumplir con las expectativas cambiantes de los clientes, y gestionar el aumento del volumen y la complejidad de la información (Future Ready Lawyer 2022 – Wolters Kluwer).

• Invertir en tecnología te ayuda a agilizar los procesos administrativos

Es uno de los grandes beneficios de invertir en tecnología. Las firmas que toman en cuenta la automatización de los procesos utilizan aplicaciones que facilitan la facturación electrónica, las transferencias bancarias y la gestión de los pagos. De esta manera, el pago a los proveedores y cobros a los clientes serán mucho más ágiles.

• Invertir en tecnología aumenta la confiabilidad

La tecnología de automatización es indispensable para que los abogados no olviden la realización de algunas tareas importantes, y también reduce significativamente los márgenes de error. Llevar a cabo todas las tareas de forma manual es algo que mantiene bajo estrés constante a los letrados. El estrés y el cansancio pueden jugar en contra y hacer que, en ocasiones, no cumplan con algunas funciones de manera adecuada.

Aquí es donde vuelve a resultar indispensable invertir en tecnología para aligerar las cargas de trabajo y aportar confiabilidad en la ejecución de todas las responsabilidades de los profesionales.

Un dato muy interesante es que se proyecta que, para el 2025, el 97% de las empresas busquen firmas de abogados que demuestren tener una amplia adopción tecnológica (Future Ready Lawyer – Wolters Kluwer).

• Invertir en tecnología impulsa el rendimiento

Las firmas de abogados necesitan un enorme rendimiento para alcanzar el éxito. Para ello necesita de procesos automatizados que faciliten a sus miembros la ejecución de algunas labores. A medida que se invierta en tecnología en áreas neurálgicas, el nivel de rendimiento será mucho mejor. No estará sobrecargando al trabajador, por lo que reducirá al máximo el margen de error y la organización en general aumentará su productividad y rentabilidad.

De hecho, el 63% de las firmas que más invierte en tecnología ha logrado aumentar sus niveles de rentabilidad significativamente, más que cualquier otra firma (Future Ready Lawyer – Wolters Kluwer).

Retos al invertir en tecnología en una empresa

De acuerdo con el comportamiento del mercado y la industria legal, existen distintas razón por las que algunas firmas o despachos legales no se atreven a invertir en tecnología:

• Desconocimiento de beneficios: Muchos profesionales del sector todavía no conocen todos los beneficios que se derivan del uso de software especializados para abogados. Es importante que las firmas de todos los tamaños conozcan que si logran invertir en tecnología podrán, por ejemplo, reducir las horas hombres empleadas para la ejecución de cualquier trabajo.

De hecho, al menos el 77% de los abogados independientes y el 71% de las firmas medianas consideran que es importante conocer y mantenerse al tanto de dichos beneficios (ABA TechReport – Practice Management).

• Miedo al cambio: Las firmas más pequeñas todavía experimentan miedo al cambio, lo que hace que les cueste mucho esfuerzo orientarse hacia la innovación. Este es un aspecto curioso, ya que los abogados independientes y las firmas pequeñas que sí han invertido en tecnología expresan una satisfacción del 90% con sus herramientas digitales (ABA TechReport – Solo & Small Firm).
• Falta de formación: Existe un gran obstáculo: la falta de formación de los abogados en materia tecnológica, lo que hace que muchos de ellos sean resistentes al cambio y prefieran no invertir en tecnología para no tener que aprender a utilizar nuevos sistemas. Este problema radica, en parte, a que más del 22% de firmas no les ofrece entrenamiento tecnológico a sus abogados, y que solo el 18,5% de los profesionales está “muy de acuerdo” en que ha recibido una formación adecuada (ABA TechReport – Technology Training).

¿Cuánto invertir en tecnología en la empresa?

Invertir en tecnologías es necesario, ¡sí!, pero la cantidad de dinero destinado al proceso de automatización quedará a discreción de la firma de abogados.

Para decir que una determinada inversión en tecnología merece la pena, debe centrarse en puntos neurálgicos de la firma. Por ejemplo, la digitalización de la gestión de juicios, la automatización de los procesos administrativos, o la ciberseguridad de las bases de datos para proteger la información crítica.

Entendiendo la extrema importancia de este proceso económico y los beneficios que obtienen los abogados al aplicarlo, se considera indispensable hacer una planificación financiera estricta y una evaluación comercial profunda para analizar la relación costos-beneficios de los software para empresas que se desea adquirir. 

En este sentido, si los beneficios superan a los costos, la respuesta a cuánto invertir en tecnología en la empresa legal debe ser “cualquier cantidad que sea necesaria”, sin buscar economía ni ahorros. ¡Pero cuidado! Esto debe ser así solo siempre y cuando los beneficios superen a los costos, para de esta manera garantizar que la tecnología sea una inversión y no un gasto.

Por otro lado, evita invertir en tecnología embrionaria. Es decir, en tecnologías que son difíciles de desarrollar y de aplicar en el ámbito empresarial.

¿Cómo invertir en tecnología?

Teniendo como punto de partida lo que te hemos comentado previamente sobre el “cuánto”, a continuación, te damos una serie de recomendaciones sobre el “cómo invertir en tecnología”. 

• Identifica las necesidades internas antes de invertir en tecnología

Invertir en tecnología debe ser una decisión basada en datos objetivos sobre las necesidades reales de la firma. No se trata de un “yo creo…”, debes hacer un buen levantamiento de información. Por ejemplo, haz un análisis FODA, un análisis de escenarios, mide indicadores de rendimiento, habla con cada uno de los socios y abogados, etc.

Por ejemplo, para el 43% de las firmas pequeñas y el 49% de las firmas medianas es indispensable recibir una retroalimentación de su personal interno antes de realizar una compra tecnológica (ABA TechReport – Budgeting & Planning).

Dicho esto, haz todo lo que sea necesario para descubrir con precisión cuáles son las áreas de la firma donde realmente hay que implementar tecnologías para optimizarlas.

• Establece un presupuesto para invertir en tecnología

Por lo general, los presupuestos para la inversión tecnológica por parte de las empresas suelen ser algo ajustados, en especial cuando hablamos de una firma de abogados. Entonces, para agilizar el proceso y evitar pérdidas de tiempo, antes de comenzar a buscar soluciones informáticas es importante que estudies la contabilidad del negocio para determinar cuánto es el máximo de dinero que pudieras dedicar para la inversión.

Hoy en día, el 65% de las firmas ya tiene definido un presupuesto para invertir en tecnología (ABA TechReport – Budgeting & Planning). Esa partida presupuestaria será tu brújula al momento de buscar y adquirir soluciones digitales.

• Analiza las tecnologías disponibles para la inversión

Una vez sepas cuáles son las necesidades de tu firma y cuánto es tu capital disponible para solucionar dichas necesidades, entonces es hora de comenzar a buscar soluciones digitales en el mercado legaltech.

En este proceso, tienes que hacer una comparación entre las opciones disponibles a nivel de precios, funcionalidades, características, experiencia del proveedor, curvas de aprendizajes, etc. Estos aspectos son claves ya sea que se trata de tecnologías con una amplia trayectoria en el mercado o las que se consideran como tecnologías incipientes (aquellas que están comenzando a nacer pero que ya han demostrado un gran potencial).

En cuanto a tecnologías con una larga trayectoria, te presentamos los siguientes casos:

• Si los abogados de tu firma pierden muchas horas de trabajo al gestionar los procesos administrativos de facturación y cobro a clientes, entonces puedes invertir en una tecnología como TimeBillingX. Se trata de un software de productividad que registra y analiza las horas laborales de los abogados, y con base en ese registro de horas automatiza la facturación y el cobro. De hecho, durante el último año este sistema llegó a registrar más de 7 mil millones de horas laborales por parte de los abogados que lo utilizan.
• Si los abogados de la firma necesitan poder controlar sus juicios desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora del día, entonces necesitas invertir en CaseTracking. Este es un sistema que se conecta a través de internet con las páginas de los Poderes Judiciales de diferentes países, automatizando la obtención de información sobre las novedades de los juicios en tiempo real.

Hoy en día, a través de este sistema se gestionan más de 2 mil millones de casos legales vía online. De hecho, en promedio, el 63% de las firmas ya está utilizando algún tipo de software de gestión legal (ABA TechReport – Practice Management).

Ambas tecnologías han sido desarrolladas por Lemontech, una desarrolladora tecnológica especializada en el sector legal, perteneciente a Accel-KKR, el principal fondo de inversión de Silicon Valley (con grandes inversiones en Facebook, Spotify, Dropbox, entre otros).

Algo que debes tener en cuenta antes de invertir en tecnologías de este tipo, es que tanto TimeBillingX como CaseTracking los puedes utilizar de forma gratuita por 30 días, para que así puedas probar todos sus beneficios antes de contratarlos.

Recuerda que un factor crítico al invertir en tecnología es saber elegir muy bien al proveedor adecuado. Esto es prioritario ya que, por ejemplo, el 25% de las firmas pequeñas recurre a Google u otras fuentes de información no especializadas para solventar cualquier duda (ABA TechReport – Budgeting & Planning). En estos casos, lo ideal es que tu proveedor sea capaz y tenga la iniciativa de proporcionarte soporte de manera oportuna y efectiva, en todo momento y ante cualquier pregunta o problema que tengas, tal y como lo hacemos desde Lemontech con nuestros clientes.

Preguntas frecuentes sobre invertir en tecnología

Publicado originalmente el 3 de febrero de 2020  y actualizado el 2 de mayo de 2023