¿Cómo organizar un despacho de abogados? [4 prácticas clave]

Dentro de la nueva modalidad del trabajo remoto es común tener dudas sobre cómo organizar un despacho de abogados, pues nos hemos visto obligados a adoptar hábitos y ritmos laborales a los cuales no estábamos acostumbrados.

Cómo organizar un despacho de abogados

Sin embargo, los bufetes de abogados han sabido responder a la nueva normalidad. De acuerdo con el ABA Practice Management 2020, el 88% de las firmas jurídicas dispone de software de acceso remoto. Esto nos habla de un sector ocupado en transformar e innovar la práctica.

Por ello, si estás pensando en comenzar o remodelar tu propia firma, aunque es importante escoger un nombre ideal para un despacho de abogados, también lo es estructurar la dinámica laboral de la manera más óptima. Para esto, te presentamos 4 tips management. Así, tu estudio podrá alcanzar su mayor potencial de ahora en adelante.

Estructura jerárquica para organizar un despacho de abogados

Cómo organizar un despacho de abogados nombre ideal

Para hacernos una idea de cómo organizar una firma de abogados, lo primero que debemos tener en cuenta es adoptar un modelo de negocio que permita aprovechar al máximo el nivel de experiencia de los profesionales. Esto, de acuerdo al área y servicios jurídicos que se vayan a prestar, así como al tamaño de la cartera de clientes que posea.

En este sentido, los roles en un despacho de abogados suelen distribuirse de forma jerárquica, desde los abogados con mayor experiencia a los menos experimentados. Por lo general, el personal de un despacho jurídico se puede agrupar en:

  • Socios: Son los propietarios de la firma, o miembros que cuentan con mayor especialización y experiencia.
  • Asociados o Senior: Abogados que alcanzan un estatus de referente técnico dentro del despacho, viéndose recompensados con honorarios y beneficios superiores. Algunas firmas segmentan la categoría de asociado en distintos niveles, según su modelo de negocio.
  • Abogados junior: Son abogados con la especialización necesaria, pero con una menor experiencia en la práctica. Por esto, cuentan con el acompañamiento de los socios y/o asociados.

Aunque estas son las categorías más utilizadas, los roles en un despacho de abogados pueden variar en función del tipo de firma. De hecho, existen herramientas tecnológicas que facilitan procesos como organizar un despacho de abogados y mejorar las operaciones internas, al ser posible asignar tareas de acuerdo al papel que ocupa el profesional en el equipo.

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Marketing en un despacho de abogados

Saber cómo organizar un despacho de abogados, también es gestionar actividades que van más allá de la labor jurídica, como las tareas de marketing y la publicidad para abogados. De hecho, según el TechReport 2020 Websites & Marketing en el 73% de los estudios legales, los juristas realizan tareas de marketing.

Cómo organizar un despacho de abogados procesos

Más allá de alcanzar popularidad con un buen nombre para despacho jurídico, si deseamos tener un negocio rentable, los letrados deben saber destacarse en el mercado, aprovechar al máximo los distintos medios digitales (redes sociales, correo electrónico, sitios web, etc.), y abrir canales de comunicación con los clientes para obtener mayores oportunidades.  

Para administrar y automatizar estas actividades, los estudios de abogados suelen implementar software como:

  • CRM legal, una herramienta orientada al marketing digital y a optimizar la gestión, atención y captación de clientes.  
  • Sistemas especializados en legaltech, que faciliten la interacción y el trabajo conjunto con los clientes y colegas. Estos, garantizan una mejor relación con los usuarios, obteniendo mayor confianza y reconocimiento en el sector.

Gestión de procesos jurídicos en un despacho de abogados

Optimizar la gestión de procesos es vital para administrar un despacho de abogados correctamente. Es decir, mejorar la gestión de actividades como organizar expedientes jurídicos y el seguimiento de los procesos legales, impulsa la coordinación del trabajo del equipo, disminuye el rango de errores y aumenta la eficiencia de los miembros del bufete.

Generalmente, para hacer seguimiento de procesos y control de expediente, Excel suele ser la herramienta implementada por los estudios jurídicos más convencionales. Sin embargo, una plantilla Excel para abogados resulta poco intuitiva y compleja de manejar, aumentando el riesgo de errores y datos incorrectos.

Por lo tanto, para organizar un despacho de abogados eficazmente lo que se recomienda es implementar software especializados en sistemas de seguimiento online, así los propietarios pueden supervisar y gestionar el avance de proyectos de forma remota. Por su parte, este tipo de herramienta facilita a los juristas informarse sobre las actualizaciones de casos y realizar la consulta de expedientes judiciales de manera sencilla.

Prácticas administrativas en el despacho de abogados

Cómo organizar un despacho de abogados decorar

Dentro de las claves para tener éxito en la tarea de: ¿cómo organizar un despacho de abogados? Debemos tomar en cuenta aquellas operaciones de naturaleza administrativa que ocupan un número valioso de horas laborales. Por ejemplo:

  • Procesos de facturación y cobro masivo.
  • Registro de actividad laboral.
  • Elaboración de reportes de productividad.
  • Elaboración de reportes financieros, etc.

Si descuidamos estas prácticas al administrar un despacho jurídico, seremos vulnerables al bajo nivel de rendimiento y a la pérdida de capital. En este sentido, para organizar los procesos administrativos lo mejor es priorizar la gestión del tiempo de los abogados, a través software que automaticen las tareas monótonas o bien, que disminuyan el tiempo que se debe invertir en actividades repetitivas.

Herramientas para organizar un despacho de abogados

Ahora que sabemos cómo organizar un despacho de abogados, y que existen sistemas de control de gestión que facilitan esta labor. Cabe resaltar que algunas herramientas para abogados pueden ayudar a centralizar y complementar las prácticas mencionadas.

Por ejemplo, en América Latina un software que se está volviendo cada vez más popular es CaseTracking, un sistema de seguimiento y gestión legal de procesos jurídicos con el cual los abogados pueden seguir de forma remota y automatizada sus juicios, al sincronizarse con los portales web de los poderes judiciales de países como:

  • México
  • Chile
  • Perú
  • Colombia
  • Ecuador
  • Uruguay

Asimismo, CaseTracking ayuda en la gestión del tiempo de trabajo al ser posible priorizar las actividades y proyectos de acuerdo a fechas límite y nivel de importancia. También, disminuye el tiempo de trabajo gracias a las funciones automatizadas como la sincronización y organización de expedientes judiciales, la notificación de plazos límites y alertas automáticas sobre lo que ocurre en las causas judiciales asociadas.

Además, la plataforma facilita la gestión del flujo de trabajo, colaboración de equipos y establecimiento de plazos asociados a los activos judiciales. Incluso, se pueden asignar tareas, adjuntar documentos, generar perfiles para sus asociados y clientes. Así, los socios pueden supervisar y medir el rendimiento del equipo y dar seguridad al cliente sobre el avance del proyecto.

Finalmente, cuenta con dashboards intuitivos desde los cuales se pueden generar reportes e insights sobre la información financiera y operativa de los procesos judiciales que se manejan en una cartera judicial.

De esta manera, es más factible saber cómo organizar un despacho de abogados con base a la información que se gestiona en este tipo de sistemas, lo cual nos permite generar una toma de decisiones más acertada, a fin de mejorar la calidad del servicio y alcanzar mayor estatus dentro del mercado.

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