Informes de gestión: qué son, modelos, ejemplos y cómo se hacen

Consultar los informes de gestión es la mejor manera de estar al tanto sobre el avance y situación real de cada tarea dentro de cualquier organización. De hecho, una de las principales conclusiones del estudio Global Chief Procurement Officer 2021 destaca la necesidad de generar y comprender métricas confiables de riesgo y resiliencia como medio de gestionar el desempeño de las firmas jurídicas, y esto se hace a través precisamente de diferentes modelos de informes de gestión.

¿Qué son los informes de gestión?

Los informes de gestión son documentos con información estructurada que se generan periódicamente, y dan a conocer el estado de un proyecto o situación dentro de un contexto empresarial, incluidas las firmas de abogados.

Importancia de los informes de gestión

Anteriormente, la importancia de un informe de gestión la dictaba la necesidad de los directivos de conocer el estatus financiero de la firma. Sin embargo, en la actualidad se toman en cuenta otros indicadores mucho más estratégicos que sirven de guía para la toma de decisiones en diferentes áreas. 

Por lo tanto, los buenos informes de gestión son vitales para optimizar el desempeño de toda la organización y llevarla al logro de sus objetivos.

¿Qué contienen los informes de gestión?

Los informes de gestión en una empresa deben contener la información relevante del área que los emite. Para ello se establece un indicador KPI (o varios) y se mide el desempeño que ha tenido la firma de abogados con respecto a esos indicadores. 

Por lo tanto, en los informes se incluye una definición del KPI de gestión que se está midiendo y luego se procede a presentar los datos que muestran los resultados del período al que corresponde cada informe. 

Como ejemplo de KPI está el Costo por Adquisición (CPA), que permite saber cuánta inversión ha costado conseguir cada cliente.

A continuación, veamos algunos tipos de informes de gestión:

Informes de gestión por periodicidad

Una gestión del conocimiento eficiente evita la sobrecarga de información y únicamente genera informes de gestión oportunos que contienen datos significativos.

En estos casos, los informes de gestión que se manejan son los siguientes:

1. Reportes diarios. Como por ejemplo, el informe del saldo bancario y el de requisitos de efectivo del sistema de cuentas por pagar, que se deben proporcionar al gerente o al miembro del comité ejecutivo responsable de la administración financiera a diario o antes de aprobar las facturas de pago.
2. Reportes semanales. Por ejemplo, un informe de horas detallado donde se informen a los socios o al gerente de la firma del tiempo trabajado por todos los letrados.
3. Reportes mensuales. Útiles para los responsables de la toma de decisiones de la firma de abogados, como un balance general y detalles relevantes de los casos e incidencias. 

Los informes trimestrales y anuales complementan el sistema de control de gestión esencial para el buen desempeño de la firma.

Informes de gestión de productividad

La medición de la productividad es un aspecto importante que deben cubrir los informes de gestión. Podrían ser:

1. Facturación por abogado. Incluyendo:

• Horas trabajadas en cada proyecto.
• Cantidad de horas facturables del proyecto.
• Cantidad de horas facturadas al proyecto.

2. Informe de tarifa promedio. Brinda información como:

• Valor del esfuerzo en la calificación estándar de la empresa y valor de las horas trabajadas en tarifas de proyecto definidas
• Valor de las horas facturables sobre las tarifas del proyecto y la tarifa final facturada al cliente
• Horas facturables promedio = horas facturadas y asignadas / facturables
• Esfuerzo promedio = horas facturadas y asignadas / trabajadas (cantidad de esfuerzo real)

3. Informe de tasa de recuperación. Analiza la tasa de recuperación calculada como valor facturado frente a valor facturable. Aporta datos como:

• Número de horas facturables y su valor
• Importe facturado y tasa de recuperación

4.  Rendimiento del equipo. Muestra el rendimiento general del equipo profesional de la firma y permite conocer:

• Esfuerzo facturable y no facturable por cliente
• Horas trabajadas
• Eficiencia (horas facturables / esfuerzo)
• Real vs. objetivo (si es el caso)
• Número total de clientes

¿Quién hace los informes de gestión?

Cada uno de los informes de gestión debe ser elaborado por un profesional que esté involucrado de manera directa en el área que emite el informe. Esta será la mejor manera de que se dé relevancia a los aspectos que necesita conocer la gerencia de la firma jurídica.

¿Cómo se elaboran los informes de gestión?

Elaborar un informe de gestión debe cubrir algunos aspectos esenciales: 

• Delimitar cuál es la información necesaria y cuáles serán los mecanismos para recolectarla.
• Establecer los instrumentos que se usarán para obtener la información.
• Recabar la información y analizarla para obtener conclusiones.
• Presentar el resultado de una manera sencilla, breve y entendible.

En este sentido, la forma de elaborar los reportes varía en función del tipo de informe de gestión que se desee analizar. Por ejemplo, en las firmas de abogados hay dos tipos de informes que son de importancia crítica: los informes administrativos y los informes jurídicos:

Informe de gestión administrativa

El software TimeBillingX es una herramienta útil para la elaboración de informes de gestión administrativa. Genera una serie de reportes que miden aspectos concernientes a la forma como se emplea el tiempo dentro de la firma jurídica, lo que sirve como base para desarrollar estrategias y mejorar la rentabilidad y la productividad de cada uno de los abogados.

Informe de gestión jurídica

Otra de las herramientas de gestión disponible para su uso en las firmas jurídicas es CaseTracking. Con esta es posible tener un control en tiempo real del estatus de cada juicio gestionado, y tomar decisiones para coordinar el trabajo en equipo entre socios, abogados y clientes, y brindar así un servicio de calidad.

Modelo de informes de gestión 

Los modelos de los informes de gestión varían en función de cada tipo de reporte que se desee generar. Por ejemplo, hay dashboards en formatos de tabla de CaseTracking en los que el abogado puede visualizar datos como el número de las causas, las etapas procesales en las que se encuentran, las fechas de creación, los usuarios participantes, etc.

Otros modelos de informes de gestión se basan en gráficos en los que el abogado puede visualizar datos porcentuales asociados, por ejemplo, al número de juicios y a la cuantía de los mismos. 

Cada software, de los mencionados, permite generar diversos modelos de informes de gestión. Gracias a los filtros de búsqueda de datos que incluyen, el usuario tiene la posibilidad de consultar, en cuestión de segundos y con apenas unos clics, cualquier tipo de información que requiera. Así, la opción de personalizar el informe de gestión brinda versatilidad y por lo tanto se pueden combinar los datos para generar gráficos, tablas y relaciones que contengan todo lo necesario para hacer un seguimiento exhaustivo de cada caso y brindar un servicio de calidad a cada cliente.

Todo esto, en conjunto, convierte a los informes en una de las más poderosas herramientas de gestión. 

Ejemplos de informes de gestión

Para comprender mejor los ejemplos de informes de gestión, es útil observar las siguientes imágenes que ilustran el contenido de estos reportes: 

1. En este ejemplo de informe de gestión se muestra que el abogado puede incluir varios parámetros de datos como la cantidad de causas que la firma gestiona por cada uno de sus clientes, esta información se condensa en un gráfico general, y además puede generar gráficos que muestran un dato específico, de manera visual para una comprensión más rápida.

2. En este otro ejemplo de informe de gestión, el usuario puede ver el estatus en que se encuentra cada uno de los casos jurídicos en los que está trabajando, gracias a la conexión en tiempo real con los juzgados y demás entes donde estos han sido presentados.

Hay que tener en cuenta que las habilidades de gestión se van perfeccionando con la práctica, y la elaboración de informes es una oportunidad excelente de ejercitarlas, además de que este tipo de informes son fundamentales para tomar decisiones estratégicas cada vez más efectivas, ahorrar costos y aumentar la productividad de todo el equipo de abogados.