Informes de gestión: cuáles necesita mi firma legal

A menudo, menos es más, y esta máxima también es aplicable a los informes de gestión en el sector legal. Es preferible, por tanto, que los socios reciban menos informes, pero que lean y utilicen los reportes que llegan a sus manos, que enterrarles en documentación que difícilmente terminará convertida en conocimiento accionable.

Ejemplo de informes de gestión que necesita una firma de abogados

El objetivo de todo sistema de reporting debería ser proporcionar informes de gestión oportunos y significativos a la administración de la firma, asociados y otros grupos de interés. Por lo tanto, se debe distribuir el menor número posible de documentos, para lograr reducir el volumen y la sobrecarga de información.

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Teniendo esto en cuenta, podrían ser necesarios, por ejemplo, informes de gestión como:

  1. Reportes diarios. El informe del saldo bancario y el de requisitos de efectivo del sistema de cuentas por pagar se deben proporcionar al gerente o al miembro del comité ejecutivo responsable de la administración financiera a diario o, al menos, antes de aprobar las facturas de pago.
  2. Reportes semanales. Interesa contar con un informe de horas detallado semanalmente donde se informe al Director de Administración del tiempo trabajado por todos los profesionales.
  3. Reportes mensuales. Cada treinta días, los responsables de la toma de decisiones de la firma de abogados deberían poder conocer el balance y cuenta de resultados del estudio, detalles relevantes de los casos e incidencias. También es conveniente que dispongan de un análisis del rendimiento de los profesionales de la firma.

Informes trimestrales y anuales completan una lista, que siempre se puede ampliar, solicitándose informes detallados adicionales si se desea.

Para acertar a la hora de definir las obligaciones de reporting y pensar en los destinatarios de los informes de gestión hay que pensar en la firma de abogados como una pirámide. En la parte superior están los propietarios del capital social, luego los miembros que no pertenecen al capital social, los asociados y, por debajo de ellos, el comité ejecutivo y el administrador de la empresa. En la parte superior de la pirámide, la información está más resumida y se proporcionan más detalles a medida que avanza por la pirámide.

Ejemplo de informes de rendimiento para la firma de abogados

1. Facturación por abogado

Este informe ofrece una visión general real de cuánto se ha facturado por abogado, cliente, proyecto del importe total facturado. En él, se debería incluir información como:

  • Horas trabajadas en cada proyecto.
  • Cantidad de horas facturables del proyecto.
  • Cantidad de horas facturadas al proyecto.

2. Informe de tarifa promedio

Este informe analiza la tarifa promedio y la causa de la pérdida (debido a la revisión de las tarifas del proyecto, que generalmente las lleva a terminar siendo más reducidas que las definidas como estándar, debido a descuentos y otras ofertas). El Informe de tarifa promedio brinda información como:

  • Valor del esfuerzo en la calificación estándar de la empresa y valor de las horas trabajadas en tarifas de proyecto definidas
  • Valor de las horas facturables sobre las tarifas del proyecto y la tarifa final facturada al cliente
  • Horas facturables promedio = horas facturadas y asignadas / facturables
  • Esfuerzo promedio = horas facturadas y asignadas / trabajadas (cantidad de esfuerzo real)

3. Informe de tasa de recuperación

Todos necesitamos saber si nuestro negocio es rentable o no y si el valor del esfuerzo por cliente es lo suficientemente bueno para la empresa. Este informe analiza la tasa de recuperación calculada como valor facturado frente a valor facturable. Aporta datos relevantes acerca del esfuerzo total por cliente y valor del esfuerzo, según tarifas del proyecto, en función de:

  • Número de horas facturables y su valor
  • Importe facturado y tasa de recuperación

4. Rendimiento del equipo

Este informe muestra el rendimiento general del equipo profesional de la firma y permite conocer:

  • Esfuerzo facturable y no facturable por cliente
  • Horas trabajadas
  • Eficiencia (horas facturables / esfuerzo)
  • Real vs objetivo (si es el caso)
  • Número total de clientes

También se pueden añadir otros datos en los informes de rendimiento, como la tarifa promedio por horas trabajadas; información acerca de quiénes fueron los abogados que trabajaron para el cliente y su antigüedad o las ofertas enviadas al cliente y su estado.

Informes de gestión: los reportes financieros que te aportan visibilidad

Una encuesta reciente en la que participaron cientos de pequeñas firmas de abogados revelaba que, alrededor del 80% usa software para facturación legal. En un 65% de los casos, la solución elegida integraba contabilidad y facturación.

Sin embargo, a pesar de ser mayoría quienes se apoyan en la tecnología para crear y compartir sus facturas e informes de gestión, solo un 28 % analizan los resultados para identificar tendencias y posibles problemas.

Si bien este es un error que puede solucionarse progresivamente (todo cambio cultural conlleva un tiempo), el primer paso es contar con las herramientas para recoger datos y saber qué informes de gestión pueden aportar más valor.

Por ejemplo, en lo relativo a la facturación de la firma de abogados, no deberían faltar ninguno de los siguientes:

  1. Plazo de pago. Identifica qué clientes o tipos de clientes son más rápidos en pagar facturas.
  2. Cuentas pendientes de cobro. Analiza qué clientes, o tipos de clientes, tienen facturas pendientes y por cuánto tiempo.
  3. Análisis de horas trabajadas. Compara el trabajo facturado con el trabajo real realizado (esto es útil para comprender la rentabilidad de una tarifa plana).
  4. Rentabilidad del cliente. Distingue qué clientes y qué tipos de casos son más rentables.
  5. Principales clientes. Caracteriza a los principales clientes de una firma de abogados por las tarifas facturadas frente a las tarifas cobradas.

Ahora que ya conoces cómo enfocar la producción y distribución de los informes de gestión en una firma de abogados y qué ejemplos de reportes de rendimiento y facturación interesan más a tu estudio. Solo te falta escoger el aliado tecnológico que te facilite el camino y te ayude a conseguir la visibilidad que necesitas sobre tu negocio.

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