Legal project management: eficiencia, ahorro y resultados

Existe una conexión directa entre la mejora de procesos y el legal project management. Si este busca aumentar la eficiencia de la firma de abogados, mejorando resultados y sin descuidar el ahorro, la mejora de procesos nos ayuda a determinar la mejor manera de llevar a cabo un cierto tipo de trabajo para lograr eficacia, excelente calidad de trabajo y servicio, alta probabilidad de resultados exitosos y previsibilidad.

Cuando desarrollamos la capacidad para realizar trabajos de mejora de procesos, podemos emplear habilidades de gestión de proyectos para seleccionar los mejores procesos, herramientas y habilidades. Esos son los que nos permitirán llevar a cabo nuestro proceso ideal en todo momento.

Legal project management: qué es

Legal project management es un modelo de gestión que utilizan las firmas de abogados que implica la gestión activa de horarios, personal y entregas para entregar un trabajo de alta calidad a tiempo y por debajo del presupuesto para lograr objetivos específicos. 

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En qué consiste el legal project management

Legal project management es uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de una firma de abogados. Dentro del mismo se engloban diferentes actividades, así como las técnicas que permiten gestionarlas de manera efectiva, como las siguientes:

  • Planificación. Igual que sucedería en cualquier proceso en una empresa dentro de otros sectores, planificar es una de las partes más importantes para alcanzar el éxito en la gestión. En el caso de una firma de abogados, es preciso identificar las debilidades y amenazas, las fortalezas y oportunidades, pronosticar las tendencias que están por venir y, así, adquirir una perspectiva mejor informada de lo que deparará el futuro al estudio. Cuando se lleva a cabo una planificación adecuada, la incertidumbre se minimiza y el margen de riesgo queda reducido. 
  • Organización. La organización está estrechamente relacionada con la eficiencia y la efectividad. Cuando una firma de abogados conoce sus necesidades y sabe qué recursos tiene disponibles, puede organizar mejor el trabajo y atender de manera más satisfactoria las necesidades de sus clientes.
  • Control de recursos. Relacionado con el punto anterior se encuentra esta perspectiva del legal project management. Sin visibilidad sobre el trabajo de los abogados y los requisitos de cada proyecto es complicado maximizar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales disponibles.
  • Motivación. La aplicación de métodos de gestión de proyectos ayuda a las firmas de abogados a mantener elevada la moral de los profesionales del equipo. Cuando se conoce cuáles son sus tareas, qué actividades requieren de más tiempo y qué dificultad entraña cada proyecto, es más sencillo equilibrar las cargas de trabajo, implementar políticas de trabajo flexible y recompensar el esfuerzo, el compromiso y el rendimiento.
  • Definición de procedimientos y protocolos. Gracias a ella se estandariza el trabajo de la firma, evitando ineficiencias y minimizando el desecho. La normalización es positiva, contribuye a la mejora continua y constituye la base para avanzar hacia un modelo de gestión ágil.

En la actualidad, los abogados pueden formarse en legal project management y obtener así una certificación que acredite sus conocimientos específicos en este área.

¿Cuáles son los pasos del proceso de legal project management?

Los pasos de la gestión de proyectos legales son seis:

  1. Definir objetivos: lo que constituye una victoria para el cliente.
  2. Definir el alcance y las restricciones: presupuesto y plazos.
  3. Establecer el plan del proyecto: identificando tareas estándar y variables, estableciendo cronogramas y presupuestos de tareas y definiendo la ruta crítica.
  4. Ejecutar el plan: haciendo un seguimiento de los esfuerzos, el tiempo, el presupuesto y los resultados.
  5. Monitorizar de forma continua: el rendimiento, la gestión del cambio, la comunicación y la retroalimentación.
  6. Revisar y mejorar: de forma progresiva y en base a iteraciones.

¿Qué es el lean project management?

El lean project management se basa en el esfuerzo del equipo para mejorar la eficiencia, la velocidad y el rendimiento al eliminar sistemáticamente los desperdicios de un proceso y aumentar su flujo.

Se trata de eliminar cualquier cosa que no agregue valor, como los defectos, los tiempos de espera, la sobreproducción, el procesamiento adicional o el talento no utilizado, entre otros.

¿Cómo hacer más lean el legal project management?

Dos aspectos importantes de lean para la práctica del derecho son su enfoque en la “voz del cliente” y su valor de prevención de defectos sobre la detección de errores. El objetivo del abogado debe ser hacerlo bien, la primera vez.

Las firmas de abogados deben plantearse la transición hacia un enfoque lean del legal project management. Pueden conseguirlo empezando por hacer un mapeo de los procesos y, además, trabajando los siguientes puntos:

  • Revisión de documentos. Organizando reuniones diarias, tipo stand up meetings, donde se puedan lanzar preguntas, revisar documentos precisos y recibir comentarios inmediatos. Desarrollando plantillas estándar para el protocolo de revisión que permitan acelerar el proceso.
  • Registros documentales. El proceso de documentación puede ser largo, tedioso y lleno de errores si las firmas no se apoyan en la tecnología para crear registros digitales. Además de optar por esta solución, conviene instar a su actualización desde que da inicio cada caso, en vez de esperar hasta el final. Si la información está integrada y accesible a todos los profesionales del despacho, aumenta la eficacia de la firma.
  • Participación de los clientes. Conviene identificar las áreas donde solicitar comentarios de los clientes pueda ayudar a acelerar los procesos. Con base en la experiencia, la firma puede informar a los clientes lo antes posible lo que deberán proporcionar, incluida la disponibilidad de empleados específicos para consultas y la entrega de cierta documentación.

Ventajas de este enfoque de gestión para firmas de abogados

Combinar la mejora de procesos y el legal project management resulta en importantes beneficios, como la existencia de procesos mejores y más estandarizados, la consecución de niveles superiores de rendimiento, la disminución de fallos y una mejor imagen de cara al cliente y al mercado.

Este último punto es importante ya que la profesión legal frecuentemente proclama que se dedica a brindar servicios legales de una manera que satisfaga al cliente, pero si no se mide la calidad del servicio no se puede comprobar si se está haciendo un buen trabajo, ni cómo de satisfecho queda el cliente.

Además, tradicionalmente, los abogados se han beneficiado del concepto de horas facturables y un flujo constante de trabajo de gran volumen.Si la firma se apega a la estructura de tarifas por hora, los clientes suelen exigir grandes descuentos o bajar las tasas de realización, a veces ambos. Se ha convertido en una práctica habitual que los clientes se nieguen a cubrir muchos costes que tradicionalmente se pasaban o que pagaran a los asociados de primer o segundo año. Además, para completar gran parte del trabajo intensivo en mano de obra en las firmas de abogados, siendo la revisión de documentos el principal, se suele contratar a proveedores para este fin.

Si se toman las decisiones adecuadas, los abogados deberían ver que el tiempo de revisión de documentos se reduce drásticamente dada la disponibilidad de inteligencia artificial y las herramientas de análisis en el mercado. La inteligencia artificial también continuará eliminando el trabajo de los abogados en las áreas de investigación legal, redacción y gestión de contratos, y revisiones de debida diligencia, por nombrar algunos.

No cabe duda de que las firmas de abogados deben adaptarse a los nuevos tiempos para seguir siendo competitivas. Ser lean es un paso necesario en un mercado donde la tecnología, los proveedores de servicios legales alternativos y los sofisticados departamentos internos de operaciones legales, se posicionan como competidores.

La competencia entrega resultados tras escuchar la voz del cliente, y estos, por su parte, continúan exigiendo innovación a través de enfoques tecnológicos y de negocio. Quieren servicios de calidad entregados más rápido y a un precio más bajo. Lean legal project management es la clave.

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