Legal Project Management: cursos, tipos y ejemplos de gestión de proyectos legales

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Existe una conexión directa entre la mejora de procesos y el legal project management. La mejora de procesos contribuye a determinar la manera más efectiva de llevar a cabo cierto tipo de trabajo para lograr eficacia, alta calidad y excelencia en el servicio. Por su parte, los diferentes tipos de legal project management buscan aumentar la eficiencia de la firma de abogados, y optimizar resultados sin descuidar el ahorro.

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En este sentido, si dentro de la firma de abogados desarrollamos la capacidad para realizar tareas de mejora de procesos, emplearemos habilidades de gestión de proyectos para lograr un mejor aprovechamiento de los recursos que tenemos a nuestra disposición. Así conseguiremos el éxito en cada una de las etapas de la gestión de proyectos, y se alcanzará el máximo rendimiento de la firma.

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¿Qué es legal project management?

El legal project management es un modelo de trabajo que utilizan las firmas de abogados para optimizar toda la gestión legal. Este modelo incluye la coordinación activa de horarios, de personal y de entregas, con el objetivo de ofrecer un servicio jurídico de alta calidad, a tiempo y sin excederse del presupuesto pautado con los clientes.

Procesos del legal project management

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El International Institute of Legal Project Management define cuatro etapas que deben cumplirse en la gestión de un proyecto legal:

  1. Definir

Inicialmente hay que hacer una revisión del tipo de proyecto en que se estará trabajando, y definir el alcance que tendrá. Se establecen los objetivos que se persiguen, sin descuidar la influencia que tienen las restricciones que están presentes en cualquier proyecto legal. Por último, se recopila toda la información necesaria para lograr lo propuesto.

  1. Planificar

En esta etapa de la gestión legal de un proyecto, llega el momento de evaluar los recursos con los que se cuenta, planificar las actividades que se harán, elaborar una estrategia de riesgo que contemple todas las posibilidades, evaluar el costo y precio de llevar el proyecto y determinar la manera en la que se medirán los resultados.

  1. Entregar

Es el momento para ejecutar las tareas que se han programado en la etapa anterior, haciendo monitoreo y control constante, lo que incluye gestionar el riesgo, hacer los cambios pertinentes y resolver los problemas que se presenten.

  1. Cerrar

En la etapa final de legal project management, el equipo es reasignado luego de lograr los objetivos que se plantearon. Es necesario archivar la información y hacer una especie de inventario de lo que se ha aprendido y que sea útil para gestiones futuras. Finalmente, se produce el ingreso financiero correspondiente al proyecto terminado. 

Pasos del legal project management

Los pasos que se han de seguir cuando se aplica legal project management son los siguientes:

  1. Definir objetivos: se delimita lo que constituirá una victoria para el cliente.
  2. Definir el alcance y las restricciones: presupuesto y plazos.
  3. Establecer el plan del proyecto: identificando las tareas que puedan llevar a una estandarización de procesos y aquellas que varían dependiendo de diversas circunstancias, estableciendo cronogramas y presupuestos de tareas y definiendo la ruta crítica.
  4. Ejecutar el plan: haciendo un seguimiento de los procedimientos ejecutados, el tiempo, el presupuesto invertidos, y los resultados obtenidos
  5. Monitorizar de forma continua: el rendimiento, la gestión del cambio, la comunicación y la retroalimentación.
  6. Revisar y mejorar de forma progresiva y en base a iteraciones.

Como puede verse, estos pasos están estrechamente relacionados con las etapas que han delimitado en el International Institute of Legal Project Management

Relación entre el abogado y el project manager

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Para que la gestión de un proyecto legal fluya de la mejor manera posible es esencial que la relación entre los abogados y el project manager esté marcada por el respeto y la ética profesional.

La figura del project manager es el gerente legal y no está encargado solo de coordinar y gestionar el proyecto, sino que también supervisa al equipo humano que ejecuta todas las acciones, así que es vital que esta persona tenga las habilidades profesionales y personales para guiar al equipo. 

Por otro lado, cada uno de los abogados que trabaja en un proyecto debe tener la disposición de seguir lo planificado y aportar sugerencias, siempre desde una perspectiva cordial. Todo esto contribuirá a que las legal operations cumplan su función de una manera efectiva, logrando cubrir las expectativas de cada cliente. 

Tipos de proyectos legales

A continuación, veremos algunos ejemplos de proyectos legales en los que se puede aplicar el legal project management:

  • M&A, Fusión y adquisición. Se refiere al procedimiento jurídico que se lleva a cabo cuando una empresa quiere adquirir los activos que, hasta ese momento, pertenecían a otra, o cuando dos o más organizaciones deciden fusionarse en una sola.
  • Compliance. Se trata de brindar asesoría integral a las corporaciones o empresas que lo ameriten, en cuanto a las normas y regulaciones vigentes, para velar por el cumplimiento de las mismas y evitar posibles sanciones por inobservancia. 
  • Registros de empresas. Comprenden todos y cada uno de los procedimientos legales que son necesarios para formalizar la creación de una empresa u organización.
  • Demandas. Abarca todas las actividades que una firma de abogados debe llevar a cabo para que un cliente tramite una acción judicial, cuando considera que sus derechos han sido afectados de una u otra manera.
  • Acuerdos de confidencialidad. Se refiere a un tipo especial de contrato donde las partes establecen la no divulgación de información relacionada con aspectos privados de una transacción o acción que les afecta.
  • Contratos laborales. Es el acuerdo que se establece entre un empleador y su empleado que contiene las condiciones en que se desarrollará la relación laboral, enmarcado en la legislación vigente.

Dependiendo del área en que se especialice, cada firma de abogados maneja diversos tipos de proyectos legales, y cada uno amerita una gestión jurídica muy específica.

Tipos de gestión de proyectos legales

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A lo largo del tiempo se han ido desarrollando formas o tipos de project management especialmente enfocados en el área legal. Los más utilizados en la actualidad son los siguientes:

  • Legal Design Thinking. Es una metodología para la gestión de proyectos legales que centra sus esfuerzos en comprender mejor las necesidades del cliente y, en función de esto, desarrolla la ruta a seguir para resolver el caso, haciendo uso de diversas herramientas de diseño y de legaltech
  • Marcos de trabajo agiles. En este tipo de gestión el equipo asignado procura desglosar el problema a resolver en pequeñas tareas que pueden ser llevadas a cabo de manera independiente y cuya resolución contribuye a lograr, con mayor rapidez, los objetivos que se persiguen.
  • Procesos de flujo de trabajo. Los proyectos legales gestionados mediante flujos de trabajo hace uso de un sistema de gestión judicial que permite monitorear el avance de cada una de las tareas, y como todas son interdependientes, esto es de vital importancia para lograr la meta propuesta.

El uso de uno u otro tipo de gestión legal dependerá del trabajo que se tiene entre manos y de las habilidades que tengan los miembros del equipo asignado a cada caso.

Ejemplos de gestión de proyectos legales

Entre los ejemplos de project management en el ámbito legal encontramos historias que reflejan las ventajas que tienen las firmas de abogados que hacen uso de esta metodología, y que además incluyen herramientas legaltech en su quehacer diario.

Por ejemplo, la firma de abogados Rodríguez Angobaldo Abogados reporta un incremento considerable en su productividad gracias a gestionar sus procesos mediante legal project management. Esto les ha permitido llevar un mejor control y gestión judicial de cada caso en el que trabajan, brindando satisfacción a sus clientes. 

También, la firma Tanner Servicios Financieros ha logrado manejar de una mejor manera los casos que tiene en su cartera de clientes, gracias a la aplicación de esta metodología y al uso de tecnología que le permite hacer seguimiento y consulta de expedientes judiciales en tiempo real.

Cursos de legal project management

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Para hacer una implementación adecuada de esta metodología, es necesario desarrollar las habilidades requeridas mediante un curso de legal project management.

El International Institute of Legal Project Management ofrece tres programas para certificar a los abogados que estén interesados en formarse en este campo.

Dependiendo del programa elegido, el abogado estará en condiciones de participar en la gestión de proyectos legales, ser el líder de un proyecto o directamente trabajar en función de mejorar el entorno en el que se desarrollan los proyectos legales.

En Chile, FIDE, la Escuela de Derecho de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso de Chile, el IILPM, y Thomson Reuters, ofrecen un curso online donde los participantes tienen la oportunidad de formarse y conocer los nuevos modelos de gestión legal de la mano de expertos en el área.

En Colombia, se estará llevando a cabo un curso online que brinda a sus participantes la oportunidad de formarse en la gerencia de proyectos en el área legal, conociendo las funciones de la project management y entrando en contacto con otros profesionales que quieren revolucionar la industria legal de ese país.

¿Qué es el International Institute of Legal Project Management?

El International Institute of Legal Project Management es una organización que agrupa a profesionales de todo el mundo que son expertos en la gestión de proyectos legales y que enfocan sus esfuerzos en mejorar este ámbito para lograr la máxima eficiencia posible en todas las operaciones legales. 

¿Qué es el lean project management?

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El lean project management se basa en el esfuerzo del equipo para mejorar la eficiencia, la velocidad y el rendimiento eliminando sistemáticamente los procesos innecesarios y aumentar su flujo.

Se trata de eliminar todo aquello que no agregue valor, como los desperfectos, los tiempos de espera, la sobreproducción, el procesamiento adicional o el talento no utilizado, entre otros.

¿Cómo hacer más lean el legal project management?

Dos aspectos importantes de lean para la práctica del derecho son su enfoque en la “voz del cliente” y la detección de errores. El objetivo del abogado debe ser hacerlo bien, la primera vez.

Las firmas de abogados deben plantearse la transición hacia un enfoque lean del legal project management. Pueden conseguirlo empezando por hacer un mapeo de los procesos y, además, trabajando los siguientes puntos:

  • Revisión de documentos. Organizando reuniones diarias, tipo stand up meetings, donde se puedan lanzar preguntas, revisar documentos precisos y recibir comentarios inmediatos. Desarrollando plantillas estándar para el protocolo de revisión que permitan acelerar el proceso.
  • Registros documentales. El proceso de documentación puede ser largo, tedioso y lleno de errores si las firmas no se apoyan en la tecnología para crear registros digitales. Además de optar por esta solución, es necesaria su actualización desde que da inicio cada caso, en lugar de esperar hasta el final. Si la información está integrada y accesible a todos los profesionales del despacho, aumenta la eficacia de la firma.
  • Participación de los clientes. Identificar las áreas donde solicitar comentarios de los clientes pueda ayudar a acelerar los procesos. Con base en la experiencia, la firma puede informar a los clientes lo antes posible lo que deberán proporcionar, incluida la disponibilidad de empleados específicos para consultas y la entrega de cierta documentación.

Ventajas del enfoque lean en la gestión de proyectos legales

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Combinar la mejora de procesos y el legal project management reporta importantes beneficios, como el establecimiento de procesos eficaces y estandarizados, el logro de niveles superiores de rendimiento, la disminución de fallos y una mejor imagen de cara al cliente y al mercado.

Este último punto es importante ya que la profesión legal frecuentemente proclama que se dedica a brindar servicios legales de una manera que satisfaga al cliente, pero si no se mide la calidad del servicio no se puede comprobar si se está haciendo un buen trabajo, ni cómo de satisfecho queda el cliente.

Los abogados se han beneficiado del concepto de horas facturables y un flujo constante de trabajo de gran volumen. Si la firma se apega a la estructura de tarifas por hora, los clientes suelen exigir grandes descuentos o bajar las tasas de realización. A veces ambos.

Si se toman las decisiones adecuadas, los abogados deberían ver que el tiempo de revisión de documentos se reduzca drásticamente, dada la disponibilidad de inteligencia artificial y las herramientas de análisis en el mercado. 

La inteligencia artificial también continuará optimizando el trabajo de los abogados en las áreas de investigación legal, redacción y gestión de contratos, y revisiones de debida diligencia, por nombrar algunos.

No cabe duda de que las firmas de abogados deben adaptarse a los nuevos tiempos para seguir siendo competitivas. Ser lean es un paso necesario en un mercado donde la tecnología, los proveedores de servicios legales alternativos y los sofisticados departamentos internos de operaciones legales, se posicionan como competidores.

La competencia entrega resultados tras escuchar la voz del cliente, y estos, por su parte, continúan exigiendo innovación a través de enfoques tecnológicos y de negocio.  
La fusión entre un abogado con nuevas tecnologías y el lean legal project management es la clave para ofrecer servicios de calidad, con mayor celeridad y a un precio más bajo.

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