Abogados en línea: ¿cómo prestar servicios vía online?

El concepto de “abogados en línea” ya estaba ganando popularidad antes de la pandemia por la COVID-19. Sin embargo, la llegada de esta crisis global terminó de impulsar de manera definitiva la idea de que los letrados deben ser capaces de prestar sus servicios jurídicos a través de internet. Por esta razón, con el auge del legaltech, hoy en día los distintos medios digitales se han convertido en un ecosistema fértil para la proliferación de los abogados en línea.

Así, en la nueva normalidad caracterizada por el distanciamiento social, los clientes demandan el uso de herramientas digitales online por parte de las firmas. Por lo tanto, los letrados necesitan comenzar a desenvolverse como abogados en línea. Solo de esa manera pueden seguir siendo competitivos en un mercado legal muy diferente al que conocíamos anteriormente, donde ya es cada vez más común hablar de justicia digital.

¿Cómo los abogados en línea pueden prestar sus servicios?

Los abogados en línea, también llamados abogados virtuales, son profesionales del derecho que se apoyan en tecnologías digitales para prestar sus servicios jurídicos de forma efectiva y eficiente a través de internet. Este nuevo tipo de abogados con nuevas tecnologías debe desarrollar competencias para agilizar tareas administrativas, gestionar procesos judiciales, asesorar y comunicarse con los clientes, trabajar colaborativamente con sus pares del sector (socios, abogados, gerentes legales…), pero todo ello por medio de internet. Es decir, son actividades que el abogado en línea puede (o debe) realizar desde su casa o desde cualquier parte del mundo donde se encuentre.

De esta manera, para implementar el teletrabajo y poder prestar los servicios jurídicos vía online, los abogados en línea deben identificar qué tipo de herramientas les son útiles de acuerdo a cada tipo de procesos que deban realizar.

• Consultas a abogados en línea por WhatsApp y redes sociales

En un principio, puede parecer que usar medios digitales requiere de un experto en programación. Sin embargo, todo es más sencillo de lo que parece. Los abogados en línea pueden hacer uso de herramientas tan cotidianas como las aplicaciones WhatsApp y Telegram, o de las redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter y LinkedIn. 

Cada una de estas plataformas te ofrece funcionalidades diferentes de mensajes de texto, mensajes de audio, envío de archivos y documentos, llamadas y videollamadas, entre otras opciones que te son útiles para comunicarte con tus clientes en cualquier momento.

También, con algunas de estas herramientas puedes configurar “respuestas de ausencia” y mensajes automatizados. Por un lado, las respuestas de ausencia te permite dejarle un mensaje a un cliente cuando este te quiere contactar pero tú no estás disponible. Por otro lado, con los mensajes automatizados puedes agilizar el envío de respuestas específicas ante ciertas consultas rápidas por parte de los clientes.

De esta forma, el teletrabajo como abogado digital consume menos tiempo tanto para los mismos letrados como para los clientes. 

• Asesoría de abogados en línea mediante videoreuniones

Si la comunicación que necesitas establecer con tus clientes va más allá de algunos mensajes y se trata más bien de toda una asesoría, entonces debes utilizar herramientas especializadas en reuniones virtuales. En este sentido, los abogados en línea cuentan con opciones como Skype y Zoom, dos plataformas online muy accesibles y sencillas de usar. 

Estas herramientas te otorgan un límite de tiempo y de participantes, así como ciertas funciones específicas, que puedes aprovechar en función de las características y de las necesidades de cada asesoría digital. Por ejemplo, Zoom establece un límite de 45 min y de 100 participantes por videoreunión en su plan gratuito. Sin embargo, puedes hacer una nueva videoreunión justo después de que finalizan los 45 minutos. 

Por otro lado, este tipo de herramientas funcionan en la nube, lo cual te permite organizar o participar en una videoasesoría utilizando cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, tablet o smartphone). También, puedes compartir archivos y documentos de forma segura con tus clientes, ya que estos sistemas cuentan con una nube de almacenamiento compartido entre los participantes de cada reunión.

• Gestión administrativa de los abogados en línea

Hoy en día, los abogados en línea pueden agilizar los procesos administrativos más que antes. Esto es posible gracias a herramientas online especializadas en reducir el tiempo de ejecución y organización  de tareas como la facturación o el cobro a los clientes.

En este sentido, procesos administrativos que exigen mucho tiempo y esfuerzo al letrado cuando este los realiza de manera manual, ahora pueden ser ejecutadas de forma digital y automatizada mediante herramientas como TimeBillingX. Este es un sistema administrativo del sector legaltech que sirve de apoyo para los abogados en línea gracias a sus funcionalidades de:

• Registro automático de horas laboradas por abogados, clientes y/o proyectos.
• Administración de tarifas.
• Facturación electrónica en distintas monedas.
• Gestión de cobros.

De esta forma, al usar TimeBillingX, como abogado en línea puedes simplificar las tareas administrativas y así tener más tiempo disponible para dedicarlo a labores más importantes, como revisión de documentos y contratos, planificación de litigios, etc.

• Gestión judicial de los abogados en línea

Uno de los mayores avances dentro del legal tech es la posibilidad de gestionar los procesos judiciales y consultar expedientes a través de internet. Esto se debe a que los abogados en línea gracias a herramientas como CaseTracking pueden gestionar toda su actividad jurídica sin necesidad de desplazarse físicamente a una institución.

Como abogado en línea, la plataforma de CaseTracking te permite conectarte y sincronizarte automáticamente con las páginas de los Poderes Judiciales de tu país, de esta forma puedes controlar cualquier proceso jurídico vía online desde cualquier parte del mundo. 

Además, este sistema te permite agendar tareas, recordatorios, audiencias, eventos, entre otras opciones, estableciendo mayor control y visibilidad de los deberes jurídicos. Así, dentro de las firmas se pueden establecer prioridades y delegar funciones de manera bastante ágil.

En conclusión, actualmente los abogados en línea cuentan con medios para mantener la continuidad de todos sus servicios jurídicos incluso en medio de situaciones tan adversas como la crisis global que estamos viviendo por la COVID-19. Las herramientas digitales empoderan a las firmas para hacerlas capaces de aumentar sus niveles de productividad y de rentabilidad.