Abogado virtual: ¿cómo asesorar y gestionar vía online?

La figura del abogado virtual se plantea como una necesidad ante una amenaza inminente que están viviendo las firmas jurídicas en la actualidad. Y es que el auge de tecnologías como blockchain e inteligencia artificial ha impulsado el desarrollo de soluciones jurídicas conocidas como lawtech. El lawtech se refiere a sistemas inteligentes, automatizados y especializados que ofrecen servicios legales a sus usuarios sin la intervención de un abogado, buscando así la sustitución de este por un programa online autónomo y muchas veces gratuito.

Actualmente, debido a la pandemia generada por la COVID-19, estas soluciones virtuales se han convertido en una opción favorable para las personas, quienes pueden aprovechar los beneficios del lawtech sin la necesidad de acudir a una firma de abogados. Así, estas herramientas, aunque innovadoras en el sector, amenazan con reemplazar la figura del letrado, por lo que este tiene la obligación de transformarse en un abogado virtual si quiere sobrevivir en un mercado que ahora no solo es competitivo con otros abogados, sino también con las máquinas, y que además está exigiendo que las firmas se adapten al teletrabajo.

Definición de abogado virtual

Un abogado virtual es un profesional del derecho que aprovecha las nuevas tecnologías para ejercer sus funciones de forma más efectiva y eficiente. Esto lo logra al digitalizar, automatizar y optimizar distintos procesos relacionados con su gestión jurídica, administrativa y de clientes. En este sentido, el abogado virtual es el que utiliza la tecnología a su favor a través de soluciones legaltech, en vez de dejar que esta vaya en su contra mediante soluciones lawtech.

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A diferencia del letrado tradicional, el abogado digital no depende de una oficina física, ya que este trabaja vía online, aprovechando las herramientas digitales en la nube para gestionar los procesos judiciales, comunicarse con sus clientes, trabajar en equipo con otros abogados y demás actividades críticas para el negocio jurídico, todo ello a través de internet.

En tiempos de pandemia y de distanciamiento social, ser un abogado virtual es una ventaja competitiva, ya que el letrado puede prestar sus servicios bajo el modelo de teletrabajo y, al mismo tiempo, incrementar su productividad y rentabilidad. Sin embargo, para lograrlo, es necesario que el letrado sepa desarrollarse como un talento digital dentro de un sector que siempre se ha caracterizado por ser muy conservador: el sector legal.

A continuación, veremos cómo puedes transformarte en un abogado virtual que utiliza la tecnología para:

• Asesorar y comunicarse con sus clientes
• Gestionar sus procesos judiciales
• Agilizar las tareas administrativas

¿Cómo puede el abogado virtual asesorar al cliente vía online?

El trabajo remoto no tiene por qué afectar la comunicación entre el abogado virtual y sus clientes, al contrario, afianza una rutina de comunicación que permite mantener alineadas a cada una de las partes.

Tres buenas prácticas que debes aplicar para mantener una comunicación efectiva con tu cliente a través de medios virtuales son las siguientes:

1. Programa reuniones virtuales con anticipación

Como abogado virtual, debes mantener a tus clientes informados y asesorados sobre cada proceso. Una forma de lograrlo es realizando reuniones virtuales a través de plataformas online. Dichas reuniones deben ser programadas con antelación, para que tus clientes puedan hacer espacio en su agenda y asegurar así su participación.

Para saber más, visita nuestro artículo Reuniones virtuales: tips, reglas y plataformas para videoreuniones exitosas.

2.  Utiliza plataformas online que sean seguras

Con la finalidad de garantizar la confidencialidad de los casos jurídicos de tus clientes, es importante que, al realizar reuniones virtuales, utilices plataformas online que sean seguras, como Skype, WhatsApp, Facetime, Signal, Jitsi Meet, entre otras que garanticen el cifrado de la información de extremo a extremo. 

3. Utiliza herramientas online colaborativas

Como abogado virtual es necesario que tengas un control sobre toda la información que gestionas sobre tus clientes, ya sean expedientes, contestaciones, solicitudes, entre otros. Con un sistema de gestión documental para abogados virtuales podrás coordinar, actualizar y consultar de forma rápida y efectiva la información que necesitas para cada reunión o asesoría vía online, teniendo la opción además de compartir con el cliente dicha información para poder realizar un trabajo colaborativo.

Para saber más, visita nuestro artículo Sistema de gestión documental para abogados: ¿cuál elegir?

¿Cómo puede el abogado virtual gestionar sus procesos judiciales vía online?

En la actualidad, existen herramientas del sector legaltech que le permiten al letrado gestionar sus procesos judiciales 100% a través de internet, una de ellas es CaseTracking. Se trata de un sistema especialmente diseñado para el abogado virtual, ya que el programa se sincroniza de manera automática con las páginas web de las instituciones del Poder Judicial del país.

Gracias a dicha sincronización online, el abogado virtual puede consultar, monitorizar y gestionar sus procesos jurídicos en desarrollo desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, tablet o smartphone). De igual manera, el abogado virtual recibirá notificaciones online cada vez que cualquiera de sus causas sea actualidad o modificada.

Para saber más, visita nuestra Guía para consultar y seguir procesos judiciales por internet. 

A través de CaseTracking, como abogado virtual también puede agendar tareas, recordatorios, audiencias, eventos, entre otros. Así, este tipo de herramientas de gestión online promueven un mayor control y visibilidad de todos los deberes jurídicos, lo que permite además establecer prioridades y delegar funciones entre el equipo de trabajo.

¿Cómo puede el abogado virtual agilizar las tareas administrativas?

El abogado virtual debe aprovechar al máximo cada hora de trabajo, y para lograrlo es indispensable que esté enfocado en procesos jurídicos rentables. Que el letrado se dedique a tareas administrativas como la facturación o el cobro a clientes es algo que se traduce en horas no cobrables para la firma. 

Lo recomendable es que estas responsabilidades sean delegadas a personal de apoyo, como asistentes o secretarias que también trabajen en remoto, o automatizadas a través de herramientas de legaltech. Esto último es posible hacerlo mediante TimeBillingX, un software especializado en tareas administrativas del sector legal, y que al utilizarlo puedes:

1. Automatizar todos los procesos relacionados con la facturación electrónica y los cobros masivos a clientes.

2. Llevar un registro digital de las horas laboradas por abogado, por cliente y por proyecto. Gracias a este registro, el software realiza análisis de business intelligence para determinar qué abogado, cliente o proyecto son los más rentables para la firma.

Con este tipo de herramientas dedicadas a digitalizar y automatizar los procesos jurídicos y administrativos, como abogado virtual podrás sacarle el máximo provecho a tus horas de trabajo, sin perder tiempo en tareas que no son rentables y pudiendo además controlar toda tu gestión legal desde cualquier parte donde estés (en tu casa, esperando en un aeropuerto, de vacaciones en otro país, etc.). 
La nueva normalidad post pandemia y el auge de herramientas de lawtech hacen que las firmas se vean en la obligación de evolucionar si quieren subsistir y posicionarse en un mercado cada vez más competitivo. La única manera de hacerlo es utilizando la tecnología a favor para lograr una gestión remota de los deberes jurídicos, optimizar los procesos y minimizar los márgenes de error. Por tanto, el letrado debe convertirse en un abogado virtual para incrementar su productividad, impulsando así la rentabilidad y la competitividad de la firma.