Legaltech para abogados: empresas y software

En años recientes, las empresas de legaltech han desarrollado herramientas digitales que logran solucionar problemas de todo tipo dentro de las firmas de abogados. Y es que antes de existir estas tecnologías, el abogado tenía que enfrentarse diariamente a procesos poco eficientes y con altos márgenes de error.

Por ejemplo, hasta hace no mucho tiempo era común que un profesional del derecho le dedicara varias horas al día a tareas que no tenían nada que ver con su trabajo jurídico, sino con procesos administrativos como lo es la facturación manual a clientes. También, era común que el letrado tuviese que ir personalmente hasta los tribunales u otras oficinas judiciales para poder gestionar los juicios de sus clientes.

Dedicarle tiempo a este tipo de actividades tiene un impacto negativo en los niveles de productividad y de rentabilidad de socios y abogados dentro de una firma, ya que impiden que el profesional rentabilice al máximo toda su jornada laboral.

En este contexto, los software legaltech representan un antes y después para los despachos jurídicos, ya que estas soluciones han demostrado que logran multiplicar los índices de productividad y de rentabilidad de los abogados.

Así lo indican los resultados de la encuesta The Future Ready Lawyer: Performance Drivers, la cual señala que el 76% de profesionales y firmas ven los software legaltech para abogados como el principal impulsor de su desempeño y productividad.

¿Qué es legaltech?

El significado de legaltech se resume en dos palabras: “legal technology”, y consiste en la implementación de la tecnología en el mundo jurídico para apoyar, simplificar y optimizar el trabajo de los abogados y de otros players del sector (gerentes legales, jueces, notarios, etc.). 

En este sentido, la legaltech consiste en la aplicación de herramientas que sirven para automatizar y agilizar procesos, datos, preguntas y asuntos judiciales; este último, al establecer una conexión inmediata y directa del cliente con la posible solución a sus preocupaciones legales.

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Así, los software legaltech para abogados pueden utilizarse para automatizar procesos básicos y repetitivos, agilizando así las tareas del letrado, o para realizar procedimientos más complejos, como pronosticar los resultados de los litigios a través de análisis predictivos inteligentes. De esta manera, se genera una mayor eficiencia y rapidez a la hora de abordar actividades jurídicas, a la vez que la experiencia del cliente mejora.

Empresas de legaltech

En los últimos años, numerosas empresas de legaltech han surgido a partir del gran auge que esta tendencia ha estado protagonizando en el mundo jurídico, en gran medida, por el uso de herramientas capaces de cubrir una amplia variedad de servicios que van desde la digitalización hasta la automatización de procesos jurídicos, tal como se puede ver en el Mapa Legaltech de América Latina.

Ante esta situación, debido a la aplicación y diversidad de uso de los software legaltech, proliferan cada vez más las empresas especializadas en desarrollar nuevas tecnologías jurídicas, creando avances en la operatividad y agilidad para las firmas, abogados independientes y otros players del sector. Tal es el caso de la empresa Lemontech, cuyos software para abogados han sido utilizados por más de 27 mil usuarios en varios países de América Latina.

Importancia de legaltech para abogados

Cuando se habla de la evolución del sector jurídico es difícil no pensar en los beneficios que las innovaciones tecnológicas pueden aportar a firmas, instituciones y abogados. De aquí que sea fácil resaltar la importancia de la legaltech para los abogados, bien sea para el manejo, verificación y uso de datos o en la agilización de análisis de documentos que disminuyen el margen de error en procesos tan complejos y extensos como lo suelen ser los judiciales.

Por esta razón, es que la importancia de la legaltech se basa principalmente en que las herramientas de este tipo se han acoplado de buena manera a la industria, provocando una inesperada pero muy necesaria cooperación entre los abogados y la tecnología. 

Así, la importancia del software legal radica en que estas tecnologías ayudan a las firmas de abogados a destacarse del resto de la competencia. Dichos programas les permiten obtener mejores resultados en sus procesos de legal operations, mejorar la calidad de sus servicios, optimizar el desempeño de las actividades internas, y agilizar la comunicación entre socios, abogados, clientes y otros players del sector.

Tal es esta situación, que sólo en América Latina hoy en día existen más de 58 ejemplos de legaltech en pleno funcionamiento y con proyección internacional, según el Índice Latinoamericano de Legaltech. Esto, sin duda, representa una gran oportunidad para las firmas de abogados de la región, que están buscando modernizar su operatividad con base en la tecnología legal.

Ventajas de la legaltech para abogados

Algunas de las principales ventajas de la legaltech para los abogados son las siguientes:

• El software legal automatiza procesos. Este tipo de programas realizan de forma automática labores repetitivas que suelen consumir un tiempo considerable del abogado. Por ende, al usar herramientas de legaltech el letrado puede aprovechar mejor su tiempo de trabajo para invertirlo en tareas más complejas.
• El software legal mejora la rentabilidad. El software jurídico empodera al abogado para que este pueda ser mucho más eficiente en su jornada diaria de trabajo. En consecuencia, el profesional puede realizar una mayor cantidad de labores en un menor tiempo, lo que genera mayores ingresos económicos para la firma.
• El software legal facilita el trabajo remoto. La mayoría de los programas jurídicos operan de forma remota gracias a que funcionan en la nube (a través de internet). Por consiguiente, los juristas pueden utilizar estas herramientas desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día y desde cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, tablet o smartphone). De esta manera, el profesional puede desenvolverse prácticamente como un abogado virtual. 

Legaltech en el mundo

En países como Estonia, la carrera por desarrollar herramientas digitales ha permitido llevar el concepto de legaltech a niveles superiores. Por ejemplo, Estonia ha implementado inteligencia artificial para desarrollar jueces robots que intervendrán en disputas menores a 7.000 €. Su función será tomar decisiones con base en la información cargada en su plataforma, por cada una de las partes litigantes. Finalmente, el sistema con IA tomará una decisión que podrá ser apelada por un juez humano. 

China no se ha quedado atrás, el gigante asiático ya utiliza cientos de jueces robot con IA tanto en sus juzgados como a través de su Tribunal de Internet de Beijing. Estos software legaltech para abogados se encargan de realizar trabajos básicos repetitivos, como guiar a los ciudadanos en la solicitud de casos y realizar otras transacciones jurídicas online, así como también sirven de apoyo para la toma de decisiones en los procedimientos legales ordinarios.

Por otro lado, las empresas legaltech en España han conseguido una gran inversión, posicionándose como el segundo país de Europa en inversiones en el sector jurídico, lo que ha conllevado a que un amplio número de empresas desarrollen numerosos proyectos de tecnología jurídica. Además, ha logrado concretar capacitaciones en este ámbito en varias universidades e instituciones a lo largo del país, dándole una mayor tendencia al crecimiento y evolución en los próximos años. 

Por ejemplo, el desarrollo de software legaltech con inteligencia artificial no se detiene en España. Así lo demuestra Lefebvre, una editorial jurídica que desarrolló el primer analista inteligente llamado Sibila. Su función es obtener y analizar datos jurídicos mediante IA, facilitando las investigaciones y las búsquedas complejas realizadas por los juristas dentro de grandes bases de datos de documentos legales.

Ya en América Latina, la Suprema Corte de Chile desde el 2020 está apoyando y regulando el trabajo a distancia (actas 41-2020 y 42-2020). De esta forma, los jueces, abogados y demás players judiciales han debido implementar el teletrabajo, a excepción de procesos urgentes o impostergables, precisando el uso de herramientas de legaltech en Chile para una mejor gestión remota. 

Ante esta situación, ya el estudio Bofill Mir & Alvarez Jana Abogados estaba preparado para asumir el reto del teletrabajo, ya que había adoptado herramientas del mercado de legaltech en Chile como parte de las capacidades de la firma. Uno de esos programas es “TimeBillingX” (desarrollado por la empresa legaltech Lemontech), que se trata de una herramienta de productividad jurídica, de facturación electrónica y de business intelligence. Con este software la firma optimizó el registro digital de horas, automatizó el proceso de facturación y de gestión de cobranzas, mejorando así considerablemente la rentabilidad de los letrados y el servicio transparente hacia el cliente. 

La aplicación de la legaltech en Argentina ha ido cambiando en los últimos años. De hecho, el informe Market insights Legal Tech de Thomson Reuters revela que el 69% de los abogados que trabaja en empresas de Argentina todavía almacena la data jurídica dentro de la propia infraestructura física de cada organización. Sin embargo, señala el mismo informe que estos letrados ya están considerando adoptar software legaltech basados en la computación en la nube para poder aportarles mayor seguridad y flexibilidad de uso a todos estos datos de alto valor legal y empresarial.

En Perú, su Poder Judicial anunció el lanzamiento del expediente judicial electrónico. Con esta plataforma, los jueces pueden emitir resoluciones, informar a los abogados sobre el estatus de sus casos, entre otras funciones básicas. Sin embargo, estas no son las únicas tecnologías de las que se valen los letrados para gestionar sus litigios, ya que los software legaltech en Perú están ganando terreno en el sector. 

Por ejemplo, la firma Barrios & Fuentes Abogados adoptó el sistema TimeBillingX de legaltech en Perú para poder gestionar su información de forma más eficiente. Este programa le ha permitido al estudio Barrios & Fuentes Abogados disminuir los errores, estandarizar los procesos, facilitar la carga de documentos e identificar los clientes más rentables. 

Al igual que los anteriores países suramericanos, la legaltech en Colombia tuvo un alto desarrollo en la última década, donde ha visto un amplio crecimiento e implementación en abogados y empresas, siempre yendo de la mano con las políticas ejecutadas por parte del gobierno. Esto ha permitido que numerosas empresas de legaltech como Vlex, Lemontech y Tirant entraran al mercado, impulsando las evoluciones de entes privados y gubernamentales, lo cual ha ayudado a alcanzar la ejecución de números proyectos de legaltech en Colombia.

Uno de estos casos es el de la firma DENTONS Cárdenas & Cárdenas, la cual a través de la herramienta TimeBillingX logró medir el rendimiento de empleados y clientes, agilizar los procesos y hacer un registro preciso de las horas laboradas. También, logró gestionar la información histórica de los clientes como una base de datos, para así obtener insights relevantes y oportunos en la mejora de los procesos jurídicos, demostrando que el uso de legaltech en Colombia representa una mejora considerable para la optimización de los sistemas judiciales.  

La legaltech en México a diferencia de otros países latinoamericanos, no ha tenido una incidencia muy grande en el sector legal mexicano, en gran parte, debido al desconocimiento y la falta de inversiones por parte del gobierno. No obstante, se han trazado patrones a seguir en busca de la implementación tecnológica en el sector jurídico, al realizar eventos como Legaltech Revolution México que ayudan a informar y promover métodos de aplicación de las nuevas tecnologías.

Por otro lado, en junio de 2020, el Gobierno Nacional de México expidió el Decreto 806, en el cual determina las medidas para implementar las TIC en la administración judicial. Ahora, es posible para los entes jurídicos implementar software legaltech para tramitar demandas, audiencias, apelaciones en materia laboral, civil y familiar. 

Aplicaciones de las legaltech para abogados

El fenómeno de la tecnología en el sector legal está comenzando a tomar un importante impulso. Con ello, la transformación digital en las firmas de abogados está rompiendo paradigmas y construyendo nuevos conceptos de evolución y productividad, en procesos como la gestión de la cartera de juicios.

Así, las empresas legaltech se están convirtiendo en la piedra angular de todo un ecosistema jurídico modernizado, tal como está sucediendo en otros sectores, como la fintech, por ejemplo.

A continuación, una revisión rápida sobre las tendencias legaltech más importantes para las firmas de abogados de hoy en día. Tendencias que puedes encontrar desarrolladas con mayor profundidad en nuestro eBook Tendencias Legaltech: ¿Qué depara el futuro?, un contenido útil no solo para los abogados digitales, sino también para todos aquellos juristas de otras áreas interesados en aumentar su productividad gracias a la tecnología.

Facturación electrónica en legaltech

En el sector legaltech se han desarrollado sistemas que automatizan todo el proceso de facturación electrónica. Estos programas generan las facturas cumpliendo con los formatos digitales y las normativas legales y fiscales de cada país, haciendo que los abogados logren reducir al máximo los márgenes de error durante este proceso.

Algunas de las ventajas de las tecnologías de facturación electrónica para firmas de abogados son las siguientes

• Reducción del 100% de los gastos asociados a impresiones y entregas de facturas.
• Simplificación de los procesos administrativos, haciéndolos más rápidos y ágiles.
• Optimización del tiempo de trabajo, ya que el abogado tendrá más horas disponibles para dedicarlas a labores más importantes, en vez de a tareas administrativas.

Gestión del tiempo en legaltech

Las herramientas de gestión del tiempo se encargan de registrar todas las horas de trabajo de los abogados. Con base en este registro, el módulo de análisis de dichas herramientas genera un informe en el que el gerente de la firma puede visualizar datos como los siguientes:

• Cuántas horas de trabajo el abogado le dedica a tareas rentables (como redacción de documentos) y cuántas a tareas no rentables (como procesos de facturación).
• Cuáles son los niveles de rentabilidad y de productividad de cada abogado.
• Cuáles son los clientes y los proyectos más rentables y menos rentables para la firma.

Gracias a estos datos, el gerente de la firma puede diseñar e implementar estrategias que busquen aumentar los niveles de productividad y de rentabilidad del negocio, como por ejemplo: fidelizar a los clientes más rentables, o digitalizar los procesos para que los abogados sean más productivos.

Gestión de juicios en legaltech

La gestión de los juicios suele requerir una inversión de muchas horas de trabajo, ya que el abogado debe ir constantemente a los tribunales y a otras oficinas judiciales. Para solucionar este problema se han desarrollado sistemas digitales capaces de conectarse con las páginas web de los Poderes Judiciales de diferentes países.

Gracias a estos programas el abogado puede realizar un seguimiento de los procesos judiciales a través de internet, incluso si dentro de su firma se administran los juicios de clientes de varios países al mismo tiempo.

Además, estas plataformas de gestión jurídica permiten crear flujos de trabajo entre socios, abogados, clientes y otros players. De este modo, cada participante puede mantenerse actualizado vía online sobre cualquier novedad referente a los juicios, así como también pueden intercambiar información, compartir documentos, etc.

Cloud computing en legaltech

La computación en la nube o cloud computing es una tecnología que aplicada al legaltech le permite al abogado utilizar programas o acceder a archivos sin la necesidad de tenerlos almacenados en su computadora, pues todo lo puede realizar vía online (la nube). 

Un ejemplo de legaltech en la nube es CaseTracking. Este programa permite gestionar todos los procesos judiciales a través de internet, ya que el software no se instala en la computadora sino que se accede a él desde un navegador web como Chrome, Firefox u otro. Esto significa que el abogado puede controlar sus procesos jurídicos desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Sistemas CRM en legaltech

Los sistemas de Customer Relationship Management (CRM) permiten registrar todos los datos de los clientes. Esto incluye desde información básica de contacto, hasta datos sobre sus hábitos, necesidades, preocupaciones, historiales, consultas, entre otros. Con esta información, se pueden automatizar y mejorar las estrategias de marketing, ventas y de atención al cliente.

Los datos que son registrados en los CRM legales provienen de distintas fuentes, como interacciones directas con ellos mismos, emails, grabaciones de llamadas, redes sociales, etc.

Uno de los aspectos más interesantes es que toda la información registrada en los CRM se mantiene protegida y segura, garantizando así que solo las personas autorizadas pueden acceder a ellos y utilizarlos únicamente con fines legítimos, como los establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). De esta manera, y solo bajo la autorización de los clientes, los abogados pueden usar los datos recopilados por el CRM para mejorar sus servicios y las prestaciones sobre sus clientes.

Debido al impacto tan positivo que han tenido en otros contextos, las empresas legaltech que desarrollan los software CRM se están popularizando cada vez más en el sector, permitiéndoles a los abogados optimizar la relación con sus clientes, mejorar el uso de los canales de comunicación, monitorizar las estrategias de marketing legal, entre otros.

Ejemplos de software legaltech 

A causa del auge que han estado teniendo las nuevas tecnologías, se ha vuelto muy necesario la aplicación de software legaltech para abogados que permitan realizar distintos procesos y tareas. Estas pueden ir desde entregas inmediatas de reportes hasta el análisis de una considerable cantidad de datos que ofrece el módulo de business intelligence.

Por lo tanto, en la actualidad es de suma importancia la aplicación de legaltech para abogados y empresas, lo cual ha dado paso a la existencia de una gran variedad de software, tales como CaseTracking, TimeBillingX y LegalCRM que son capaces de cubrir las necesidades inmediatas del profesional jurídico.

En el caso de CaseTracking, este ejemplo de legaltech se conecta y se sincroniza vía online con las páginas de los Poderes Judiciales de distintos países, lo cual le permite a los abogados automatizar el seguimiento de los juicios de forma remota.

Por otro lado, TimeBillingX es un ejemplo de legaltech especializado en el control de horas de trabajo. Con base en dicho control de horas, este software legal genera reportes de inteligencia de negocio donde se pueden evaluar una serie de indicadores sobre la productividad de cada abogado, la rentabilidad que aporta cada cliente, entre otros datos de interés. También, este programa jurídico automatiza procesos administrativos, como la facturación electrónica y el cobro masivo a clientes.

Otra característica de este ejemplo de software legaltech para abogados es que les permite a los socios gestionar flujos de trabajo con su equipo de abogados, pudiendo además incluir la participación directa de clientes, gerentes legales, etc.

En cuanto a LegalCRM, es un software de última generación especializado en optimizar todos los flujos de trabajo asociados a la adquisición y gestión de clientes de una firma de abogados. Esta plataforma les permite a los letrados estandarizar sus propuestas de honorarios, controlar cada uno de los aspectos relacionados con la comunicación hacia los clientes (canales de contacto, historial de mensajes, cobros realizados, etc.), obtener informes automatizados con los resultados de los procesos de adquisición de clientes, entre otros.

Gracias a este sistema los abogados pueden gestionar cada una de las etapas de sus procesos comerciales, desde el primer contacto con un potencial cliente hasta el seguimiento y la monitorización de los negocios ya concretados con este.

Así, todo abogado que cuente con el apoyo de herramientas como CaseTracking, TimeBillingX y LegalCRM logra desarrollar una mejor gestión de su tiempo de trabajo. Por lo tanto, estas soluciones tecnológicas conllevan a una mejora en el desempeño laboral de los letrados, y garantiza así que la firma se destaque en el mercado legal.

4 claves en la adopción de la legaltech en la firma de abogados

1. Modernizar la firma de abogados y adoptar software legaltech puede parecer intimidador en un principio, ya que los abogados deben salir de su zona de confort y migrar hacia un modelo donde todo es más digitalizado. Sin embargo, la legaltech aporta un nivel extraordinario de eficiencia y de eficacia, logrando reducir costos y aumentar la rentabilidad.
2. Aceptar las ventajas de la legaltech para abogados es algo que suele encontrar una gran resistencia en la cultura de las firmas. Y es que la visión tan conservadora de las firmas tradicionales impide que los abogados estén abiertos a un cambio radicalmente positivo. Para algunos juristas es mejor quedarse utilizando programas como Excel para el manejo contable, en vez de herramientas automatizadas como TimeBillingX que permiten la facturación electrónica.
3. Planificar una estrategia de cambio hacia un modelo legaltech requiere inversión de tiempo y esfuerzo, pues no es algo que se deba realizar a la ligera. El problema es que los abogados suelen estar muy ocupados y no tener el tiempo suficiente para pensar bien en cómo migrar hacia la legaltech. En consecuencia, el proceso de transformación digital se desarrolla de manera lenta y la curva de aprendizaje de las herramientas legales se extiende más de lo debido. La buena noticia es que, si se le invierte el esfuerzo suficiente, a partir de su implementación las tecnologías legales comienzan a generar ventajas de manera imparable.
4. Convencer a los directivos de la firma para invertir en software legaltech no es una tarea fácil. En estos casos, es importante que los abogados se informen sobre todas las ventajas que les puede aportar la tecnología a su gestión jurídica, para que estos puedan transmitirle el mensaje a sus directivos de que estas tecnologías son capaces de aumentar la productividad y la rentabilidad de la firma.
5. La formación es sumamente importante. Una vez que la firma decida incorporar la tecnología a su gestión, será clave trabajar en cursos legaltech para mejorar su compresión y aplicación. Y que a su vez, puedan sacar el máximo provecho a las herramientas.

La piedra angular de la legaltech es la innovación. Esta innovación no solo se encuentra asociada a las tecnologías legales, sino también a la cultura y a las metodologías de trabajo de los abogados. Una firma innovadora es aquella que sabe aprovechar las oportunidades que le ofrece el mercado, que busca captar talento digital y que sabe cuándo es necesario realizar un cambio importante, siempre buscando el aumento de los beneficios para la organización legal y para sus clientes.

Sin duda, cambiar el mindset dentro de la firma y adoptar una cultura de innovación es algo que marcará un antes y un después para los abogados. En este sentido, si quieres conocer más sobre los beneficios, los retos, las tecnologías y las aplicaciones más interesantes de la legaltech, entonces descarga nuestra guía Legaltech: ¿Cómo será la industria legal en el futuro?