Reuniones virtuales: tips, reglas y plataformas para videoreuniones exitosas

Las reuniones virtuales son el pilar más fundamental del modelo de trabajo que está reinando en la nueva normalidad post pandemia: el teletrabajo. El año 2020 será recordado como el punto de inflexión en el que casi la totalidad de las firmas de abogados de todo el mundo descubrieron, de manera forzada, los grandes beneficios del trabajo remoto. 

Si bien es cierto que hay algunos riesgos en el teletrabajo, también es cierto que a través de este las firmas pueden alcanzar un nivel de eficiencia y de productividad sin precedentes. Sin embargo, es necesario tener en cuenta una serie de reglas y tips para reuniones virtuales que garanticen la mejor coordinación entre los equipos de abogados y la mayor cercanía de la firma con sus clientes.

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Tips para reuniones virtuales exitosas

En Lemontech estamos liderando la transformación digital de muchas firmas en América Latina que, a raíz de la pandemia por la COVID-19, están dedicando todos sus esfuerzos en implementar el trabajo remoto. Con base en esta experiencia, hemos identificado las mejores prácticas para realizar reuniones virtuales.

A continuación, algunos de los mejores tips para reuniones virtuales que hemos recopilado para el sector legal:

  1. Programa las reuniones virtuales con antelación

Los objetivos de las reuniones virtuales suelen ser muy variados, estos pueden ser estratégicos o tácticos. Sin embargo, hay una meta en común que comparten absolutamente todas las videoconferencias: poder coordinar e informar a un grupo de personas alrededor de un tema específico.

Por ello, el corazón de estas dinámicas por internet son sus participantes. De aquí que sea de vital importancia que programes las reuniones virtuales con un margen de tiempo que les permita a los abogados acomodar su agenda personal. Esto con la finalidad de que todos los interesados puedan estar presentes en la reunión online.

Si quieres conocer más sobre los tipos de reuniones virtuales que puedes realizar en una firma, visita nuestro artículo ¿Cómo gestionar una firma de abogados durante la cuarentena?

Luego de agendar las reuniones virtuales, es importante que les solicites a los miembros de tu equipo que confirmen su asistencia a dicha video reunión, incluso cuando antes de agendarla ellos hayan manifestado su disponibilidad. De esta manera, te aseguras que contarás con la participación de las personas claves.

  1. Modera las reuniones virtuales con base en una minuta

Las reuniones virtuales deben ser puntuales, concisas y muy productivas. Para lograrlo, es necesario preparar y compartir una minuta sobre los distintos puntos que se van a debatir en la videoconferencia, sobre los roles de cada uno de los participantes y sobre los objetivos que se esperan alcanzar con la reunión.

De esta manera, todos los participantes de la reunión por internet van a tener una idea muy clara del tema a abordar, lo que les permitirá preparar sus respectivos materiales de trabajo y enfocarse así solo en los aspectos relacionados con los objetivos a alcanzar.

Si durante el debate surgen temas interesantes que no estaban contemplados en la minuta, puedes tomar nota de ellos para abordarlos en otra reunión enfocada únicamente en ellos.

  1. Asigna turnos para que todos participen en la reunión virtual

Con base en la minuta previa y según cómo se vaya desarrollando el debate, otro de los tips para reuniones virtuales eficientes es ir asignando turnos de participación a cada uno de los abogados presentes. De esta manera, fomentas una cultura de participación, respetas el derecho de palabra y mantienes organizado todo el desenlace de la actividad. 

Y para hacer que la reunión digital sea aún más productiva, participativa y organizada, puedes destinar un pequeño periodo de tiempo al final de la actividad para un segmento de preguntas y respuestas. En este, de igual modo, debes asignar turnos para preguntar y/o responder.

  1. Pregunta a tu equipo por ideas para reuniones virtuales más eficientes

Como organizador o moderador de las reuniones virtuales entre socios, abogados y clientes de la firma, de seguro ya te has creado una idea de cómo planificar videoconferencias que sean eficientes, ágiles, productivas y agradables. Sin embargo, también te será de mucha ayuda si, al finalizar una reunión, les pides el feedback a los participantes.

Ya sean letrados o clientes de la firma, ellos pueden tener muy buenas ideas para reuniones virtuales, aportándote así una perspectiva que, quizás, antes no habías pensado para mejorar las videoconferencias.

Reglas para reuniones virtuales 

Si en la firma de abogados se planea mantener la modalidad de teletrabajo por largo tiempo, entonces debes establecer una serie de reglas para reuniones virtuales. Estas garantizarán que la comunicación y las dinámicas en las videoconferencias siempre se mantengan alineadas bajo buenas prácticas, con la que cada uno de los participantes se compromete a cumplirlas.

Desde Lemontech, te recomendamos las siguientes reglas para reuniones virtuales en una firma de abogados:

  • Cada abogado debe buscar en su casa un sitio cómodo y tranquilo para sus reuniones online. Al estar todos los profesionales interconectados entre sí, cualquier elemento que altere la comodidad o tranquilidad de un usuario también afectará al resto. Por es conveniente, incluso, que los participantes hablen previamente con sus respectivos familiares, para que no interrumpan el lugar desde donde intervienen en la reunión.
  • En una reunión virtual empresarial se suele abordar información confidencial de la organización, más aún cuando se trata de una firma de abogados, quienes probablemente tendrán que discutir sobre los casos de sus clientes. Teniendo esto en cuenta, se deben implementar reglas para reuniones virtuales enfocadas en mantener la privacidad y la protección de la información a debatir. Si quieres profundizar en este punto, visita nuestro artículo 6 consejos para la seguridad de la información jurídica en el teletrabajo
  • Para llevar a cabo una videoconferencia, es necesario utilizar un programa online especializado en este tipo de actividades, el cual, en la mayoría de los casos, hay que descargarlo en el dispositivo de uso (PC, laptop, tablet o smartphone). Como regla de seguridad para reuniones virtuales, debes pedirles a los participantes que solo descarguen dicho programa desde sus respectivas páginas oficiales, o que busquen la aplicación oficial en sitios de descarga como Google Play Store o App Store.
  • El buen desarrollo de las reuniones por internet depende, en gran medida, de los equipos informáticos utilizados para tal fin. Por ello, es conveniente que establezcas como regla que cada participante revise y se asegure del buen estado tanto de su conexión a internet como de sus dispositivos a utilizar (computadora, micrófono, cámara o cualquier otro).

Sistemas y plataformas seguras para reuniones virtuales

La tecnología es la principal habilitadora del trabajo remoto, gracias a que existen sistemas y plataformas para reuniones virtuales. Sin embargo, antes de elegir una herramienta en particular, debes considerar cuál es el nivel de seguridad que necesitas para las videoconferencias, ya que algunas herramientas ofrecen cifrado de extremo a extremo de la información, y otras no.

Entre las principales plataformas seguras para reuniones virtuales que garantizan el cifrado de extremo a extremo se encuentran las siguientes:

Otros de los sistemas para reuniones virtuales que son muy populares pero que no garantizan el cifrado de extremo a extremo son los siguientes:

Finalmente, si aparte de plataformas seguras para reuniones virtuales quieres conocer otros tipos de sistemas para el trabajo remoto en una firma, consulta nuestro artículo Top 10 de herramientas para el teletrabajo de los abogados.

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