Elementos de control de una empresa: ¿Cuáles son? [+Ejemplos]

La aplicación de elementos de control de una empresa siempre ha sido indispensable en la búsqueda de impulsar el rendimiento y la rentabilidad en cualquier negocio, incluso dentro del sector legal. De hecho, de acuerdo con el 2020 Wolter Kluwer – Future Ready Lawyer, el 73% de los estudios de abogados considera tendencia el énfasis en la mejora de la eficiencia y la productividad.

Afortunadamente, las firmas legales cuentan con ventajas tecnológicas que centralizan los elementos de control interno para obtener toda la información necesaria de sus funciones y operaciones. Lo cual, brinda numerosas oportunidades para mejorar el desempeño de su equipo y promover sus fortalezas competitivas.

¿Qué es control de una empresa?

Antes de adentrarnos en los elementos del control de una empresa, vamos a definir qué es el control de una empresa. Se trata del conjunto de procesos, técnicas y estrategias asociados a las actividades de realización de objetivos y dirección empresarial.

Este, se encarga de evaluar continuamente los resultados obtenidos en relación a los objetivos planeados, con el propósito de corregir desviaciones y optimizar las operaciones de la empresa. Por lo tanto, el control administrativo involucra la recolección de información sobre las actividades a fines y utilizar dicha información en la toma de decisiones, para desarrollar un sistema orientado al éxito empresarial.

Tipos de control de una empresa

Puesto que el control de una empresa está relacionado a los procesos de optimización y cumplimiento de metas, es natural que existan distintos tipos de control empresarial. Entre estos tenemos:

• Control preliminar: son aquellas actividades y técnicas previas a la acción, como los presupuestos, la planificación de actividades y dinámicas de trabajo.
• Control enfocado en procesos: en este tipo de control se supervisa y mide el avance del proceso de optimización en todo momento, a fin de reducir la variabilidad en el resultado final.
• Control de selección o aprobación: son las técnicas o estrategias que facilitan la toma de decisiones en algún punto clave del proceso de mejora. Ya sean criterios, análisis de escenarios, normativas que permitan evaluar las posibles acciones a aplicar.
• Control concurrente o directivo: es aquel tipo de control que es llevado a cabo por los propietarios o socios de la organización, a fin de evaluar el desempeño del equipo.
• Control de retroalimentación o posterior a la acción: se trata de los métodos de medición de resultados y evaluación de desempeño, aplicados una vez ha terminado o avanzado el proyecto.

Elementos de control de una empresa: control de procesos

Los elementos de control de una empresa pueden variar de acuerdo a las necesidades de esta y el sistema de control de gestión del que estemos hablando, pues para cada área de la compañía puede aplicarse un sistema distinto. Aun así, si la idea es mejorar la eficiencia y productividad en un área específica existen elementos de control de procesos que deben estar siempre presentes.

• Plan de desarrollo

Es el planteamiento de etapas y procedimientos necesarios para alcanzar los objetivos planteados. Para elaborarlo, la organización debe evaluar con ayuda de software cuál es su estado actual, cómo se está desempeñando el equipo y cuáles son los aspectos a mejorar, para así reducir los riesgos de pérdida capital.

• Mapa de procesos

Los mapas de procesos facilitan la identificación de las operaciones y actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa, su peso en la búsqueda de los objetivos y por ende, su relevancia dentro de la organización, lo cual supone un ahorro de costes en el proceso. 

• Recolección de información

Dentro de los elementos de control interno, la recolección de información es sumamente importante. Este componente comprende el sistema de seguimiento encargado de registrar y reportar cómo se están desarrollando las operaciones y actividades de interés. De esta forma, obtener datos confiables y concretos de los procesos para su evaluación.

• Recursos humanos

Otro de los elementos de control de una empresa esenciales es el talento humano, poco lograría una organización si se descuida el bienestar social y capacitación de su equipo. Por lo tanto, para llevar un adecuado control de procesos se debe impulsar el trabajo colaborativo, búsqueda de soluciones y la cultura de la innovación por parte de cada miembro.

• Recursos tecnológicos

Este elemento comprende el hardware y software necesario para la ejecución de procesos. Lo ideal es que se implementen equipos especializados en el área en que se desenvuelve la empresa, para así garantizar la cobertura de las necesidades específicas de la organización y un desarrollo óptimo.

• Sistemas de evaluación

Como parte de los elementos de control administrativo, los sistemas de evaluación son aquellos instrumentos que permiten de forma efectiva analizar los resultados obtenidos y las desviaciones que se pudieron haber presentado durante el desarrollo de la etapa o proyecto en general. Esto dará paso a la toma de decisiones pertinentes y el planteamiento de nuevas acciones.

Ejemplos de elementos de control de una empresa

Como el control administrativo puede aplicarse a cualquier tipo de organización, es posible implementar los elementos de control de una empresa a la optimización y organización de un despacho de abogados. A continuación, veamos algunos ejemplos de control de una empresa para procesos jurídicos y administrativos dentro de una firma.

Elementos de control de una empresa en procesos jurídicos

Para las firmas de abogados, ejecutar elementos de control de una empresa en la gestión de procesos jurídicos cuenta con la ventaja de que existen instrumentos especializados en legaltech desde los cuales es posible centralizar y supervisar el trabajo en equipo, establecer plazos de proyectos, planificar reuniones y audiencias. Así como también, promueven la interacción entre socios, abogados e incluso, clientes.

Un ejemplo de este tipo de herramientas es CaseTracking, que centraliza elementos de control interno para el seguimiento de casos jurídicos, sincronizándose con los portales de los poderes judiciales de distintos países en Latinoamérica. Además, facilita la obtención de reportings, de modo que se puede diseñar una dinámica desde la cual planificar acciones, seguir el desarrollo de casos, así como supervisar el desempeño y rentabilidad del despacho.

Otro ejemplo destacado es un CLM software (Contract Lifecycle Management), que ofrece una solución completa para el control y seguimiento de los procesos contractuales. Este tipo de software gestiona de manera digital y en una sola plataforma todo el ciclo de vida del contrato, proporcionando una trazabilidad completa. Permite solicitar, crear, negociar, firmar y almacenar contratos de forma eficiente, garantizando un control total sobre los acuerdos legales y evitando pérdidas de tiempo y errores en la gestión documental.

Elementos de control de una empresa en procesos administrativos

Cuando se trata de aplicar los elementos de control administrativo a un bufete, generalmente los objetivos que se plantean están relacionados a optimizar la productividad de los abogados. Para lo cual, se puede tomar como unidad de medida las horas que los letrados dedican a tareas de naturaleza jurídica.

Para esto pueden recurrir a software como TimeBillingX, una herramienta que centraliza elementos de control de procesos internos. Su principal facultad es la digitalización del registro de horas por abogado y actividad. A partir de esta información, ofrece reportes sobre rentabilidad y productividad de cada miembro y cliente en su módulo de business intelligence. Siendo posible identificar los factores que pueden estar afectando el rendimiento de los profesionales, y establecer las estrategias pertinentes para solventarlo.

De esta forma, aplicando los elementos de control de una empresa a la firma de abogados, se generan oportunidades de mejora continua, garantizando a los miembros del equipo una dinámica laboral más ética e innovadora. Repercutiendo en brindar un servicio de mayor calidad para a los clientes lo cual, beneficia las competencias del negocio.