CRM legal: qué es, para qué sirve, ejemplos y tipos

Con el auge de las metodologías de recolección de datos, el uso de un software de tipo CRM legal se ha vuelto muy popular dentro de las firmas de abogados. De hecho, según el ABA Tech Report: Practice Management, para el año 2019 el uso de programas CRM legal había aumentado de un 3% a un 44%. 

En este contexto, los abogados que aún no están familiarizados con la transformación digital deben entonces empezar por conocer qué es un CRM legal y para qué sirve. Por ello, a continuación, te explicamos lo principal que debes saber sobre este software, sus tipos y algunos ejemplos de CRM legales.

¿Qué es un CRM legal?

Un software Customer Relationship Management (CRM) o de Gestión de Relaciones con los Clientes es una solución digital orientada al marketing y a mejorar la gestión, atención y captación de clientes. Por lo tanto, un CRM legal como herramienta tecnológica es capaz de recopilar, almacenar y gestionar una base de datos de aquellas interacciones que tengan las firmas de abogados con sus clientes. 

¿Para qué sirve el CRM legal?

Sabiendo ya qué es un CRM legal, el para qué sirve dentro de una firma de abogados ahora es algo sencillo de ver. Siendo que las firmas se apoyan en herramientas digitales para el desarrollo y la gestión de la información que manejan diariamente, un CRM legal ayuda a recopilar y acceder a los datos de los clientes desde un solo sitio, favoreciendo a la generación de insights a fin de optimizar las campañas de captación y servicios a los usuarios. 

Entre otras funciones, también destacamos que un CRM legal sirve para:

• Hacer seguimiento de la actividad de los clientes desde una sola plataforma, fomentando el trabajo colaborativo entre los abogados y demás players, a fin de contactar con ellos y establecer reuniones.
• Automatizar procesos de marketing a fin de obtener un mayor alcance a los posibles clientes, sin que esto ocupe el tiempo de las actividades jurídicas.
• Coordinar y organizar tareas, así como documentos, tanto con los clientes como con los miembros de la firma.

Tipos de CRM para abogados

Aunque todo CRM legal se dedique a cumplir con las mismas actividades básicas, existen diferentes grupos en los que podemos clasificar estos programas. Y es que dependiendo del software para abogados que se elija, este se centrará en ofrecer ciertas funciones y programas especializados, de acuerdo a las necesidades que pueda tener cada firma.

En este sentido, podemos decir que existen los siguientes tres tipos de CRM legal:

• CRM legal analítico: este sistema de control y gestión se enfoca en recoger y analizar datos de los clientes pertenecientes a la firma (bases de datos de contactos, comportamientos de los clientes, generación de insights para la toma de decisiones, etc.).
• CRM legal colaborativo: en este caso, el software se especializa en facilitar la interacción y la colaboración en tiempo real de los departamentos de marketing, ventas y servicio al cliente de la firma de abogados.
• CRM legal operativo: este CRM legal se enfoca en automatizar las operaciones comerciales de marketing, servicios al cliente y ventas.

Ejemplos de CRM legales

En el mercado tecnológico existen múltiples ejemplos de CRM, los más reconocidos son el CRM de HubSpot y el CRM de Salesforce. Sin embargo, estos sistemas no están especializados en el sector jurídico. 

Es por esta razón que dentro del mercado legaltech podemos encontrar ejemplos de CRM legales como los siguientes: 

• Efficy CRM para abogados: la versión de CRM para abogados de la empresa Efficy cuenta con funcionalidades que permiten la gestión documental, el control administrativo de las facturas, el registro del historial de interacciones con los clientes, la generación de informes analíticos, entre otros.

• Clio Grow: entre sus características como CMR legal destacan que es de fácil uso, crea tareas y recordatorios automáticos que permiten tener un seguimiento de los clientes y potenciales clientes, organizándose por categorías y añadiendo contactos jurídicos profesionales. 

• Legally CRM: este ejemplo de CRM legal ofrece a las firmas de abogados un soporte para administrar correctamente su despacho y todos los casos que lleguen a este. Este software permite diseñar campañas de marketing por internet, brinda seguridad y protección de datos, y facilita el control financiero de la firma.

Otros tipos de software para abogados

Es importante resaltar que, así como existen los sistemas CRM legal que se enfocan en optimizar las relaciones con los clientes, las firmas jurídicas pueden complementar su actividad interna con otros tipos de software especializados en apoyar las tareas de naturaleza administrativa y jurídica. 

Dicho esto, algunas herramientas para abogados que se están volviendo cada vez más popular en América Latina son las siguientes:

• TimeBillingX: este software no es un CRM legal porque no se encarga de la gestión de la relación con los clientes, pero es un importante gestor de tareas enfocado en el control y registro de horas trabajadas por los abogados. Gracias a dicho registro, el software ofrece reportes de productividad y rentabilidad por cada abogado y socio. También, el sistema se encarga de automatizar la facturación electrónica y el cobro masivo a clientes.

• CaseTracking: tampoco es un CRM legal, pero es uno de los principales sistemas de seguimiento y gestión legal de procesos jurídicos que se está utilizando en Latinoamérica. Con esta herramienta el abogado puede seguir sus juicios de manera remota al sincronizarse automáticamente con los portales web de los poderes judiciales.

Cabe acotar que, en el caso de esta última herramienta, algo en común con un CRM legal es que entre sus funciones permite la interacción entre clientes y abogados, así como también hacer un seguimiento de la actividad de estos pero enfocado a los procesos judiciales, documentos y audiencias. 

Por otro lado, una semejanza que tienen ambos software con un CRM legal es la posibilidad de planificar, organizar, distribuir y hacer seguimiento a tareas, proyectos y actividades, pues funcionan como sistemas de recolección de datos y análisis de actividad. Sin embargo, ni TimeBillingX ni CaseTracking cumplen funciones de marketing o ventas, lo cual sí hace un CRM legal propiamente.

Finalmente, el abogado con nuevas tecnologías como el CRM legal y otros software de legaltech puede desarrollar una dinámica de trabajo optimizada, personalizada y enfocada en el cliente. Lo cual fomenta una práctica interdisciplinaria que potencia las competencias y oportunidades de éxito dentro de un mercado tan competitivo.