Razones para no hacer el control de horas trabajadas con Excel

Hacer el control de horas trabajadas en Excel es algo bastante habitual dentro y fuera del sector jurídico. Esta herramienta ofimática es muy popular a nivel mundial y permite gestionar una gran cantidad de datos a través de diferentes hojas de cálculo, pero hoy en día podemos encontrar herramientas mucho más especializadas con las que obtener un mejor resultado.

Desventajas de hacer el control de horas trabajadas con Excel

Implica una gran inversión de tiempo

En el sector jurídico es bastante habitual que los abogados cobren a sus clientes en función del tiempo de trabajo que les han dedicado. Esto implica que hay que llevar el control de las horas dedicadas a cada cliente de forma detallada.

Hacer esta gestión con Excel implica en realidad invertir una gran cantidad de tiempo en crear la tabla para cada cliente, apuntar las horas de trabajo dedicadas y agrupar después los datos en función de las horas que ya han sido facturadas y las que no.

Se calcula que cada abogado que utiliza Excel para hacer el control de sus horas de trabajo pierde una media de 2,5 horas de trabajo a la semana, tiempo que podría estar dedicando a tareas más rentables si tuviera una herramienta especialmente pensada para la gestión del tiempo de trabajo.

Dificulta la gestión de los datos

Cada abogado suele tener su propio método a la hora de elaborar la plantilla para controlar su tiempo de trabajo. Hay quien crea una ficha por cliente y luego la va dividiendo por meses, pero también hay quien tiene una plantilla para cada mes y en ella las fichas de todos los clientes.

En cualquier caso, al final nos encontramos con un abogado que tiene en un mismo documento una gran cantidad de datos, lo que dificulta su manejo y aumenta las posibilidades de que se produzca un error.

Hace más complejo y lento el proceso de facturación

Tanto si la factura la hace el propio abogado como si de ella se encarga el departamento de contabilidad de la firma, el exceso de datos hace que el proceso de elaborar las facturas se vuelva más complejo y, por tanto, más lento. Lo que a la vez implica que la firma tarda más en cobrar.

Las nuevas tecnologías como solución

Gracias a la implantación de la tecnología la tendencia actual es la automatización de procesos administrativos, de forma que el abogado pueda centrar todos sus esfuerzos en su labor jurídica.

Uno de los grandes fallos de Excel es que no permite la automatización, así que el abogado siempre tiene que invertir más tiempo del que debería en registrar sus horas de trabajo.

Además, se trata de una herramienta poco intuitiva y que a muchas personas les resulta visiblemente no amigable. Aunque está pensada para realizar cálculos y guardar data, no puede crear reportes inteligentes a partir de los filtros y la data previamente almacenada. Por suerte, el software especializado para abogados acaba con estos problemas.

Una de las herramientas más destacadas del sector es TimeBillingX, que cuenta con usuarios repartidos en 19 países alrededor del mundo.

Se trata de un software especialmente desarrollado para el ámbito jurídico en el que una de sus funcionalidades es la gestión automatizadas de las horas de trabajo dedicadas a cada cliente.

El abogado puede acceder a la información desde cualquier lugar y hacer los ajustes que sean necesarios en apenas un minuto. Así, cuando llega el momento de facturar toda la información está disponible y se puede tener la factura lista inmediatamente.

Las firmas que usan este sistema están ahorrando ya una gran cantidad de tiempo que sus integrantes pueden dedicar a sus clientes, aumentando así sus beneficios.