Legal operations: qué son las operaciones legales o legal ops

Las  legal operations (o legal ops) han obtenido un rol fundamental en la adaptabilidad y supervivencia de las empresas durante la cuarentena por la covid-19. De acuerdo con el Legal Department Operations (LDO) Index 2020, para el 2020 el 81% de los departamentos legales ya contaba con personal destinado a las operaciones legales, en contraste al 57% registrado en el año 2019. 

Estos datos señalan un cambio drástico para las gerencias legales, firmas y demás players de la industria, resaltando la necesidad de un trabajo más refinado dentro de la modalidad de teletrabajo y la priorización de las legal operations, lo que parece ser clave para prosperar en el futuro de este mercado tan competitivo y cambiante.  

¿Qué son las legal operations u operaciones legales?

En términos generales, las legal operations u operaciones legales son actividades de naturaleza multidisciplinaria destinadas a optimizar los servicios que presta un departamento legal. Dichas actividades requieren combinar habilidades como la planificación estratégica, gestión financiera, gestión de proveedores, gestión de tecnología y análisis de datos, entre otros.

En este contexto, es fundamental conocer y entender totalmente las necesidades y objetivos del negocio, pues las operaciones legales estarían diseñadas específicamente para agregar valor al departamento jurídico e impulsar su eficiencia a fin de responder a las demandas y metas de toda la organización.

Conceptos legales básicos asociados a legal ops

Es importante saber que existen conceptos básicos sobre legal operations que pueden ser desconocidos para los letrados. A fin de esclarecer un poco el camino, describiremos varios de los principales conceptos a continuación: 

• Legal Project Management: se trata de la gestión del proyecto legal que va a permitir desglosar, mapear y comprender los procesos internos  del trabajo jurídico.

• Legal Operations Team: Es el conjunto de miembros destinados a las operaciones legales, el cual está cada vez conformado por miembros más interdisciplinarios no únicamente por abogados. 

• Head of Legal Operations / Legal operations manager: es el líder o encargado de gestionar la actividad del departamento, generalmente depende del General Counsel (CG), o Comité Ejecutivo. 

• Change Management: Es un aspecto importante que el equipo debe cumplir a cabalidad, se trata de la administración del equipo a través de la gestión del cambio (o adaptación al cambio). 

• Risk Management: Esta es una responsabilidad asignada por lo general al legal operations manager, a través de la cual se encarga de la propiedad y gestión de los datos que deben ser protegidos y administrados dentro del departamento. 

• Cross-functional alignment: Se refiere a la contratación de software para la automatización de procesos, por parte del Head of legal operations a través de relaciones establecidas con el departamentos de IT. 

Funciones de un legal operations manager

Cuando se habla del legal operations manager nos estamos refiriendo a un socio estratégico cuyo rol es cumplir con la función de dirigir los procesos internos del departamento jurídico para que estos se alineen al objetivo de satisfacer las necesidades de la organización, por lo que es de suma importancia que el legal operations manager tenga desarrolladas habilidades de gestión empresarial.

Por esa razón, el legal operations manager debe participar activamente en el análisis de datos, la toma de decisiones y desarrollo de acciones estratégicas que agreguen valor e impacto a las actividades del departamento legal que tengan una relación directa o indirecta con el éxito de toda la organización. Es decir, debe ser alguien capacitado no solo en el área legal, sino también en asuntos financieros, gestión de procesos y gestión de tecnologías. 

¿Qué es CLOC legal operations?

Hoy en día, las legal operations han obtenido gran relevancia dentro del sector jurídico y ejecutivo. En consecuencia, a nivel global han surgido ciertas metodologías bajo las cuales se establece una guía de cómo debe ser el desarrollo de las operaciones legales dentro de un departamento jurídico, una de las principales metodologías es la desarrollada por el Corporate Legal Operations Consortium (CLOC).

Bajo este modelo del CLOC legal operations existen tres niveles de madurez para el sistema operacional en un departamento legal: Funcional, Avanzado y Maduro. Dentro de cada uno se abordan un conjunto de áreas funcionales. Dichas áreas, conocidas como The CLOC core 12 se pueden aplicar a procesos operacionales en muchas empresas o equipos legales para lograr la excelencia operativa. 

¿Qué es ACC legal operations?

Otro gran modelo metodológico de las operaciones jurídicas es el desarrollado por la Association of Corporate Counsel (ACC). Conocido como ACC Legal Operations Maturity Model 2.0, este funciona como una herramienta de referencia para que los líderes de legal operations puedan evaluar la madurez de una amplia gama de áreas funcionales relevantes para la optimización dentro de sus departamentos.

El ACC legal operations también se rige por tres niveles de madurez: Inicial, Intermedio y Avanzado. Asimismo, en la búsqueda de la adaptabilidad y aplicabilidad para cada caso establece 15 funciones y 92 subfunciones, que deben evaluarse a fin de lograr un nivel adecuado de eficiencia. 

Fuente: 2020 ACC Legal Operations Maturity Benchmarking Report

¿Cómo implementar las operaciones legales?

Saber cómo implementar las legal operations correctamente dentro del equipo de trabajo es fundamental para obtener los mejores resultados y evitar correr riesgos que puedan representar una pérdida de valor para el departamento jurídico. 

Aclarado esto, el primer paso para diseñar una estrategia de optimización es definir un modelo operacional. Vale acotar que, la idea no es ajustar nuestros objetivos al modelo, sino adaptar el modelo a los objetivos y las necesidades de la organización.

Elegido el modelo, con  base en las iniciativas y/o funciones a desarrollar se diseñan los procesos, determinando los indicadores de gestión que permitirán detectar la tecnología a adquirir e integrar a los procesos. A partir de este punto, será posible recopilar datos a fin de evaluar cada proceso y entorno de manera automática. 

Un punto a aclarar es la importancia de implementar una cultura de la optimización dentro del departamento, generando las razones  por las cuales el equipo sienta la necesidad y motivación de cambiar su manera de trabajar. De lo contrario implementar las tecnologías adecuadas para las operaciones legales no servirá de mucho, pues el equipo no sabrá cómo aprovecharlas correctamente.

Si deseas profundizar más en este tema te invitamos a consultar nuestro video sobre Legal Ops: ¿Cómo construir un modelo operacional para áreas legales?

El rol de la transformación digital en las legal operations

Según el 2021 State of The Industry Survey Report, dos de las principales prioridades de los departamentos legales son la automatización de procesos legales (57%) y la implementación de nuevas tecnologías (54%). Esto significa que es fundamental hacer uso de programas y herramientas tecnológicas especializadas que ayuden a dejar de perder tiempo en tareas administrativas y repetitivas, y en su lugar optimicen el tiempo de los abogados para que estos se puedan dedicar al 100% a tareas estratégicas. 

Para esto, existen soluciones legaltech como TimeBillingX y CaseTracking. TimeBillingX es una herramienta de gestión del tiempo que automatiza el registro preciso de las horas que cada socio o abogado dedica a sus tareas, proyectos y clientes. Este mismo sistema ofrece reportes de business intelligence que ayudan al análisis estratégico en cuanto a la productividad y rentabilidad del personal. Además, permite automatizar tareas como la facturación electrónica y el cobro masivo a los clientes. 

Por otro lado, CaseTracking es una herramienta legaltech que se sincroniza con las plataformas de los poderes judiciales de distintos países, lo que permite a los abogados controlar y estar al tanto de todos sus juicios desde cualquier lugar del mundo a través de internet. Además, ayuda a optimizar el tiempo pues permite programar audiencias, gestionar la cartera de clientes, acceder a reportings analíticos sobre los casos, entre otros.