Dirigir una firma equivale a liderar un negocio. La tarea exige implementar procesos administrativos en firmas legales, que se define como la gestión financiera de todos los recursos internos –talento humano, medios tecnológicos, capital financiero, entre otros– de la forma más eficiente y eficaz posible, para alcanzar los objetivos del negocio.
En el caso de las firmas legales, esto también equivale a gestionar actividades no jurídicas que insumen una gran cantidad de tiempo. Para tener éxito, adoptar tecnologías legaltech se ha vuelto cada vez más crucial en el ambiente competitivo que nos rodea.
En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber-.
Invertir el tiempo necesario en definir objetivos, planificar estrategias para alcanzarlos y encontrar cómo evaluar el rendimiento será clave para sostener la firma y crecer. La importancia de este proceso administrativo se verá reflejada en una:
“Trust the process”, reza la famosa frase. Es esencial confiar en que establecer un proceso administrativo nos conducirá a los resultados esperados.
El Legal Practice Management (LPM) establece un vínculo entre la práctica legal y la gestión empresarial de una firma de abogados. Su objetivo es centralizar la gestión y optimizar la práctica legal, al mejorar el manejo del tiempo y los recursos, y asegurar el cumplimiento normativo. Abarca áreas clave en la gestión empresarial sobre las cuales ahondaremos en los siguientes capítulos:
“El mercado se está atomizando y la tecnología se vuelve cada vez más protagonista. Porque el cliente necesita que el abogado esté a su lado, que conozca sus necesidades, porque el resto del trabajo lo hará la tecnología”.
Rafael Mery, abogado consultor y Socio Director para Latam en MIRADA 360º
Como abogado, puede ser intimidante pensar en la gestión financiera de una firma. No es algo que se enseñe a fondo en la universidad. Sin embargo, el éxito de una empresa depende de conocer y manejar los números. Esto se traduce en algunos primeros pasos fundamentales:
Si los reportes mensuales de flujo de caja muestran dificultades o desfases crónicos, quizás sea necesario ajustar el sistema de pagos de los clientes, administrar los términos y plazos de los pagos, y/o los precios de los servicios.
Otro paso fundamental que va de la mano de la elaboración del plan de negocios y la elección del sistema de gestión.
Definir el precio que la firma le pondrá a sus servicios es una acción que implica comprender tanto al mercado como a los clientes, establecer una propuesta de valor que se diferencie de los competidores, y, a la vez, asegurar la rentabilidad.
Es crucial que el precio no sea estático, sino que se adapte a las necesidades individuales de cada cliente y propuesta. Existen distintos modelos de pricing para las firmas legales:
Más allá de los modelos, es fundamental comparar la tarifa con el promedio de los abogados en el área y que el precio tenga sentido para el cliente. Factores como la experiencia, el tiempo, el esfuerzo y la complejidad del caso deben ponerse en la balanza al definir el precio.
El seguimiento preciso de los ingresos permite a las firmas legales medir su desempeño financiero, identificar áreas de rentabilidad y tomar decisiones informadas sobre precios, asignación de recursos y estrategias de crecimiento.
Un correcto seguimiento de los gastos también es importante para identificar ineficiencias y optimizar procesos. Algunos de los costos que debería de contemplar tu presupuesto, y que influyen en el precio de los servicios, son:
Muchas firmas eligen pagar estos costos en nombre del cliente y luego agregarlos a la factura. Otras podrían pedirles a los clientes que los pagaran directamente. Una tercera opción es solicitar a los clientes un depósito adicional para gastos previstos.
Un proceso eficiente de facturación y cobro es vital para mantener un flujo de caja estable. Las firmas legales deben enviar facturas precisas a los clientes, y realizar un seguimiento de los pagos y de las cuentas vencidas. Este proceso administrativo es uno de los principales dolores de cabeza para los abogados.
Además, se invierte demasiado tiempo valioso del abogado en esta tarea que no es redituable. Según datos de Clio, estos profesionales registran sólo 2,6 horas facturables por día, en promedio. Muchas de las horas restantes se dedican al envío de facturas, el seguimiento de los pagos, etc.
A este panorama se suma que, aproximadamente, el 11% de las facturas nunca son pagadas por los clientes. Para evitar que el flujo de caja entre en una situación crítica, es necesario definir y estandarizar el proceso de facturación. Crea una política que incluya:
Considera implementar un sistema de gestión de cobros y del proceso de facturación ordenado y transparente. La solución de Lemontech para esto, LemonSuite, brinda la posibilidad de tener una visión panorámica de los cobros, facturas y pagos, y, aparte, ahorra tiempo valioso de los abogados. La definición de cobros y facturas se reduce en al menos 30 minutos por factura en las firmas legales.
Empecemos por diferenciar los términos. Los ingresos o ganancias son el dinero que genera la firma legal cada mes. La rentabilidad mide el beneficio producido en relación con los egresos.
Una firma legal es rentable siempre y cuando los ingresos superen a los costos. Identificar las áreas más lucrativas puede ayudar a redirigir los recursos y esfuerzos. Pero, ¿cómo se mide la rentabilidad?
Primero, se definen los KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento, en español). Algunos de los más relevantes para una firma legal son:
"Lo que no se mide no se puede mejorar", dijo Peter Drucker, conocido como el hombre que inventó el modelo moderno de gestión empresarial. Contar con reportes ayuda a tomar decisiones informadas sobre inversiones y oportunidades de crecimiento.
La firma legal podría escoger expandirse para ofrecer nuevos servicios, contratar más abogados o adoptar nueva tecnología para potenciar la eficiencia.
Una de las maneras más sencillas de asumir las riendas de la gestión financiera es mediante un software. Tanto para realizar análisis de rentabilidad integrales, como para digitalizar y automatizar la información y la actividad, LemonSuite es un gran aliado.
La aplicación lleva un registro de las actividades de los abogados y realiza un análisis automatizado sobre cuáles son las tareas rentables y las no rentables. Es posible generar informes sobre los niveles de productividad y rentabilidad de los profesionales, y también de los clientes, para saber cuáles de estos dan más ganancias.
¿Qué es un modelo de operacionesUn modelo de operaciones empresarial es, básicamente, la combinación de roles, habilidades, estructuras, procesos, activos y tecnologías que permiten a una organización cumplir con su estrategia. Es la forma en que se organiza el negocio para alcanzar sus objetivos y enfrentar los desafíos futuros. Involucra:
El modelo de operaciones elegido debe cumplir con una doble función:
Otra forma de optimizar las operaciones es gestionar las tareas con una metodología “Lean”. Tal vez lo primero que venga a la mente sea Toyota y la producción eficiente. Pero el concepto se refiere a una filosofía de gestión de operaciones que puede mejorar la productividad y calidad en cualquier industria.
El Lean Project Management aplicado a la función legal consiste en combinar herramientas de software y metodologías ágiles para simplificar los procesos y ordenar la cadena de tareas en caso de consultoría, proyecto, asesoría o juicio. Algunos puntos de partida donde implementar esta metodología son:
La inteligencia artificial también continuará optimizando el trabajo de los abogados en las áreas de investigación legal, redacción y gestión de contratos, y revisiones de debida diligencia, por nombrar algunos.
Ya hemos visto que la tecnología es una aliada esencial de toda firma legal, especialmente si tenemos en cuenta que las nuevas generaciones que se suman a la industria son nativas digitales.
Llamamos “legaltech” al grupo de herramientas y soluciones que tienen el fin de apoyar, complementar o reemplazar métodos tradicionales o transacciones a la hora de prestar servicios jurídicos. Invertir en nuevas tecnologías:
La tecnología ha redefinido la gestión de prácticas legales, abordando desde proyectos y clientes, hasta facturación y seguimiento del tiempo. Su implementación va más allá de la adquisición de software; implica reestructurar procesos y capacitar. Repasaremos algunas herramientas claves, sus beneficios y cómo implementarlas.
Antes de entusiasmarte con cualquier aplicación o software legal, deberías de conocer las necesidades de tu firma. Para elaborar un mapa de tu situación actual, sigue estos pasos:
Haz evaluaciones regularmente. Puede que cambien las prioridades de la firma, o los productos y servicios tecnológicos. Tal vez, lo que hoy sirve, mañana sea obsoleto. Evalúa con frecuencia tu estado de situación.
Una vez que sepas cuáles son las necesidades de tu firma y cuánto es tu capital disponible para solucionarlas, es hora de comenzar a buscar herramientas digitales en el mercado legaltech.
En este proceso, tienes que hacer una comparación entre las opciones disponibles a nivel de precios, funcionalidades, características, experiencia del proveedor, curvas de aprendizajes y otros.
Para cada área o función legal, existe una herramienta tecnológica. Algunas de las categorías más populares son:
El marketing para abogados es un conjunto de acciones estratégicas y tácticas, con el objetivo de impulsar la comercialización de los servicios de la firma. ¿Por qué lo necesitas? Porque puede ayudarte a:
Una estrategia bien diseñada puede ayudar a tu firma a destacarse frente a sus competidores. Hacer marketing para abogados también sirve para educar al público sobre temas legales y mejorar la conciencia colectiva sobre cuestiones jurídicas importantes.
El marketing legal ha experimentado una transformación en las últimas décadas. Mientras que antes estaba dominado por los anuncios impresos o de radio, y las referencias directas, hoy entran en escena estrategias digitales, como la optimización para los motores de búsqueda (SEO) como Google y las campañas en las redes sociales. Las firmas legales suelen combinar métodos tradicionales y digitales.
Antes de diseñar una estrategia de marketing para firmas legales, la regla de oro es saber bien quiénes son y qué necesitan tus clientes actuales y potenciales. Considera sus dificultades, los problemas comunes que afrontan y posibles soluciones. Ponte en sus zapatos a la hora de crear los mensajes claves para tu sitio web, redes sociales y campañas publicitarias.
El siguiente paso es trazar tu plan o estrategia. Para esto, deberás:
Si el marketing legal se enfoca en el “aquí y ahora”, el desarrollo empresarial juega a largo plazo. Su objetivo es la expansión: sumar nuevas fuentes de ingresos, ventas y áreas de práctica, y tejer redes.
El rol de BD en una firma de abogados implica buscar oportunidades estratégicas de crecimiento. Algunos ejemplos son la venta cruzada (cross-selling) a clientes existentes y la incorporación de nuevos servicios. Por lo general, este puesto recae en un abogado con interés en temas de marketing y habilidades comerciales, o en alguien que viene del área de marketing y ventas, pero que no necesariamente conoce el sector legal.
Las principales estrategias de desarrollo empresarial que debería de adoptar una firma legal son:
“Puedes ser un excelente abogado pero, si no sabes vender, no vas a escalar. Los tiempos y el mercado han cambiado; hay una oferta infinita de abogados y si tú realmente quieres empezar a posicionarte como el mejor, tienes que empezar a comunicarlo y venderlo. De lo contrario, nadie va a saber lo buenísimo que eres en tu área”.
Alejandra Rojas, Partner y Legal Marketing de UpWyse Legal Marketing.
81% de los abogados afirma que la capacidad de contratar y retener talento será la que más repercute en sus operaciones en los próximos tres años, según el reporte “El abogado del futuro 2023: abrazar la innovación para adaptarse al cambio” de Wolters Kluwer.
La gestión del talento es un desafío para firmas legales de todos los tamaños. Capturar, entrenar y retener a los mejores profesionales es un factor que destaca a una firma de sus competidores. A la vez, mucho dinero y esfuerzo se desperdician cada año por la rotación del personal.
El primer paso, antes de salir a la caza del talento, será evaluar y prever las necesidades de personal y competencias de la firma, a mediano y largo plazo. Esto ayudará a elaborar una descripción de los puestos y perfiles requeridos.
En la etapa de la selección, más allá del currículum vitae, habrá que considerar otros aspectos personales de los candidatos: ¿cuáles son sus perspectivas de crecimiento? ¿Qué expectativas tienen del empleo en cuanto a demanda, horarios y nivel de compromiso?
Será clave ser honestos desde la primera entrevista con respecto a cómo va a ser el trabajo y disponer de una excelente infraestructura de desarrollo profesional. Que haya un sistema claro de asignación de tareas, programas de orientación y tutorías, ofrecer una sólida formación en materia jurídica y habilidades de abogacía, y un proceso de evaluación del rendimiento que incluya feedback continuo.
Otros factores que influyen en la atracción y retención del nuevo talento son:
El salario ya no es el único factor determinante para elegir o permanecer en un trabajo, pero sigue siendo un pilar. Existen dos modelos “extremistas” de compensación en las firmas legales:
Es momento de pensar “fuera de estas cajas”, enfocarse en las necesidades específicas de la firma y, esencialmente, hacerse la pregunta: “¿Qué incentiva a mis abogados? ¿Qué los desalienta?”. Identificar cómo trabajar y compensar mejor a cada persona de la firma.
Este proceso es 100% bilateral y demanda escuchar a los trabajadores, entender sus intereses y pasiones, y generar espacios para que puedan desarrollarse.
Una vez que hayas incorporado a una nueva persona, tómate el tiempo para desarrollarla. La formación es una piedra angular para el crecimiento del abogado y de la firma. Además, permitirá la adaptación de la empresa a nuevos procesos y tecnologías. Es tu boleto al futuro.
“Es de suma importancia lograr el crecimiento de los profesionales de una firma a través del desarrollo de un plan de carrera profesional diseñado por la propia firma, que permita el crecimiento y desarrollo del abogado, desde su incorporación a la firma como asociado hasta llegar a socio”. Fernando Peláez-Pier, CEO de LexLatin
No es una novedad que la generación de los millennials porta la bandera del balance entre vida laboral y familiar. Y, si se estima que para 2025 más del 50% de los abogados en actividad en Estados Unidos serán de esta generación (Thomson Reuters), es un punto fundamental para incluir dentro de una estrategia de gestión del talento.
Flexibilizar los horarios, brindar una mayor autonomía y romper las estructuras al ofrecer, por ejemplo, más días de trabajo desde casa, son medidas que pueden repercutir en el bienestar de los profesionales y esto, a su vez, hará eco en su rendimiento.
Una buena gestión de comunicación interna también será indispensable para crear una cultura organizacional positiva e inclusiva.
Como hemos visto, la tecnología es transversal a todos los procesos de gestión de una firma legal. En el caso de los recursos humanos, invertir en nuevas aplicaciones y programas puede ayudar a reducir la carga laboral, evitar el burnout de los profesionales e incrementar la eficiencia.
Aparte, muchos jóvenes profesionales buscan trabajar en organizaciones que estén a la vanguardia de la innovación, porque saben que allí podrán crecer y desarrollarse.
Al igual que en el mundo corporativo, el sector legal debe planear su sucesión: ¿cómo le abrirá el paso a las generaciones venideras? Si los jóvenes ven ceñidas sus posibilidades de crecer, porque los más veteranos no se jubilan, eventualmente abandonarán la firma.
Suele suceder que los abogados más senior se resisten a presentarles clientes a los junior, algo que también es fundamental para que los jóvenes entrenen sus habilidades.
Estos deberían de trabajar codo a codo con sus superiores. Embeberse de la cultura de la firma, aprender conocimientos y adquirir habilidades que garanticen la continuidad del negocio.
Recuerda que el principal activo de una firma legal es su capital humano. Cuídalo, motívalo e invierte en él.
Hemos recorrido los procesos administrativos de una firma legal y los principales pilares para una gestión exitosa: las finanzas, el talento, las operaciones, el marketing, el desarrollo empresarial y el uso de tecnología.
En LemonTech, nos dedicamos a simplificar y agilizar estos procesos. Creemos que la automatización de ciertas tareas es mucho más que una alternativa; es una necesidad para mantenerse a la vanguardia, potenciar la eficiencia y aumentar la rentabilidad.
Una de las plataformas de legaltech que ofrecemos es LemonSuite (TimeBilling), con la cual no solo es posible facilitar el proceso de facturación y cobranza, sino gestionar proyectos, tareas, tiempos y clientes.
Este software de Legal Practice Management funciona en la nube, con lo cual los abogados pueden acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet. Empieza gratis. Anímate a dar el próximo paso.