Automatizar ha sido definido como el proceso de utilizar la tecnología para llevar a cabo tareas sin necesidad de intervención humana. Esta definición, quizá relevante hace algunas décadas, es hoy insuficiente para explicar tanto la realidad del fenómeno como el efecto de aplicar la tecnología actualmente existente a diversos procesos operativos. Hoy, automatizar debe ser entendido como el proceso de utilizar tecnología inteligente para realizar, de manera segura y eficiente, toda clase de tareas y procesos, otorgando a las personas la posibilidad de dedicarse a aquello que les permita generar más valor y obtener mayor realización.
De lo anterior, lo que mayor atención debiera suscitarnos es que la automatización debe ser por fuerza entendida como un proceso dinámico e integral en el que la intervención humana a lo largo del mismo es fundamental.
En efecto, no es posible automatizar sin haber primero entendido, a nivel de detalle, la actividad humana que será sustituida mediante el uso de la tecnología. Tampoco es posible automatizar sin haber definido cuál es el resultado deseado con la automatización, incluyendo cuál será ese mayor valor que podrá ser generado por los recursos humanos a disposición. Finalmente, no será posible automatizar si no tenemos claro cuál es la manera más segura de ir implementando este cambio dentro una organización especialmente cuando la misma, en todo o gran parte, todavía se sustenta en procesos manuales o en tecnología antigua.
Si bien los seres humanos no nos distinguimos por tener especialmente claro aquello que queremos o cómo es que pretendemos lograrlo, lo positivo de entender la automatización del modo que indico es que el proceso de automatizar, en sí mismo, puede contribuir a generar un orden allí donde hay mucha actividad organizada de manera intuitiva o con un conocimiento atomizado entre múltiples responsables.
Todo lo anterior sirve para darnos cuenta de que la decisión de automatizar y adoptar una determinada herramienta para hacerlo es, sin lugar a dudas, una tarea que requiere una evaluación cuidadosa.
La recomendación que siempre hago a las empresas que quieren iniciar un proceso de automatización es que, en lugar de correr a contratar plataformas pre-armadas a las cuales ellos tengan que adaptarse, resulta mucho mejor y al final más rentable seleccionar a un proveedor que pueda meterse a profundidad en el día a día de la operación y que por lo tanto sea capaz de brindar una solución realmente inteligente y flexible que viabilice una adopción razonable y por etapas de la tecnología.
Como siempre cuando se inicia una conversación sobre automatización, debemos dejar de lado tanto los temores a estar contribuyendo a hacer realidad la existencia de un Skynet, como la expectativa que la automatización por sí misma podrá convertir a la empresa en el líder del mercado. Automatizar inteligentemente no significa solo contratar y forzar la utilización de plataformas que permiten ejecutar procesos y tomar decisiones inteligentes con escasa o nula intervención humana. Significa, también y sobre todo, saber cómo hacer uso de la mejor tecnología actualmente disponible para permitir a la organización transformarse en generadora de una mayor eficiencia y valor para el beneficio de todos sus integrantes.