Herramienta de productividad en empresa jurídica: ¿cuál es mejor?

Una herramienta de productividad empresarial es un programa destinado a digitalizar y automatizar determinados procesos repetitivos, para así mejorar el desempeño y el rendimiento en la organización. En el campo jurídico, existen distintas herramientas de legaltech creadas para agilizar y optimizar el trabajo administrativo y legal, recurso valioso para aquellas firmas de abogados que le hacen frente a la nueva normalidad de teletrabajo generada por la COVID-19. 

Importancia de la herramienta de productividad en empresas jurídicas

El activo más importante para una firma de abogados es el tiempo, y su productividad depende, en primera instancia, de la cantidad de horas invertidas para realizar cada trabajo jurídico. Por esta razón, es indispensable dotar al equipo con alguna herramienta de productividad que les permita a los abogados producir más cantidad de trabajo jurídico en el menor tiempo posible. 

En este sentido, los software de productividad permiten aumentar la cantidad de horas cobrables (productivas) y disminuir las horas no cobrables (improductivas), estas últimas son las que se suelen dedicar a tareas no jurídicas, como por ejemplo las tareas administrativas de facturación al cliente.

Dicho esto, para mejorar el rendimiento de los abogados y, por tanto, la rentabilidad de la firma es necesario contar con dos tipos de soluciones tecnológicas: las herramientas de medición de productividad y las herramientas para mejorar la productividad en la empresa

Herramienta para medir la productividad en la empresa

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Para diseñar estrategias que busquen mejorar la productividad en la firma lo primero que hay que hacer es, precisamente, medir el nivel de productividad actual, para así poder determinar de forma específica qué problemas hay que solucionar y cómo. 

En este contexto, la medición de la productividad empresarial en una firma se hace con base en la cantidad de horas que los abogados dedican a tareas que pueden ser cobradas a los clientes. Estas horas son consideradas productivas, ya que le generan a la firma una utilidad. En cambio, las horas que los abogados dedican a tareas que no pueden ser cobradas (tareas no jurídicas) se consideran horas improductivas, ya que se trata de un tiempo de trabajo que no genera ningún tipo de ganancia.

Así, el cálculo específico del rendimiento de los abogados se puede realizar a través de herramientas para medir la productividad. Estos sistemas de medición se encargan de registrar con precisión las horas que los abogados dedican a cada proceso. Con base en ese registro de horas, la herramienta de productividad genera informes analíticos sobre: la relación entre horas productivas e improductivas, el desenvolvimiento del personal y la rentabilidad de cada proyecto.

Si quieres saber más sobre cómo funcionan este tipo de herramientas, consulta nuestro eBook Productividad en las firmas: ¿cómo alcanzar la rentabilidad deseada?

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Herramienta para mejorar la productividad laboral

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Por otro lado, después de medir la productividad, hay que aplicar medidas para poder mejorarla, principalmente a través de los gestores de tareas. En este sentido, debes tener en cuenta dos cosas:

  1. En una firma de abogados existen numerosos deberes que no son solo jurídicos, sino también administrativos. Estos últimos se consideran improductivos, ya que al realizarlos no se obtiene ninguna utilidad. Por tanto, cuando el abogado se ocupa de labores administrativas, está gastando su valioso tiempo en tareas no jurídicas que, aunque importantes, no son facturables para la firma. 
  1. Las tareas que sí son jurídicas y que, por ello, sí pueden ser cobradas a los clientes, a veces no se pueden realizar de forma eficiente. Por ejemplo, en estos tiempos de pandemia, hay procesos judiciales que son muy importantes y que el abogado no puede llevar a cabo de forma presencial en la institución judicial correspondiente. En este sentido, si el letrado no consigue realizar ese proceso vía online, entonces su productividad se ve reducida.

Considerando las dos situaciones planteadas, en el sector legaltech existen herramientas de productividad capaces de digitalizar y automatizar tanto tareas administrativas repetitivas como procesos jurídicos. De esta manera, al utilizar un programa capaz de agilizar las tareas administrativas, el abogado logra optimizar su tiempo, teniendo así más horas disponibles para dedicarse a sus deberes judiciales. Y de igual forma, al utilizar un programa capaz de agilizar los procesos jurídicos, el abogado puede realizarlos a una velocidad mucho mayor e, incluso, a través de internet, evitándose la necesidad de asistir presencialmente a algún organismo judicial del Estado.

Si quieres saber más sobre ambos tipos de herramienta, consulta nuestro eBook Productividad en las firmas: ¿cómo alcanzar la rentabilidad deseada?

¿Cuál es la mejor herramienta de productividad para empresas jurídicas?

En América Latina, las dos herramientas de productividad más utilizadas en las firmas de abogados son TimeBillingX y CaseTracking.

TimeBillingX cumple dos roles: como herramienta para medir la productividad y como herramienta para mejorar los procesos administrativos. Esto gracias a sus múltiples funcionalidades, entre las que destacan las siguientes:

  • Digitaliza y automatiza el registro de horas laboradas por socios y abogados.
  • Genera informes de productividad de acuerdo a las horas laboradas registradas.
  • Identifica los clientes y abogados más rentables para la firma.
  • Automatiza los procesos administrativos de facturación electrónica y de cobro masivo a clientes.

CaseTracking es una herramienta de productividad enfocada 100% a la optimización de los procesos jurídicos, haciendo posible que el abogado pueda llevarlos a cabo desde casa a través de internet. Para lograrlo, este software se encarga de:

  • Conectarse y sincronizarse con las páginas de los Poderes Judiciales, lo que le permite al abogado gestionar sus procesos jurídicos vía online.
  • Emitir reportes personalizados sobre el avance de los procesos jurídicos.
  • Automatizar el envío de notificaciones sobre cualquier actualización o modificación de las causas judiciales.
  • Agendar audiencias, tareas, reuniones, etc. Así como también configura alertas y recordatorios sobre dichos eventos.
  • Crear flujos de trabajos para que todos los abogados de la firma participen de forma remota.

Así, con el uso de herramientas de productividad como TimeBillingX y CaseTracking, las firmas pueden darle una continuidad completa a sus servicios jurídicos desde casa, aprovechando todos los beneficios y las oportunidades de crecimiento que ofrece el teletrabajo, sin dejar que la distancia afecte en lo más mínimo los niveles deproductividad empresarial.

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