Plan de gestión de costos en la “nueva normalidad” pospandemia

El punto álgido de este tema es que la gestión de costos ya no puede ser igual a como se venía haciendo hasta ahora, pues la actual pandemia por la COVID-19 está generando una “nueva normalidad” que afecta la planificación financiera sobre el control de costos de cualquier tipo de empresa en el mundo.

¿Por qué debe cambiar la gestión de costos en la nueva normalidad?

La nueva normalidad es un concepto dentro de la disciplina de economía que hace referencia a una serie de nuevas condiciones financieras nacionales o internacionales provocadas por una situación de gran magnitud. Hoy en día, esa situación de gran magnitud es la pandemia por la COVID-19, y la nueva normalidad tiene que ver con el cambio obligatorio que las empresas están implementado en sus formas de trabajar, migrando de un modelo de trabajo presencial hacia uno de trabajo remoto o a distancia (teletrabajo), lo cual afecta el plan de costos para los años consecutivos ya que las necesidades y las condiciones de la empresa cambian. 

En este sentido, la gestión de costos en las firmas de abogados ya no puede seguir basada en procesos presenciales ni en recursos físicos. Esta tarea administrativa tiene que adaptarse a la nueva normalidad basada en el trabajo vía online, lo que implica que el trabajo desde la oficina, las reuniones presenciales, la inversión en muebles o inmuebles para fines laborales, entre otros, deben quedar en el pasado y ya no seguir contemplándose en el plan de gastos.

Si una firma se mantiene esperando que la situación vuelva a ser como antes para retomar sus actividades y no cambia su plan de gestión de costos, entonces quedará rezagada en un mercado en el que los clientes sí se están adaptando a la nueva normalidad a través, por ejemplo, de reuniones vía online.

Esto ocurre porque la nueva normalidad se traduce también en nuevos tipos de clientes, quienes ahora están demandando que sus proveedores de servicios jurídicos ofrezcan soluciones a distancia. Ante esta situación, solo triunfarán las firmas que planifiquen su gestión de costos centrada en lo digital.

¿Cómo planificar la gestión de costos?

La gestión de costos de ahora en adelante en las firmas ya no puede seguir incluyendo inversiones para:

• Alquilar nuevas oficinas o remodelar ambientes.
• Comprar muebles como escritorios, sillas, archivadores, etc.
• Adquirir equipos técnicos como computadoras, impresoras, proyectores o teléfonos fijos para usar en un lugar común de trabajo.
• Mantener infraestructuras informáticas como áreas de servidores.
• Contratar numeroso personal de asistencia como secretarias, recepcionistas, choferes o personal de seguridad.

En cambio, el nuevo plan de gestión de costos debe estar pensado para migrar todo el funcionamiento de la firma hacia la nube. Es decir, hacia lo digital y lo online. Esto significa que las inversiones de ahora en adelante deben centrarse en adquirir las tecnologías y los equipos necesarios para que los abogados puedan trabajar de forma eficiente desde sus hogares. Esto implica, por ejemplo, comprar licencias de programas empresariales para el teletrabajo y equipos técnicos como computadoras pero para adaptar laboralmente el hogar de cada letrado.

Este cambio en el modelo de gestión de costos y control de gastos puede generar temor en un principio. Sin embargo, esta nueva normalidad le ayudará a las firmas a descubrir que el trabajo remoto ofrece muchas más ventajas en comparación al trabajo presencial, lo cual se debe principalmente a los beneficios que aportan la computación en la nube y la transformación digital.

Por ejemplo, un reconocido programa en la nube para abogados es CaseTracking. Este le permite al letrado sincronizar vía online sus causas jurídicas con la página web del Poder Judicial de su país, para poder gestionarlas digitalmente desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, smartphone o tablet). De aquí la importancia de dejar de enfocar la gestión de costos hacia lo físico y reorientarla hacia lo digital.

Herramienta para la gestión de costos

En el sector legaltech existen herramientas informáticas que permiten planificar la gestión de costos de forma muy precisa y eficiente. La más utilizada por las firmas de abogados en América Latina es TimeBillingX. Se trata de un software especializado en automatizar la facturación electrónica a gran escala gracias a su registro digital de horas trabajadas.

Entre sus múltiples funciones, este programa realiza análisis avanzados de business intelligence para identificar de qué manera los abogados están utilizando los recursos de la firma en la gestión de sus casos judiciales. De la misma manera, el análisis genera insights sobre el nivel de productividad, rendimiento y rentabilidad por cada socio, abogado, proyecto y cliente.
Gracias a los distintos tipos de reportes que este programa genera, la firma de abogados desarrolla la capacidad de mejorar su gestión de costos con base en datos reales y objetivos, teniendo en cuenta cómo es el rendimiento de sus inversiones bajo el modelo de trabajo presencial para así saber cómo puede optimizarlo en el nuevo modelo de trabajo a distancia.