Automatizar inteligentemente

Introducción

Automatizar ha sido definido como el proceso de utilizar la tecnología para llevar a cabo tareas sin necesidad de intervención humana. Esta definición, quizá relevante hace algunas décadas, es hoy insuficiente para explicar tanto la realidad del fenómeno como el efecto de aplicar la tecnología actualmente existente a diversos procesos operativos. Hoy, automatizar debe ser entendido como el proceso de utilizar tecnología inteligente para realizar, de manera segura y eficiente, toda clase de tareas y procesos, otorgando a las personas la posibilidad de dedicarse a aquello que les permita generar más valor y obtener mayor realización.

De lo anterior, lo que mayor atención debiera suscitarnos es que la automatización debe ser por fuerza entendida como un proceso dinámico e integral en el que la intervención humana a lo largo del mismo es fundamental. 

Antes de automatizar, hay que evaluar

En efecto, no es posible automatizar sin haber primero entendido, a nivel de detalle, la actividad humana que será sustituida mediante el uso de la tecnología. Tampoco es posible automatizar sin haber definido cuál es el resultado deseado con la automatización, incluyendo cuál será ese mayor valor que podrá ser generado por los recursos humanos a disposición. Finalmente, no será posible automatizar si no tenemos claro cuál es la manera más segura de ir implementando este cambio dentro una organización especialmente cuando la misma, en todo o gran parte, todavía se sustenta en procesos manuales o en tecnología antigua.

Si bien los seres humanos no nos distinguimos por tener especialmente claro aquello que queremos o cómo es que pretendemos lograrlo, lo positivo de entender la automatización del modo que indico es que el proceso de automatizar, en sí mismo, puede contribuir a generar un orden allí donde hay mucha actividad organizada de manera intuitiva o con un conocimiento atomizado entre múltiples responsables. 

Todo lo anterior sirve para darnos cuenta de que la decisión de automatizar y adoptar una determinada herramienta para hacerlo es, sin lugar a dudas, una tarea que requiere una evaluación cuidadosa.  

La recomendación que siempre hago a las empresas que quieren iniciar un proceso de automatización es que, en lugar de correr a contratar plataformas pre-armadas a las cuales ellos tengan que adaptarse, resulta mucho mejor y al final más rentable seleccionar a un proveedor que pueda meterse a profundidad en el día a día de la operación y que por lo tanto sea capaz de brindar una solución realmente inteligente y flexible que viabilice una adopción razonable y por etapas de la tecnología.

Consideraciones adicionales

• La automatización puede realizarse aplicando una herramienta ya diseñada (parcialmente ajustable) a la cual la empresa ve cómo acomodarse o, como es el caso de la empresa de la cual soy Director (OpsReady), utilizando bloques computacionales previamente entrenados y ordenándolos (como cuando uno construye algo con piezas de Lego) en una secuencia que permite replicar el flujo de la operación.
• El despliegue de una plataforma de automatización inteligente no requiere actualmente un uso intensivo de recursos por parte de la empresa. La tecnología existente a la fecha permite el despliegue de la plataforma con una mínima inversión de recursos de IT.
• El despliegue de la plataforma de automatización debe ser paulatino e ir de la mano de una transformación cultural de la organización así como la capacitación o adaptación del equipo humano a nuevas tareas generadoras de mayor valor. Por supuesto, habrá organizaciones que pueden ejecutar ambos procesos de manera célere porque están mejor preparadas o tienen una estructura más ágil. 
• En función al tipo de procesos, es importante definir el nivel de intervención humana y el momento en que habrá de producirse la misma. Esta decisión no es invariable. La tecnología debería permitir, sin mayor complejidad, ir ajustando el nivel o cantidad de intervención humana en la medida en que los resultados de los procesos automatizados vayan otorgando mayor confianza a los usuarios de la tecnología.
• La adopción de una plataforma basada en bloques computacionales pre-entrenados ofrece una ventaja significativa no solo por la flexibilidad para ser adaptada a múltiples procesos dentro de una organización sino que, además, suele requerir muchísimo menor tiempo y data para generar resultados absolutamente confiables.
• Una automatización inteligente no debería acabar solo en la implementación adecuada de la mejor tecnología. El pago que vaya a realizarse por el uso de la misma debería también reflejar un cambio de perspectiva respecto de cómo valorar los beneficios resultantes de la utilización de la correspondiente plataforma. Así, un pago que pueda tener como referencia el retorno en términos de valor sobre la inversión generado por la utilización de la plataforma es mucho más razonable que el pago de una tarifa fija o plana sin sustento en el impacto que la misma pueda tener en la empresa. 

Conclusión

Como siempre cuando se inicia una conversación sobre automatización, debemos dejar de lado tanto los temores a estar contribuyendo a hacer realidad la existencia de un Skynet, como la expectativa que la automatización por sí misma podrá convertir a la empresa en el líder del mercado. Automatizar inteligentemente no significa solo contratar y forzar la utilización de plataformas que permiten ejecutar procesos y tomar decisiones inteligentes con escasa o nula intervención humana. Significa, también y sobre todo, saber cómo hacer uso de la mejor tecnología actualmente disponible para permitir a la organización transformarse en generadora de una mayor eficiencia y valor para el beneficio de todos sus integrantes.