Ladrones del tiempo de trabajo. ¿Como librarse de ellos?

La productividad de los empleados es un tema que siempre resulta controvertido. Si nos centramos en los abogados nos damos cuenta de que las firmas siempre quieren que sus profesionales le saquen más rendimiento a su tiempo de trabajo, mientras que los especialistas en Derecho sienten con frecuencia que no tienen tiempo para asumir todas las tareas pendientes. Esto se debe a que en muchos casos actúan los ladrones del tiempo, pequeñas distracciones que al final hacen que se pierda una parte importante de la jornada en tareas que no constituyen propiamente el trabajo del abogado.

¿Cuánto tiempo se pierde en el trabajo?

Un abogado suele realizar una jornada de entre 8 y 10 horas de trabajo al día, pero eso no quiere decir que todo ese tiempo lo dedique a su labor jurídica: búsqueda de documentación, seguimiento de casos, entrevistas con clientes, redacción de documentos, etc.

Un estudio realizado en Estados Unidos demostró que los trabajadores de ese país solo dedican un 45% de su jornada laboral a hacer su trabajo. En el caso de España la pérdida de tiempo es de un 30% diario y en Latinoamérica nos movemos más o menos en las mismas cifras.

Esto supone que un abogado está dedicando poco más de la mitad de su jornada de trabajo (unas 4 o 5 horas) a hacer su trabajo, el resto de horas que pasa en su oficina las dedica a tareas que pueden tener o no que ver con su labor profesional. Por lo que es normal que le resulte complicado cumplir con los objetivos de productividad que le exige la firma para la que trabaja.

Los principales ladrones del tiempo

Muchas veces no es que el profesional quiera perder el tiempo, es que va dedicando atención a tareas que al final le distraen de lo importante. La culpa de esto la tienen los conocidos como ladrones del tiempo, que son actividades, situaciones o personas que hacen que se desperdicie el tiempo de trabajo.

Entre los que más afectan a los abogados destacan los siguientes:

• Interrupciones para consultas que no son realmente urgentes.
• Notificaciones constantes en el móvil o el ordenador que llevan a parar cada pocos minutos para revisarlas.
• Abuso de las reuniones presenciales con clientes, jefes o socios.
• Falta de organización del trabajo al no establecer prioridades entre las tareas a realizar.
• La no delegación de ciertas tareas en otros profesionales bien capacitados.
• Hacer tareas personales: comprar un boleto de avión, salir a hacer una gestión en el banco, dedicar unos minutos a buscar un producto en una tienda online, etc.
• Procrastinación: dejar para otro momento tareas que se perciben como tediosas o pesadas.

¿Puede el abogado luchar contra las pérdidas innecesarias de tiempo en su trabajo?

Sí, y tiene muchas formas de hacerlo. Para empezar se recomienda desconectar las notificaciones del móvil y el ordenador, fijando dos o tres períodos de tiempo al día en los que se consultarán los correos electrónicos y los mensajes en el teléfono.

En caso de que las reuniones presenciales se hayan convertido en un problema pueden ser sustituidas por videollamadas. Esto ahorra tiempo en desplazamientos y además existe una tendencia a que las reuniones sean más cortas si se hacen de forma remota, puesto que no hay paradas para el café, para fumar, etc.

Un buen profesional debe ser capaz de delegar. Un abogado puede ahorrar mucho tiempo en su jornada si deja la labor de documentación o la redacción de ciertos escritos en manos de los abogados más jóvenes de la firma y luego supervisa su trabajo. Esto beneficia al profesional y a los nuevos letrados, puesto que les ayuda a ganar experiencia.

Por otro lado, el letrado debe ser consciente de que su tiempo de trabajo es para trabajar, por lo que debe abstenerse de hacer gestiones personales durante el mismo. Si en lugar de perder el tiempo en sus cosas personales hace su trabajo, podrá terminar a su hora y no tendrá que quedarse haciendo horas extra, por lo que tendrá tiempo libre de sobra para ir al banco, a comprar o donde necesite.

A fin de evitar la procrastinación y la mala organización del trabajo, las herramientas digitales pueden ser de gran ayuda. Con TimeBillingX el profesional puede hacer una mejor gestión de su tiempo de trabajo, de forma que sabe qué tareas tiene pendientes por realizar y cuales son las que más prisa corren.

Al reducirse el efecto de los ladrones del tiempo la jornada laboral cunde mucho más, de modo que nos encontramos con abogados que son mucho más productivos sin necesidad de tener que  hacer horas extra.