Automatización de procesos con software (ejemplos)

Los avances tecnológicos han dado paso a programas informáticos y plataformas en línea que mejoran las labores en las firmas de abogados. Tal es el caso de la automatización de procesos con software, una actividad mediante la cual se logra digitalizar y acelerar el desarrollo de diferentes tipos de tareas dentro de los despachos, con la finalidad de elevar los índices de eficiencia y productividad, y de reducir los márgenes de error humano.

¿Qué es la automatización de procesos con software?

La automatización de procesos es una herramienta que le permite a las empresas organizar y ejecutar actividades laborales sin necesidad de la intervención humana, a través de plataformas informáticas que realizan dichas actividades de manera automatizada y autónoma. Este tipo de plataformas son conocidas como software de automatización de procesos.

La importancia de la automatización de procesos se basa en el hecho de que estos software ayudan a la organización a ahorrar tiempo de trabajo, reducir el consumo de insumos, disminuir la tasa de errores, aligerar la carga laboral de los profesionales, y aumentar la calidad de los trabajos realizados, tanto a nivel administrativo como judicial.

¿Cómo se puede automatizar un proceso con software?

Implementar un software para este tipo de automatización requiere comenzar a incentivar dentro de la empresa una cultura de transformación digital. Para ello, la firma debe tomar en cuenta las siguientes claves para automatizar tareas: 

• Los socios y gerentes de la firma deberán definir las áreas o actividades a las que deseen aplicar el software de automatización de procesos.
• El equipo de abogados encargado de automatizar procesos deberá prepararse y conocer esta tecnología, con la finalidad de evitar cometer errores y poder obtener los beneficios de reducción de costos, aumento de productividad y eficiencia que brinda la automatización de procesos con software. 
• El gerente deberá estudiar y analizar las diferentes herramientas de automatización de procesos que hay en el mercado legaltech, con el objetivo de seleccionar e implementar la que más se ajuste a sus necesidades y le brinde mayores beneficios. 
• El gerente deberá conocer todo el proceso de automatización y, de ser necesario, implementar softwares que se sincronicen entre sí para obtener mejores resultados. 

Ejemplos de automatización de procesos

Existen diversos ejemplos de automatización de negocios, pero cuando hablamos de firmas de abogados es conveniente saber que la tecnología de automatización empresarial puede ser aplicada de dos maneras: 

• Ejemplo de automatización de procesos administrativos:

Este software de automatización de procesos es utilizado con la finalidad de facilitar las labores en el área oficinista, ayudando en actividades cómo la creación de facturas electrónicas, el cobro masivo a clientes, análisis de la rentabilidad individual y por equipos, etc.

• Ejemplo de automatización de procesos jurídicos:

La automatización de procesos con software es aplicada a esta área con el objetivo de mejorar y tener mayor control sobre actividades cómo automatizar el seguimiento de juicios, control de expedientes, gestión de documentos, control sobre los flujos de trabajo entre socios y abogados, etc. 

Ejemplos de software de automatización de procesos

Entre los ejemplos de software de automatización de procesos más completos y utilizados en América Latina debido a que brindan mayores ventajas de automatización para las firmas son los siguientes: 

• TimeBillingX: Este es un ejemplo de software de automatización de procesos administrativos. Se trata de una herramienta que ayuda a los abogados con actividades monótonas del área administrativa y con la medición de productividad y rentabilidad. Para ello, TimeBillingX registra las horas laboradas y las actividades realizadas por cada abogado de la firma, con la finalidad de crear un informe detallando la eficiencia y rendimiento del profesional. Además, esta tecnología de automatización ayuda con la creación de facturas electrónicas personalizadas y con el cobro digital masivo a todos los clientes. De esta manera, se logra agilizar las actividades repetitivas, disminuyendo el margen de error y ayudando a identificar la rentabilidad de la organización.

• CaseTracking: este es un ejemplo de software de automatización de procesos judiciales. Consiste en una plataforma en línea que se puede implementar para ayudar con la carga de los procesos jurídicos. CaseTracking permite que los abogados tengan acceso a las páginas oficiales de los Poderes Judiciales de cada país y de esta forma puedan hacer el estudio y seguimiento de casos a través de un solo portal en línea. Además, la plataforma permite la activación de notificaciones con la finalidad de mantener al abogado al tanto de cualquier cambio. Este software de automatización de procesos es práctico y ahorra una enorme cantidad de tiempo, lo que le proporciona beneficios de calidad y rendimiento al equipo de trabajo. 

La automatización de procesos es una práctica que debe ser implementada en las firmas ya que esta ayuda a realizar actividades de calidad al mismo tiempo que ahorra una gran cantidad de horas de trabajo. En este sentido, herramientas como TimeBillingX y CaseTracking permiten que los profesionales tengan un mayor desempeño en su área laboral, elevando y manteniendo así la productividad y rentabilidad de la firma.

Por esta razón, es necesario conocer de los software de automatización de procesos para poder implementar en la firma el que más se acople a sus necesidades y le brinde mejores beneficios.

Preguntas frecuentes sobre esta automatización de procesos