Ejemplos de tecnologías para superar crisis empresariales

En el sector legal, la pandemia les ha permitido a los abogados identificar ejemplos de tecnologías capaces de mantener la continuidad del negocio de las firmas jurídicas en tiempos de crisis. Dichas tecnologías tienen algo en común, son digitales y su implementación no requiere de oficinas ni de grandes mobiliarios para permitirles a los letrados trabajar de forma efectiva.

En este sentido, los abogados pueden utilizar diferentes ejemplos de tecnologías digitales para prestar sus servicios legales bajo la modalidad de trabajo remoto, ya sea durante estos tiempos de pandemia o durante cualquier otro tipo de crisis que se pueda presentar en el futuro.

Ejemplos de tecnologías para el trabajo remoto

De acuerdo con el estudio Mantención del teletrabajo y nuevas contrataciones, realizado por Randstad, el 49% del sector legal consolidará el teleworking como modalidad de trabajo estándar una vez finalizada la crisis; lo que demuestra que el trabajo remoto se ha convertido en una opción efectiva para las firmas.

Dentro de este contexto, algunos ejemplos de tecnologías habilitadoras del trabajo remoto en el sector legal son los siguientes:

Ejemplos de tecnologías para la gestión de documentos

Las firmas jurídicas deben llevar un control riguroso sobre sus documentos y archivos. Para lograrlo, lo recomendable es utilizar un sistema de gestión documental (SGD). Dos ejemplos de tecnologías de gestión documental son las siguientes:

• NetDocuments: software de administración de documentos que permite crear, editar, almacenar y ubicar archivos. Su plataforma colaborativa facilita el trabajo en equipo dentro de la firma. A pesar de sus funcionalidades, no es una herramienta especializada en legaltech, lo que le impide cubrir todas las necesidades de gestión jurídica.

• Webdox: software de legaltech especializado en la gestión digitalizada y automatizada de contratos jurídicos. Una de sus principales funciones es Contract Business Intelligence, la cual permite obtener reportes de analítica sobre los procesos contractuales.

Ejemplos de tecnologías para la comunicación 

Para que el trabajo remoto funcione se debe mantener una comunicación efectiva entre los miembros de la firma, y entre la empresa y sus clientes. Para ello, es necesario valerse de nuevas tecnologías que permitan la comunicación de múltiples maneras posibles. En este caso, los ejemplos de tecnologías se pueden clasificar de acuerdo a las necesidades específicas de comunicación:

• Comunicación con los clientes: aplicaciones como WhatsApp o Telegram y las redes sociales son ejemplos de tecnologías muy útiles para mantener un intercambio de información con los clientes, ya que son plataformas que los mismos clientes suelen usar día a día. En caso de reuniones o videollamadas, se pueden usar herramientas como Zoom o Webex (ten en cuenta que estos sistemas para reuniones virtuales no garantizan el cifrado de extremo a extremo).

• Comunicación entre los miembros de la firma: si la comunicación es entre socios, abogados y otros players de la firma, entonces la comunicación se puede mantener a través de los grupos privados de WhatsApp o los canales de Telegram. En caso de videoreuniones que requieran mayor confidencialidad, lo recomendable es implementar herramientas como Facetime y Skype, los cuales son ejemplos de tecnologías sí garantizan el cifrado de extremo a extremo.

Ejemplos de tecnologías administrativas

Los procesos administrativos en una firma están relacionados con el control de horas trabajadas, la cotización de los servicios jurídicos, la facturación y el cobro a clientes, entre otros. En muchas ocasiones, estas tareas no jurídicas son realizadas por los propios abogados, lo cual hace que estos tengan que gastar su valioso tiempo en actividades que no les generan ningún tipo de ganancia.

En este contexto, es importante que las firmas busquen la manera de mejorar su gestión administrativa, por lo que es recomendable que implementen herramientas digitales especializadas en digitalizar, automatizar y simplificar los procesos administrativos.

Uno de los principales ejemplos de tecnologías administrativas es TimeBillingX, un software de legaltech que automatiza la facturación electrónica, los cobros a clientes y el registro de horas trabajadas por los profesionales. Además, esta herramienta permite evaluar la rentabilidad que aporta cada profesional, proyecto y cliente.

Ejemplos de tecnologías jurídicas

A pesar de que los abogados pueden acceder a las páginas web de los Poderes Judiciales para realizar consultas de expedientes, estas plataformas suelen tener ciertas limitaciones que dificultan y limitan el trabajo jurídico. Para mejorar la eficacia del letrado, es necesario contar con una plataforma capaz de sincronizar toda la información de los procesos jurídicos que llevan los abogados con la información de los Poderes Judiciales.

Entre los ejemplos de tecnologías que pueden cumplir esta y otras funciones se encuentra CaseTracking, un software de legal tech capaz de conectar automáticamente con las páginas de los Poderes Judiciales de distintos países. De esta forma, el letrado puede gestionar sus causas jurídicas a través de internet. Además, CaseTracking permite gestionar notificaciones y alarmas, coordinar actividades, programar audiencias, acceder a reportings analíticos, entre otros.

En conclusión, el trabajo remoto ha llegado para quedarse, y estos ejemplos de tecnologías jurídicas y no jurídicas representan el inicio de una completa transformación digital muy beneficiosa para el sector legal. Solo las firmas que con convicción decidan modernizarse, serán las que podrán superar con éxito la actual crisis por la COVID-19 y las venideras, sean del tipo que sean, ya que las tecnologías digitales como TimeBillingX y CaseTracking permiten mantener y la operatividad remota en todas las áreas posibles.