¿De qué manera se está utilizando la tecnología en la abogacía?

El valor de la tecnología no se encuentra en la propia tecnología per se, sino en los beneficios que se pueden obtener a través de ella. Si aprovechamos estas ventajas que ofrecen las legaltech, existe la posibilidad de que, como firma jurídica o gerencia legal, puedan dar pasos firmes frente a la competencia y de cara al futuro. 

Ahora, para ser más específicos, en el derecho existen 5 áreas más beneficiadas por el uso de la tecnología y que, por tanto, permiten obtener su máximo valor. Estás áreas son las siguientes:

1. Investigación legal

La investigación legal tiene que ver con la recopilación y el análisis de todo tipo de información jurídica que ayude a resolver un caso. Esto incluye el acceso a fuentes primarias de derecho (casos registrados, leyes, estatutos, regulaciones, etc.), fuentes secundarias de derecho (revisiones de leyes, diccionarios legales, enciclopedias jurídicas, etc.) y fuentes no jurídicas que brinden información de apoyo.

El objetivo de la investigación legal es mejorar la toma de decisiones por parte de los abogados. De hecho, ya que dicho procedimiento puede ser bastante complejo en función de cada caso, existen plataformas como LexisNexis y Westlaw Edge (esta última de Thomson Reuters) que utilizan tecnologías de inteligencia artificial y de big data para automatizar, acelerar, profundizar y aumentar el alcance de la investigación.

Este tipo de servicios online les ayudan a las firmas a reducir considerablemente los costos de la investigación legal, ya que muchas veces los despachos no tienen el músculo financiero necesario para realizar un procedimiento de esta naturaleza por su propia cuenta.

2. E-discovery

El descubrimiento electrónico (e-discovery) es el proceso que ejecuta la orden de un juzgado, de revisar la información almacenada en un dispositivo electrónico o en una plataforma web en busca de evidencia relevante para la resolución de un caso judicial.

Dependiendo de la magnitud del caso en desarrollo, este procedimiento puede implicar la revisión de cientos o de miles de archivos informáticos y contenidos digitales, como mensajes de correo electrónico, historiales de navegación web, documentos guardados en una computadora, imágenes descargadas en un smartphone, etc.

Para llevar a cabo el e-discovery de manera óptima existen herramientas como Disco. Este tipo de programas utilizan tecnologías de inteligencia artificial, RPA y big data, a través de las cuales logran automatizar el descubrimiento electrónico, y que además aportan una capacidad muy potente tanto para el procesamiento de grandes volúmenes de datos como para su posterior análisis.

3. Smart contracts

Los contratos inteligentes (smart contracts) son una de las principales aplicaciones de la blockchain en el sector legal. Estos consisten en un tipo de contrato digital con la capacidad de cumplirse de forma automática y sin intervención humana, siempre y cuando también se cumplan previamente una serie de condiciones acordadas entre las dos partes interesadas.

Al funcionar sobre la cadena de bloques, estos contratos no se pueden modificar ni eliminar, así como tampoco se puede evitar su cumplimiento automatizado, pues ninguna persona, entidad u organismo tiene control sobre los smart contracts luego de que estos son configurados.

Herramientas como OpenLaw, basadas en blockchain y especializadas en el sector legal, sirven para crear smart contracts de distintos tipos y casi para cualquier área de la industria. Por ejemplo, para automatizar el cobro a clientes de la firma de abogados luego del cumplimiento de un servicio jurídico.

Así, la blockchain en el sector legal permite ahorrar costos, agilizar procesos, eliminar intermediarios y garantizar la transparencia en las transacciones.

Es importante destacar que la cadena de bloques no puede sustituir, por ahora, la figura notarial. La blockchain es un medio técnico que revoluciona la gestión legal, pero que no puede abordar de forma tan precisa la normativa aplicable a los contratos ni tampoco tiene la capacidad de cumplir las funciones procesales del notario.

Sin embargo, se espera que en las próximas décadas la inteligencia artificial permita que mediante la blockchain se puedan ejecutar procesos legales mucho más complejos.

4. Gestión de causas judiciales

Hacerle seguimiento y controlar las causas judiciales a veces puede ser un dolor de cabeza para los abogados, ya que necesitan invertir tiempo y esfuerzo en ir de manera constante a los juzgados para revisar manualmente la documentación jurídica. Sin embargo, en el mercado legaltech se han desarrollado herramientas basadas en la cloud computing que permiten realizar el proceso de revisión de las causas de manera online.

Una de esas herramientas es CaseTracking. Se trata de un software capaz de conectarse con las páginas web del Poder Judicial de distintos países. De esta manera, gracias a la computación en la nube, el jurista puede cargar sus causas judiciales y sincronizarlas con el Poder Judicial de la jurisdicción correspondiente, lo cual le permite al abogado controlar, supervisar y gestionar al 100% sus causas a través de internet y desde cualquier parte del mundo.

Con este tipo de herramientas los abogados también pueden:

• Mantenerse informados de cualquier actualización en las causas, a través de una serie de notificaciones y alarmas.
• Coordinar flujos de trabajo de manera digital y que involucren la participación de otros integrantes, como socios, más abogados y clientes.
• Programar audiencias y actividades, y configurar sus respectivos recordatorios.
• Gestionar toda la cartera de clientes y de sus casos jurídicos.
• Acceder a diversos reportings analíticos sobre los procesos legales o el negocio de la firma.

5. Facturación electrónica

De acuerdo con el Legal Trends Report, la facturación es uno de los procesos que más les consume tiempo a los abogados durante sus jornadas de trabajo, haciendo que estos puedan ser productivos en sus tareas jurídicas solo por 2,4 horas de las 8 horas laborables al día.

Dicha productividad a causa de las tareas administrativas relacionadas con el cobro a clientes genera un impacto negativo muy importante en la rentabilidad de las firmas.

Para hacerle frente a esta problemática existen herramientas como TimeBillingX. Un programa que se especializa en la gestión de las firmas de abogados, que ayuda a la toma de decisiones estratégicas gracias a procesos de inteligencia de negocio. Además, digitaliza y automatiza todos los procesos de facturación a través de lo que se conoce como “facturación electrónica”.

Para lograrlo, el software registra la cantidad de horas laboradas por cada abogado del estudio y analiza a qué tipo de actividades se le dedicó ese tiempo registrado. Con base en dicha información, el sistema es capaz de generar facturas de manera masiva y automática en función de la cantidad de clientes de la firma.

Otras características interesantes de esta tecnología es que es capaz de realizar análisis de sobre el rendimiento de cada abogado y también análisis sobre los niveles de rentabilidad de cada cliente. De esta manera, el gerente de la firma puede identificar cuál personal, tanto interno como externo, le genera más ganancias a la organización.