Sistemas de medición para abogados: qué son, importancia y cómo elegir

Según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) los países latinoamericanos son los que más horas trabajan. A pesar de esto, en la última década el crecimiento en su tasa de productividad ha sido apenas perceptible, lo que pone en evidencia que la productividad implica mucho más que la suma de las horas trabajadas. Por esta razón, las empresas que aspiran a mejorar su rendimiento deben utilizar sistemas de medición más sofisticados.

¿Qué son los sistemas de medición?

Los sistemas de medición son métodos de evaluación que permiten conocer el desempeño de una determinada actividad dentro de la empresa. De esta manera, es posible analizar y monitorear la efectividad y rentabilidad de cada uno de los procesos de la organización y el desenvolvimiento del personal.

Hoy en día, los sistemas de medición están basados en tecnologías digitales que permiten la automatización de dicha medición y el aumento en la precisión de sus resultados.

Importancia de los sistemas de medición de rendimiento y productividad

El uso adecuado de los sistemas de medición aporta un panorama más claro sobre los procesos operativos de una empresa. Gracias a esto, se pueden desarrollar estrategias sólidas basadas en datos sobre el análisis de actividades. Por ejemplo, algunos de estos datos pueden estar relacionados con:

• Desempeño de los empleados.
• Gestión del tiempo.
• Trabajo en equipo.
• Identificación de fallas.
• Calidad de las actividades realizadas.

Con dicha información es posible identificar las fortalezas y debilidades del equipo de trabajo. Esto con el objetivo de promover el desarrollo de planes de acción certeros y, así, alcanzar las metas planteadas por la organización.

Si quieres más información sobre este último punto, te recomendamos visitar el artículo: ¿Cuáles son los indicadores que generan valor a las firmas de abogados?

¿Cómo aprovechar los sistemas de medición en una firma de abogados?

En una firma de abogados, implementar un sistema de medición permite controlar todos los recursos a nivel de productividad. Esto con la finalidad de agilizar la gestión de los casos judiciales, rentabilizar mejor las horas de trabajo de cada abogado, aumentar la competitividad en el mercado, entre otros.

Por lo general, los factores a considerar para la aplicación de sistemas de medición en una firma de abogados son los siguientes:

Diseño de los KPI adecuados

Antes de definir los KPI, es necesario identificar cuáles son las áreas a monitorear. De esta forma será posible determinar los indicadores más indicados según los objetivos de la firma. Para esto se pueden plantear una serie de preguntas. En el caso de los sistemas de medición de rendimiento y productividad convendrían, entre otras, las siguientes:

1. ¿Qué abogados están contribuyendo significativamente a la firma?
2. ¿Qué margen de ganancia obtiene la firma?
3. ¿Los clientes están a gusto con el trabajo realizado?

A estas interrogantes se les da respuesta asignándoles un indicador. Por ejemplo: 

1. Rendimiento individual: evalúa el desempeño de cada uno de los abogados de la firma y su nivel de contribución. 
2. Ingresos facturados (por día/semana/mes): mide las ganancias y los márgenes de rentabilidad que tiene una firma en un período de tiempo determinado.
3. Satisfacción del cliente: permite conocer qué tan satisfechos están los clientes con el desempeño de sus abogados.

Implementación de un sistema de medición digital

Luego de tener claros los KPI a medir, es necesario implementar sistemas de medición digital especializados en el sector legaltech. Por ejemplo, el software para abogados TimeBillingX. Una solución digital para el registro automatizado de las horas de trabajo de los juristas y para la facturación online de las mismas.

Este software es tan potente que cuenta con funcionalidades de business intelligence, convirtiéndolo así en un sistema de medición capaz de:

• Guardar y personalizar reportes a medida.
• Identificar a los clientes y abogados más rentables para la firma.
• Detectar qué tan bien se están utilizando los recursos.
• Monitorear cómo se están empleando las horas de trabajo.

Implementar tecnologías de este tipo permite llevar un registro exacto y fiable de los KPI, además de procesar la información de forma rápida, precisa y resumida.

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Análisis de los registros del sistema de medición

Con el uso de tecnologías basadas en business intelligence, todos los datos obtenidos de los sistemas de medición digital son recopilados, depurados y transformados en información fácil de entender.

De esta manera es posible examinar los resultados obtenidos en relación a los KPI, lo cual sirve para diagnosticar cuál es el estado actual del negocio en términos de rendimiento y productividad. Por tanto, al tener un panorama claro sobre el desenvolvimiento de la firma, se puede entender mejor qué factores inciden en su eficiencia.

Generación de insights de negocio

Como resultado de la evaluación sobre los registros de los sistemas de medición, se deben generar insights de negocio. Es decir, información relevante que pueda ser utilizada como base para el diseño de estrategias de mejora.

Ejemplo de un insight, es el siguiente:

Pasar horas extras en la firma no garantiza una mayor productividad. Incluso, puede ser señal de mala organización.

Con base en esto, el equipo sabrá con mayor precisión qué problemas abordar, desarrollando un plan que permita mejorar el manejo y la distribución del tiempo dentro del horario laborable. Para ello, la piedra angular de dicho proceso puede ser el software de medición de horas de trabajo TimeBillingX.

Toma de decisiones objetivas

A partir de la identificación de los insights, es necesario que en adelante todas las decisiones en la firma estén basadas en información de valor, resultante del análisis de los sistemas de medición. Es así como se proyectan y ejecutan planes de acción contundentes basados en métricas sólidas. 

Según una versión pasada del informe Legal Trends Report de Clio, solo el 40% de las firmas de abogados que registran el tiempo tienen objetivos de facturación por hora. Esto quiere decir que no todas las firmas aprovechan al máximo los datos que registran. Por tanto, dicho esfuerzo se convierte en una oportunidad perdida de análisis y planificación.

Los sistemas de medición digital son una solución efectiva que, mediante el análisis de datos con tecnologías de business intelligence, permiten obtener resultados precisos y concluyentes. De esta forma, con software como TimeBillingX es posible promover la optimización, el rendimiento y la diferenciación de las firmas de abogados en un mercado cada vez más digitalizado y competitivo.

¿Cómo escoger una herramienta para medir en la industria legal?

Al pensar en la elección tecnológica de un sistema de medición para firmas de abogados no hay que limitarse a buscar una solución que permita registrar las horas y que facilite la facturación. El software debe permitir ganar en comprensión sobre asuntos tan decisivos para la gestión del negocio, como:

• La forma de trabajar de sus profesionales.
• Las características de las cuentas más importantes.

Conviene optar por soluciones que ayuden a profundizar en las operaciones de la firma. Esto significa que la tecnología, por una parte, deberá aportar visibilidad acerca de la forma de abordar las tareas y dar servicio a los clientes que tiene el equipo legal (hablamos de productividad); y, por otra, ha de facilitar conocer mejor a cada cliente y el tipo de casos que se trabajan. Es una cuestión de rentabilidad.

Un buen sistema de medición permite comprender cómo se trabaja, cómo se factura y si el nivel de eficiencia de la firma es el deseado.

¿Qué debemos tener en cuenta al momento de buscar una solución tecnológica que responda a las necesidades de la firma de abogados?

En el momento de invertir en tecnología para la firma de abogados, conviene tener presentes algunas funcionalidades clave de un sistema de medición que pueden servir como guía en el proceso, ayudando a encontrar la opción más adecuada. Entre ellas destacan las siguientes:

• Automatización de tareas con una curva de aprendizaje mínima. Para poder hacer un uso más eficiente del tiempo desde el principio, nada más implementar la solución.
• Sistema de medición cloud. Con una herramienta de este tipo en la nube se eliminan las barreras de acceso a la información, que queda disponible para los perfiles con autorización en todo momento, desde cualquier lugar.
• Personalización. Cada firma de abogados tiene su propio método de trabajo y la solución que se decida implementar debería poder adaptarse a él. Es por ello que se trata de un aspecto importante a tener en cuenta al plantearse invertir en un sistema de medición.
• Seguridad. No se trata solo de una cuestión de cumplimiento. La protección de los datos personales es una cuestión que define a la firma y puede marcar la diferencia con sus competidores.

Integración, opciones de colaboración o precio son algunos de los demás factores a tener en cuenta al invertir en tecnología para firmas de abogados. Si la elección es correcta, la solución escogida no será nunca un gasto, sino una buena y rentable inversión.