Fórmula de eficiencia para abogados en la era pospandemia

La fórmula de eficiencia de los abogados de alto rendimiento, entendiéndola como la clave secreta de su productividad, varía en función de las estrategias internas de cada firma. Hay firmas que ejecutan análisis de inteligencia de negocio para descubrir cómo mejorar la eficiencia de sus abogados, otras implementan tecnologías digitales de automatización, otras contratan mayor cantidad de personal de asistencia y secretaría, etc. 

Sin embargo, a pesar de tener estrategias diferentes, toda firma sabe que su fórmula de eficiencia siempre debe estar centrada en maximizar el recurso más valioso de los abogados: el tiempo. El tiempo es, sin duda, el epicentro de la eficiencia y la productividad en el sector legal. Pero entonces vale la pena preguntarse, en esta nueva normalidad pospandemia ¿la fórmula de eficiencia y de productividad cambiará?

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¿Cuál es la fórmula de eficiencia de las firmas más exitosas?

Si queremos analizar la fórmula de eficiencia de una firma de alto rendimiento, debemos centrar la atención, por ejemplo, en Wachtell, Lipton, Rosen & Katz. Se trata de una de las firmas más exitosas del mundo, la cual es reconocida, entre muchas otras razones, por ser la responsable de liderar jurídicamente los procesos de M&A más importantes y cuantiosos del planeta. Por ejemplo:

  • Vodafone Group – Verizon Communications (130 mil millones de dólares).
  • Bristol-Myers Squibb – Celgene (98 mil millones de dólares).
  • AbbVie – Allergan (83 mil millones de dólares).
  • Charter Communications – Time Warner Cable (78,7 mil millones de dólares).
  • Express Scripts – Cigna (67 mil millones de dólares).
  • EMC – DELL (67 mil millones de dólares).
  • BB&T Corporation – SunTrust Banks (66 mil millones de dólares).

La fórmula de eficiencia y de productividad de Wachtell ha sido tan bien desarrollada y perfeccionada en el tiempo que le ha permitido a la firma:

  • Mantener operaciones jurídicas en los 5 continentes, a pesar de poseer una única oficina en el mundo (en Nueva York).
  • Aceptar solo los casos legales de gran complejidad, con el objetivo de fomentar la innovación jurídica en sus procesos. De hecho, en Wachtell es donde se han creado las innovaciones de las fusiones transfronterizas de capital, la hipoteca a través de los valores y las poison pills.
  • Tener un método de cobro sobre un porcentaje de la cuantía total de los procesos de M&A que desarrolla. De aquí que los socios de la firma ganen más de 3 millones de dólares al año.

Para lograr estos atributos que hacen de Wachtell una firma única, su fórmula de eficiencia se fundamenta en evitar a toda costa que sus abogados desperdicien su tiempo en cualquier tipo de tareas que no sean críticas a nivel jurídico. 

Por ejemplo, cada abogado cuenta con un equipo de personas que se encarga de leer los documentos. Así, el letrado no gasta de forma innecesaria parte de su tiempo en revisar escritos para encontrar erratas. De igual manera, todas las secretarias tienen turnos doblados. Así, el letrado siempre cuenta con una secretaria disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 

En este sentido, Wachtell maximiza la eficiencia, la eficacia y la productividad de sus letrados al fomentar una cultura interna de que el abogado debe estar única y exclusivamente para las tareas jurídicas complejas. A diferencia de otras firmas, que no tienen una fórmula de eficiencia correcta debido a que sus abogados gastan parte de su tiempo en labores administrativas, comerciales, entre otras. 

¿Cómo calcular la eficiencia y la productividad de los abogados?

La fórmula de eficiencia tiene que ver con la medición de la cantidad de recursos que se utilizan (o se ahorran) al momento de producir un producto o de alcanzar un objetivo. En el caso de las firmas de abogados, y como mencionamos anteriormente, el recurso más valioso es el tiempo. Por tanto, la fórmula de eficiencia y de productividad de un letrado tiene que ver con el tiempo que este gasta o invierte en un proyecto jurídico, de inicio a fin.

En este sentido, al calcular la fórmula de eficiencia del abogado se debe establecer una relación directa entre las horas trabajadas vs. las horas facturadas. Si el letrado trabaja más tiempo del que factura, está siendo ineficiente. Si el letrado está facturando la totalidad del tiempo que trabaja, está siendo eficiente. Esto se debe a que si existen horas de trabajo que no se facturan, significa que el letrado está utilizando un excedente de recursos (tiempo) para alcanzar sus objetivos.

Es importante destacar que este registro no solo es útil para las firmas que tienen un método de cobro “por hora”, sino también para las que tienen métodos de retainer, flat-fee, por hitos o procesos, entre otros. Ya que el registro de horas será utilizado para analizar el rendimiento y medir la productividad y la eficiencia de cada letrado dentro de la firma.

¿Cuál debe ser la fórmula de eficiencia de las firmas en la nueva normalidad?

Las firmas convencionales, aquellas que no están en el top mundial como Wachtell, deben adaptar su fórmula de eficiencia según sus capacidades internas. Esto significa que, por ejemplo, si tienen que invertir mucho dinero en contratar una gran cantidad de secretarias para que los letrados dejen de gastar tiempo en tareas no jurídicas, entonces no se está alcanzando un nivel correcto de eficiencia. Ya que si bien es cierto que el abogado podrá dedicarle el 100% de su tiempo a los procesos jurídicos, también es cierto que la firma tendrá que dedicar muchos más recursos económicos en hacerlo posible.

Entonces, lo que se ahorra en tiempo se gasta en dinero, mejorando la efectividad de la firma, pero sacrificando la eficiencia.

En cambio, en esta nueva normalidad pospandemia, en la que está predominando el modelo de teletrabajo, una excelente manera de mejorar la fórmula de eficiencia y de productividad de los abogados es incorporando en las firmas los sistemas digitales necesarios para automatizar todas aquellas labores que no son jurídicamente vitales. Así, con los programas de automatización correctos, una firma pequeña o mediana puede alcanzar la misma eficiencia y productividad que una firma grande. 

Lo importante es mantener siempre un registro preciso de todas las horas que trabaja cada abogado, con el objetivo de poder compararlas con las horas que son finalmente facturables y determinar así los niveles de eficiencia y de productividad.
Las firmas que quieran implementar la transformación digital en sus organizaciones y llevar a cabo el teletrabajo de una forma 100% eficiente, deben utilizar un software que ayude a aumentar la productividad como TimeBillingX. Este es un sistema en la nube que automatiza los procesos administrativos de facturación electrónica en las firmas de abogados, ofrece reportes de business intelligence sobre el rendimiento interno de los letrados y además registra de forma precisa y ágil todas las horas trabajadas y las facturadas por abogados, por clientes y por proyectos. De esta manera, el gerente de la firma puede calcular la fórmula de eficiencia al comparar la cantidad de tiempo que se trabaja con la cantidad de tiempo que se factura.

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