TimeBillingX: el software que centraliza los procesos de tu práctica legal

¿Estás buscando ordenar y equilibrar la carga de trabajo legal y administrativo en tu firma? Puedes lograrlo integrando sistemas de información administrativa, contable y de clientes con las tareas legales. Esta integración no solo aumentará la eficiencia y rentabilidad, sino que también mejorará los índices de satisfacción de los clientes.

Para alcanzar este objetivo, resulta crucial contemplar la implementación de tecnologías que centralicen la gestión de la práctica legal de una firma. En el mercado, se encuentran soluciones especializadas que abordan esta necesidad, denominadas software de Legal Practice Management (LPM), como TimeBillingX. Estos sistemas ofrecen un control integral sobre las áreas de producción de trabajo legal y los procesos administrativos.

En este artículo, exploraremos cómo estas soluciones pueden revolucionar la operación de tu firma, optimizando tanto la eficiencia como la satisfacción de los clientes.

¿Qué es un "Legal Practice Management Software"?

Un "Legal Practice Management Software" (Software de Gestión de Práctica Legal) es una herramienta digital diseñada para optimizar y facilitar las operaciones cotidianas de una firma de abogados. Este tipo de programas abarca una amplia gama de funciones que van desde la gestión de casos y de clientes hasta la administración del tiempo, de la facturación y de la documentación legal.

Por ejemplo, estos software facilitan la gestión del tiempo mediante la incorporación de herramientas de seguimiento, y la función de facturación integrada agiliza el proceso de generar facturas y hacer un seguimiento de los pagos, mejorando así la eficiencia administrativa de un estudio.

Funciones claves de un Legal Practice Management Software

En el mercado legaltech, las características de los diversos software de Legal Practice Management varían según el proveedor. No obstante, en términos generales, la mayoría comparte una serie de funcionalidades universales, entre las cuales se incluyen las siguientes:

• Gestión de proyectos

Un programa de gestión de práctica legal ayuda a definir objetivos claves más precisos, planificar de forma detallada las tareas y los plazos, asignar de manera efectiva los recursos estratégicos (incluído abogados), hacer un seguimiento continuo del progreso, y tener una comunicación fluida tanto con los miembros del equipo legal como con los clientes. 

• Gestión financiera y administrativa

Las funciones de este tipo de programas también engloban la planificación y el seguimiento de presupuestos, la gestión de ingresos y gastos, la facturación precisa y oportuna, y el cumplimiento de obligaciones fiscales y regulaciones legales. En esa misma línea, con un sistema de gestión de práctica legal, los abogados logran tener visibilidad sobre todos los datos financieros que sean de su interés respecto a sus procesos legales (detalle de honorarios, costos, impuestos, etc.)

• Gestión de clientes

Las plataformas de legal practice management son capaces de centralizar toda la información relacionada con los procesos legales, disponibilizando su acceso hacia los clientes, para que estos puedan tener visibilidad en todo momento sobre cada detalle de lo que ocurre en sus proyectos. Por ejemplo, los tableros visuales de este tipo de software permiten que los clientes se mantengan plenamente informados sobre el progreso de los casos, los costos asociados y los posibles resultados. 

• Gestión de equipos de trabajo

A nivel de recursos humanos, este tipo de software se utiliza para la asignación de roles y responsabilidades dentro de los proyectos y para proporcionar un entorno laboral altamente colaborativo entre los diferentes profesionales. También, estos sistemas permiten a los líderes de equipo controlar el cumplimiento de los plazos y supervisar el nivel de calidad en la prestación de los servicios legales.

¿Por qué un software de gestión para la práctica legal?

Es frecuente observar que, en la búsqueda de eficiencia, se adquieren herramientas sin una visión integrada de los sistemas y/o sin arquitectura de datos. A menudo, se recurre a herramientas de gestión de proyectos para administrar el trabajo legal como Monday, Wrike y otros. Además, es común incorporar un ERP o facturar a través de las plataformas de las autoridades fiscales del país, lo cual revela una falta de visión estratégica en términos de inversión tecnológica y evaluación de costos y beneficios a mediano y largo plazo.

En este contexto, adquiere relevancia un software diseñado específicamente para la práctica legal, ya que aborda los procesos operativos y administrativos clave de los abogados según el tipo de asesoría, ya sea asesoría corporativa del tipo business as usual, proyectos de envergadura como fusiones y adquisiciones, o contingencias que requieren tarifas por hora. Este tipo de software ofrece flexibilidad para la facturación del trabajo legal.

Un sistema de gestión de proyectos no especializado puede obligar al área administrativa de la firma a incurrir en reprocesos para determinar qué facturar o qué no, debido a la falta de claridad y precisión en el flujo de información sobre qué se debe facturar y cuándo. Luego, esta información debe transferirse a las plataformas desde las cuales se envían las notas de cobro o desde donde se factura electrónicamente, lo que conlleva riesgos de inconsistencia o errores, resultando en demoras en los tiempos de cobro y afectando el flujo de caja. Indirectamente, esto implica que los socios o asociados deban dedicar tiempo a tareas no rentables para el negocio.

Al evaluar la adquisición de tecnología, es esencial levantar el proceso y determinar qué opción es más conveniente, más allá del costo específico de la herramienta. ¿Cuál es el costo de oportunidad de un abogado al ocuparse innecesariamente de tareas administrativas que podrían resolverse con herramientas específicas para la práctica legal?

TimeBillingX para aumentar la eficiencia operativa

Uno de los programas de gestión legal más utilizados en toda América Latina es TimeBillingX. Se trata de un software para abogados que puede ser usado tanto desde un navegador web como a través de una app móvil, lo cual le permite a los abogados llevar el control de su práctica legal al alcance de su bolsillo.

Este sistema funciona en la nube, lo que significa que toda la información es accesible desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, tablet o smartphone).

A continuación, veamos de qué manera TimeBillingX te servirá de apoyo para centralizar tanto los procesos legales y administrativos de tu firma legal.

• Gestión de proyectos

De base, la herramienta permite visualizar la información de tus clientes (con toda su información de contacto, razones sociales y categorías). Además, para cada cliente se pueden crear distintos tipos de asuntos (con su descripción, acuerdo comercial y tarifas, equipo de trabajo y usuarios asignados). 

Para sacar el máximo provecho a este sistema de gestión de asuntos legales, puedes gestionar los asuntos de tus clientes mediante el módulo de Proyectos agregando tareas y accionables, o bien registrando horas y actividades al calendario.

El funcionamiento del módulo Proyectos es simple e intuitivo: el usuario ingresa al módulo y crea un proyecto (no hay límite en la cantidad de proyectos que puede crear), y lo titula de cualquier manera que le permita identificarlo rápidamente, por ejemplo, el proyecto puede llamarse “Asesoría aduanera”, “Conciliaciones laborales”, “Registro de marcas”, etc.

Después de crear el proyecto, el tablero le muestra al usuario un flujo de trabajo representado en 3 columnas: No comenzado, En progreso, Finalizado. El administrador debe colocar en cada columna las tareas que el equipo de trabajo debe ejecutar, por ejemplo: “Revisar el borrador de solicitud”, “Revisión de documentos de marca y nombres”, etc. 

El objetivo es que a medida en que se vaya trabajando en cada tarea esta vaya avanzado desde el estatus “No comenzado” hasta el “Finalizado”, lo cual le proporciona a todo el equipo una visibilidad completa y en tiempo real del avance de los casos legales.

Dentro de la configuración de cada tarea, el administrador puede introducir información clave como los responsables y sus roles, la fecha de vencimiento, la moneda de facturación y el monto a cobrar. Y lo interesante, es que el sistema permite crear las columnas de estado que el usuario desee, siendo flexible a su flujo de trabajo. 

Lo más interesante de todo esto y lo que hace que TimeBillingX sea un software de Legal Practice Management es que el módulo de Proyectos está sincronizado con el módulo de Facturación de la herramienta. Esto significa que el administrador puede seleccionar todas las tareas que quiera facturar en cualquier momento, y así proceder con la facturación y el cobro automatizado de esas tareas en función del monto configurado previamente en cada una de ellas.

• Facturación y cobranza

TimeBillingX centraliza toda la información administrativa y presupuestaria de los abogados, lo cual le sirve al sistema como base de datos para también automatizar los procesos de facturación y cobranza.

También, además de ser software de productividad TimeBillingX permite emitir facturas electrónicas bajo diferentes parámetros que se pueden configurar según las necesidades de cada proyecto, como son diversos tipos de acuerdos comerciales (cobro por hora, monto fijo, retainer, CAP, o hitos), y múltiples divisas internacionales (pesos mexicanos, pesos chilenos, pesos colombianos, dólares estadounidenses, etc.).

Con TimeBillingX, ningún dato se pierde o se queda en el olvido durante la facturación. Esto es particularmente importante tanto para abogados como para clientes, quienes también logran tener una panorámica detallada de todo lo que se está facturando.

Por otro lado, el sistema tiene la capacidad de gestionar el cobro masivo a toda la cartera de clientes. No importa si la firma está llevando a cabo asuntos en diferentes países de América Latina al mismo tiempo, TimeBillingX administra el cobro de forma automatizada hacia distintas regiones y hacia cualquier cantidad de clientes de forma ágil y precisa.

• Control de rentabilidad

TimeBillingX ayuda a optimizar los niveles de rentabilidad de los asuntos legales de diferentes maneras.

Por un lado, esta herramienta de gestión es capaz de identificar cuáles proyectos, clientes y abogados están generando mejores ganancias. Esto es útil para, por ejemplo, dedicar mayores esfuerzos a aquellos proyectos o clientes que aporten más utilidades, o para ayudar a optimizar el rendimiento de aquellos abogados que no están teniendo la productividad deseada.

Por otro lado, el registro detallado de tiempos y actividades permite facturar de forma muy precisa. Hay que tener en cuenta que un problema muy común en el sector legal es que los abogados terminan trabajando más horas de las que facturan. Como consecuencia, quedan muchas horas “olvidadas”, que fueron trabajadas pero que no llegan a ser facturadas.

TimeBillingX soluciona este problema al proporcionarle al abogado un informe desglosado del 100% de las horas en las que trabaja en cada uno de los procesos judiciales.

Este tipo de capacidades adquiridas son fundamentales para diseñar una política de honorarios más efectiva, anticipar los presupuestos necesarios y controlar los costos asociados a cada proyecto. De aquí que TimeBillingX sea una de las tecnologías para reducir costos más importantes de la región latinoamericana.

• Control de avances y resultados

TimeBillingX cuenta con diferentes funciones que le permiten al administrador registrar y monitorear todas las actividades que los abogados realizan durante sus jornadas laborales, así puede tener visibilidad sobre el tiempo que los profesionales invierten en cada tarea.

Por ejemplo, la funcionalidad TimeMemory de TimeBillingX hace un seguimiento automatizado a más de 15 aplicaciones empresariales, como Gmail, Drive, Google Docs, Word, Excel, PowerPoint, Slack, Zoom, etc. De esta manera, TimeMemory va registrando cuánto tiempo el abogado invierte al trabajar con sus programas habituales.

Con base en ese seguimiento automatizado, TimeBillingX le otorga al líder la capacidad de medir la productividad de los profesionales, identificando el tiempo invertido tanto en actividades que ayudan al progreso de los casos (como la elaboración de documentos) como en aquellas actividades que no tienen un impacto significativo en la gestión judicial (como las videorreuniones con clientes o la búsqueda de información).

Este nivel de visibilidad es muy útil para conocer de qué manera avanza cada abogado y área del despacho, lo cual ayuda a tomar mejores decisiones estratégicas que busquen mejorar la productividad y la eficacia en el alcance de los objetivos propuestos.

• Trabajo colaborativo

Uno de los principales objetivos de un software de legal practice management es optimizar los flujos de trabajo, para lo cual es necesario fomentar y facilitar el trabajo colaborativo entre los diferentes integrantes del equipo, incluyendo a los clientes mismos.

Para lograrlo, TimeBillingX proporciona distintas funcionalidades. Por ejemplo, la plataforma se sincroniza con los calendarios de Google y de Microsoft Outlook. De esta manera, toda la información sobre la calendarización de diligencias, audiencias, presentaciones, reuniones, citatorios, entre otros, puede mantenerse disponible para todos los interesados, quienes tienen visibilidad sobre los eventos registrados y que, además, serán notificados por el sistema cuando se acerque el vencimiento de una fecha clave.

Beneficios de implementar un legal practice management software en tu firma legal

La implementación de un software de legal practice management optimiza la eficiencia operativa al automatizar tareas clave, como el seguimiento de trabajo legal, la facturación y la cobranza. Esto les permite a los profesionales legales concentrarse en aspectos más estratégicos de su trabajo.

Además, este tipo de soluciones tecnológicas proporciona una organización centralizada de la información, mejorando la accesibilidad y la colaboración interna. Gracias a ello, la gestión de casos se ve mejorada con una monitorización más precisa de plazos y tareas, y la facturación eficiente garantiza una gestión financiera más efectiva.

También, con características de seguridad robustas, estos sistemas facilitan el cumplimiento normativo y protegen la confidencialidad de los datos. Por otro lado, la movilidad de dichas soluciones (gracias a la nube) es una cualidad que les permite a los abogados acceder a la información desde cualquier lugar del mundo, lo cual es especialmente valioso en entornos de trabajo remoto.

¿Por qué Lemontech?

En Lemontech hemos trabajado mano a mano con más de 1.300 firmas de abogados que han implementado nuestras soluciones, por eso conocemos a la perfección la manera correcta de optimizar la práctica legal a través de la tecnología.

TimeBillingX es una de nuestras herramientas más potentes. Hoy en día, es utilizada por cerca de 13.000 usuarios de América Latina. ¿Qué esperas para integrar todos los procesos de tu firma legal y aumentar el nivel de satisfacción de tus clientes y equipo? 

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