Herramientas de gestión: cuáles son y ejemplos

En la actualidad, el uso de herramientas de gestión empresarial es una estrategia muy necesaria que deben implementar la mayoría de las firmas de abogados. Esto se debe a que hoy en día los despachos requieren administrar una cantidad masiva de documentos, archivos y datos de todo tipo.

En consecuencia, ante dicho flujo de información, los abogados han visto cómo sus métodos de gestión colapsan al momento de manejar los procesos de sus respectivas actividades, dando como resultado una disminución considerable de la rentabilidad y productividad de sus operaciones jurídicas y administrativas.

¿Qué son estas herramientas?

Como su nombre sugiere, las herramientas de gestión son instrumentos que facilitan y agilizan la gestión de procesos vitales para una firma, siendo los más comunes aquellos que automatizan acciones repetitivas y de muy poca productividad (facturación, catalogación de documentos y posterior búsqueda de información valiosa).

¿Cuáles son las herramientas de gestión?

Al ser las herramientas de gestión organizacional capaces de realizar diferentes tareas dentro de una empresa, es normal que sus sistemas se dividan dependiendo del área a la cual se vayan a implementar. En este sentido, podemos decir que los principales tipos son las siguientes:

Herramientas de gestión de calidad

Estas herramientas de calidad son las encargadas de determinar, medir y analizar mediante distintas técnicas las posibles fallas que presenta una industria en alguna de sus áreas. Asimismo, entre los diferentes tipos de sistemas de control de gestión, este posee funciones especializadas en encontrar soluciones pertinentes que le permiten mantener y mejorar constantemente la calidad de los procesos industriales.

Herramientas de gestión empresarial

Estas herramientas empresariales son aquellas que digitalizan y automatizan las tareas de control de los procesos y de actividades realizadas en una empresa. Entre sus principales funcionalidades se encuentran la administración del personal, de los recursos empresariales, de los procesos comerciales, entre otros.

Herramientas de gestión administrativa

Las herramientas de gestión administrativa son plataformas tecnológicas modernas que se encargan de optimizar los procesos administrativos realizados diariamente por parte de las firmas. Es decir, mediante su implementación los abogados y gerentes legales pueden automatizar los procesos que suelen ser repetitivos y poco rentables, permitiendo que los profesionales del derecho dediquen su tiempo de trabajo a actividades más productivas.

Este tipo de herramientas resultan determinantes a la hora enfrentar procedimientos administrativos básicos y/o rigurosos, como los que normalmente experimenta el sector legal. Y es que su implementación permite que el abogado desarrolle un control absoluto sobre los diferentes procesos administrativos y contables que gestiona. En otras palabras, le permite tener control de la planificación, documentación, facturación e incluso, de las horas de trabajo utilizadas.

Herramientas de gestión judicial

A diferencia de las anteriores, estas herramientas tienen como tarea principal facilitar el manejo de las actividades jurídicas que le concierne meramente al abogado o gerente legal, como pueden ser la gestión de procesos judiciales, revisión de contratos, consulta de expedientes y documentación judicial, entre otros; concediéndole un mayor margen de efectividad durante su labor.

Además, al ser un sistema tecnológico, su implementación le permite al profesional gestionar toda su actividad mediante medios digitales. Es decir, este tendrá la oportunidad de acceder y consultar el estado de sus procesos a cualquier hora del día, con solo tener al alcance un dispositivo con acceso a internet. Por otra parte, las herramientas de gestión de este tipo dan un acceso automatizado a las páginas de consultas de los tribunales, generan informes de gestión, realizan recordatorios oportunos, notifican las novedades de cada proceso y crean mayor eficiencia en el flujo de trabajo entre socios, abogados y otros players del sector.

Ejemplos de este tipo de herramientas

Debido a la importancia vital que tienen estas plataformas en el funcionamiento de las firmas de abogados, es necesario ver algunos ejemplos de herramientas de gestión aplicables al sector legal:

Ejemplo de herramienta de gestión administrativa

Un excelente ejemplo de herramienta de gestión administrativa es TimeBillingX. Se trata de un sistema especializado en firmas de abogados, que facilita el manejo de acciones administrativas ligadas especialmente a la facturación y gestión de documentos, ayudando a los abogados a evitar procesos repetitivos y a centrarse en actividades más productivas.

Asimismo, poseen características que van desde la automatización de envíos de facturas y obtención de pagos, hasta la visualización en tiempo real de las métricas de las firmas en cuanto a productividad y rentabilidad, lo cual las convierten en una de las mejores herramientas para la toma de decisiones.

Ejemplo de herramienta de gestión legal

En cuanto a los ejemplos de herramientas de gestión jurídica tenemos a CaseTracking, un sistema que se conecta vía online con las páginas de los poderes judiciales de diferentes países, lo cual les permite a los abogados consultar todos sus procesos legales de forma remota desde una misma plataforma y desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Además, CaseTracking entrega reportes a los clientes, gestiona los equipos externos, administra los flujos de trabajo entre socios y abogados, y provee actualizaciones diarias a las firmas de todos sus procesos.

En definitiva, estas herramientas de control de gestión les permiten a los profesionales del derecho poseer mayores capacidades para manejar sus procesos, lo cual sin dudas trae numerosos beneficios en el rendimiento, servicio y competitividad que la firma ofrece en el  mercado.

Preguntas frecuentes sobre estas herramientas