Cloud computing: ventajas y desventajas de la nube [Ejemplos]

Las ventajas y desventajas de cloud computing son factores importantes a tener en cuenta cuando queremos modernizar la firma de abogados a través de la transformación digital. Sin embargo, antes de entrar en esos detalles, comencemos por explicar qué es cloud computing.

Básicamente, cloud computing o computación en la nube es el uso de cualquier tipo de servicio o producto tecnológico al cual puedes acceder mediante internet, sin necesidad de tener que descargar en la computadora los archivos o datos de aquello que estés utilizando. Esto es posible debido a que los recursos usados se encuentran alojados en los servidores del proveedor, no en el servidor ni en la computadora del usuario. De aquí que las ventajas y desventajas de cloud computing sean tan variadas.

Por ejemplo, cuando utilizas la plataforma de correo electrónico Gmail, todos los mensajes y archivos adjuntos que envías y recibes se alojan en los servidores de Google (empresa dueña de Gmail), a los cuales puedes acceder siempre mediante internet las 24 horas del día. Por lo tanto, tu computadora no tiene que destinar recursos propios (como espacio de almacenamiento) para guardar o procesar todo lo que intercambias a través de tu correo.

Según el Legal Trend Report 2020, un 79% de los abogados hace uso de la computación en la nube para almacenar los datos de su firma. A pesar de estos números, existe cierta incertidumbre entre los profesionales del derecho acerca de las ventajas y desventajas de cloud computing, como es natural con todas las nuevas tecnologías.

Ventajas y desventajas de cloud computing

A continuación, te presentamos los principales beneficios y riesgos de cloud computing que debes evaluar si estás considerando implementar diferentes servicios cloud en la firma: 

Ventajas de cloud computing

Una de las mayores ventajas de cloud computing es que puedes contar con una capacidad de almacenamiento online casi ilimitada, lo que te permite ahorrar costos al no tener que invertir en infraestructuras informáticas propias para el almacenamiento de la información dentro de la firma. 

Otra de las ventajas de cloud computing más importantes es que, como los servicios cloud funcionan en internet, puedes acceder a estos desde cualquier dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone), a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier parte del mundo.

Teniendo en cuenta estas ventajas, algunos de los beneficios de cloud computing que puedes aprovechar son los siguientes:

• Los servicios cloud mejoran el trabajo cooperativo y la comunicación entre socios, abogados y clientes, ya que permiten compartir información entre personas que se encuentren en distintos lugares del mundo, lo cual es fundamental para las firmas que han implementado el smart working o trabajo inteligente.

• Los servicios cloud optimizan el uso de los recursos internos de la firma, ya que se reduce la carga laboral, de tiempo y de dinero relacionada a ciertas actividades para el mantenimiento de equipos tecnológicos (como servidores) al poder prescindir de estos, brindando así una dinámica de smart office dentro de la organización.

• Los servicios cloud resguardan la información de la firma. Si los equipos y computadoras de los abogados sufrieran algún daño, los datos quedarían resguardados en la nube y serían accesibles desde cualquier otro dispositivo. Además, la mayoría de los servidores cloud cuentan con cifrado para la protección y privacidad de la información frente a posibles ciberataques a la base de datos de la empresa.

Desventajas de cloud computing

Si bien es cierto que los servicios en la nube facilitan el trabajo remoto y ofrecen ciertos niveles de protección, hay que destacar que las principales desventajas de cloud computing están relacionadas precisamente con la seguridad en las bases de datos de las empresas. Esto se debe a que cuando utilizas un servicio cloud la seguridad informática corre por cuenta del proveedor que te está ofreciendo dicho servicio. Por lo tanto, si ese proveedor no cuenta con una protección lo suficientemente potente, entonces tus datos podrían estar en riesgo.

De acuerdo con el informe 2020 Legal Technology Survey de la American Bar Association, al 60% de los abogados que hoy en día hacen uso de la nube les preocupa la confidencialidad y seguridad de los datos. 

Sin embargo, esta desventaja de cloud computing deja de ser relevante cuando te aseguras de contratar a un proveedor confiable, con buena reputación y con sólida trayectoria en el mercado, ya que así puedes tener mayor certeza de que se trata de una empresa que invierte suficiente para adquirir altos niveles de seguridad informática.

Por otro lado, para evaluar de manera objetiva las ventajas y desventajas de cloud computing hay que ir un poco más allá y tener en cuenta otros riesgos de la computación en la nube, tales como: 

• Si no cuentas con una buena conexión a internet no podrás acceder a los servicios cloud adecuadamente.
• Los datos que envíes y recibas a través de los servicios cloud pasarán por la infraestructura informática del proveedor, lo que significa que debes tener confianza en que este mantenga, respete y proteja la privacidad de la información.
• Si el proveedor no realiza mantenimiento o actualizaciones a su infraestructura informática, el servicio cloud puede comenzar a resultar lento e impreciso.

Hacer uso de un software en la nube puede parecer demasiado arriesgado, pero afortunadamente existen protocolos para reducir los riesgos de cloud computing. Por ejemplo, se recomienda cambiar el uso de plataformas estándar por software especializados en legaltech para compartir archivos y datos confidenciales, ya que los proveedores de soluciones legaltech tienen mayor experiencia protegiendo y optimizando el uso de los datos de los diferentes players del sector legal (firmas, notarías, tribunales, gerencias legales, etc.). Además, puedes realizar backups periódicamente resguardando la información en los dispositivos y así tener un mayor control sobre esta. 

Ejemplos de servicios de cloud computing

Teniendo en cuenta las ventajas y desventajas de la nube mencionadas anteriormente, veamos a continuación algunos ejemplos de cloud computing aplicados a herramientas para el teletrabajo de los abogados:

• Ejemplo de cloud computing para gestión de procesos legales

CaseTracking es un ejemplo de servicio cloud que sirve para gestionar todos los juicios de la firma a través de internet. Esta herramienta digital se conecta y se sincroniza con las páginas de los poderes judiciales, lo cual te permite controlar la información de tus procesos jurídicos de forma remota, cargar expedientes, gestionar portafolios de clientes y proyectos, desarrollar flujos de trabajo entre abogados y clientes, etc. 

• Ejemplo de cloud computing para gestión del tiempo

TimeBillingX es un ejemplo de servicio cloud que sirve para optimizar el tiempo de trabajo de los abogados y agilizar el proceso de facturación electrónica. Por un lado, esta herramienta registra y analiza de qué manera los abogados invierten sus horas de trabajo durante sus jornadas laborales, lo cual permite detectar áreas de mejora para aumentar la productividad. Por otro lado, la herramienta también permite crear y enviar facturas electrónicas y notas de cobro a clientes de forma masiva, lo cual le convierte en un gestor de tareas ideal para ahorrar tiempo de trabajo. 
Conociendo ya las ventajas y desventajas de cloud computing, ahora resulta más evidente por qué los servicios en la nube como CaseTracking y TimeBillingX son tan esenciales en las firmas de abogados modernas. Además, cabe destacar que estas herramientas son desarrolladas por Lemontech, un proveedor cloud especializado al 100% en soluciones en la nube para el sector