Smart office: ¿cómo transformar tu firma de abogados?

Una smart office (oficina inteligente) es el resultado de transformar una oficina tradicional en una altamente productiva mediante 3 elementos claves: la tecnología, el ambiente y la cultura.

• La tecnología en una smart office le aporta al personal todas las herramientas necesarias para que este pueda ser más eficiente y productivo.
• El ambiente físico en una smart office maximiza el aprovechamiento del inmueble mediante espacios diseñados para un trabajo colaborativo y muy cómodo.
• La cultura en una smart office promueve que el personal se adapte, utilice y obtenga los mayores beneficios de las nuevas tecnologías y los nuevos ambientes de trabajo.

En la actualidad, y por sobre todo debido a la nueva normalidad pospandemia, el concepto de oficina inteligente toma 2 vertientes. Por un lado, está la smart office convencional que funciona dentro de las instalaciones de una empresa. Por otro lado, está la smart office de teletrabajo que funciona dentro del hogar de los empleados. Gracias a esta última es posible implementar el modelo de smart working, el cual está siendo cada vez más popular y necesario. 

Teniendo esto en cuenta, es importante que las firmas de abogados modernas analicen cuál de los dos tipos de smart offices es el más adecuado para sus negocios.

Smart office convencional en firmas de abogados

Las smart offices son la última tendencia mundial en cuanto a la optimización de los espacios físicos de trabajo. Por ello, implementada en una firma jurídica, una smart office permite que los socios puedan trabajar con sus equipos de abogados de forma más dinámica y versátil, haciendo uso de espacios multifuncionales equipados con tecnologías empresariales que facilitan la gestión interna y la colaboración con los clientes, así como también crean y mantienen un ambiente agradable en cuanto a iluminación inteligente, climatización, entre otros.

En este sentido, a diferencia de las firmas tradicionales, la smart office jurídica se caracteriza por dejar de contar con rígidos despachos individuales que obstaculizan la productividad grupal y la comunicación, fomentando en cambio el uso de áreas más abiertas y cómodas, adaptadas al 100% para mejorar el rendimiento tanto individual como colectivo de los letrados.

Una de las soluciones más representativas de las smart offices son las salas de conferencia inteligentes, las cuales suelen estar equipadas con tecnologías de pantallas colaborativas, de audio envolvente, de conectividad inalámbrica, de seguridad informática, de control de acceso, entre otras que facilitan además el desarrollo de reuniones virtuales.

Además de las muchas ventajas de una smart office en cuanto a aspectos técnicos y operativos de la firma, destaca también la fidelización de los clientes, quienes se van a sentir más cómodos trabajando con abogados que apuestan por la innovación y que lo demuestran a través de sus espacios de trabajo de última generación.

Smart office para el teletrabajo

Por otro lado, el 2020 será recordado como el año en el que se normalizó el modelo de trabajo remoto en negocios de todo el mundo, incluyendo a firmas de abogados, debido a la pandemia por la COVID-19. Ante esta situación, la filosofía de la smart office se traslada hacia las casas de los letrados, quienes deben acondicionar un espacio de trabajo home office que fomente la productividad, la concentración, la eficiencia y la interconectividad con el exterior a través de internet.

Esta modelo de smart office para el teletrabajo no tiene como pilar fundamental las últimas tecnologías de domótica, iluminación inteligente, control de acceso, sistemas de audio, pantallas compartidas, escritorios inteligentes, etc. En cambio, sí se centra en las tecnologías de naturaleza digital enfocadas a optimizar el trabajo a través de internet. Es decir, todas aquellas herramientas informáticas que permiten que un abogado pueda realizar el 100% de su trabajo jurídico y gestionar las tareas de la firma sin salir de casa.

Algunas de esas tecnologías de smart office que hacen posible que una firma de abogados funcione de manera remota son las siguientes:

• CaseTracking: para el seguimiento de causas digitales vía online mediante la conexión directa a las páginas de los Poderes Judiciales.
• TimeBillingX: para la automatización de la facturación electrónica, el registro de horas laboradas por abogados y el análisis de inteligencia de negocio de la firma.
• Netdocuments: para la gestión de documentos legales en la nube.

Ventajas de la smart office para el trabajo remoto

Entre las principales ventajas de una smart office en la casa de cada abogado destacamos las siguientes:

• El uso casi exclusivo de herramientas digitales permite desarrollar un enfoque de trabajo paperless, lo que permite que el abogado no tenga que estar imprimiendo, archivando, movilizando, destruyendo o manejando molestas cantidades de documentos físicos.
• Al funcionar todas las herramientas en la nube, hace que no sea necesario que el abogado invierta en equipos informáticos (aparte de su computadora y de la red de internet) para la gestión y el almacenamiento seguro de la información digital, lo que además le permite aprovechar al máximo el espacio físico en su hogar al no tener equipos innecesarios.
• La gran mayoría de las herramientas del sector legaltech permiten automatizar algún tipo de proceso, haciendo que el trabajo del abogado desde la casa sea mucho más cómodo y ágil. Por ejemplo, están las herramientas que automatizan la facturación electrónica de la firma.
• El modelo de teletrabajo es un potente impulsor de la fidelización de los clientes y de la retención del talento humano, ya que ambas partes sienten que la firma se adapta de forma eficaz a sus necesidades particulares a través de las smart offices. Esto al poder la firma garantizarles a sus clientes y abogados un trabajo cómodo, realizable desde cualquier parte, 100% colaborativo desde internet, versátil en los horarios y sin todas aquellas limitaciones que representa un lugar físico.

Con la metodología, la cultura y las herramientas de teletrabajo correctas, todo abogado puede convertir un pequeño espacio de su casa en una smart office de alta productividad, haciendo que su trabajo sea cada vez más “smart”, y construyendo una relación más sólida con sus clientes y más colaborativa con sus colegas, superiores o subordinados en la firma.