Calculadora de honorarios: ¿cómo hacer el cálculo?

La calculadora de honorarios es fundamental para ofrecerles a los clientes un servicio personalizado, ya que al contar con un sistema que sea capaz de calcular las horas de trabajo, es posible establecer una tarifa mucho más objetiva, transparente y justa tanto para el profesional como para su cliente durante la prestación de cada uno de los servicios.

¿Qué es una calculadora de honorarios?

La calculadora de honorarios es una herramienta digital que automatiza el cálculo de las tarifas que se les deben cobrar a los clientes, teniendo en cuenta una serie de parámetros financieros, comerciales y de productividad previamente establecidos. En este sentido, la calculadora de honorarios también agiliza los procesos de cobro y facturación, reduciendo tanto como sean posibles los márgenes de error humano y las imprecisiones contables que suelen presentarse con otros métodos convencionales. 

Para las firmas de abogados, contar con una calculadora de honorarios representa una gran ventaja, ya que se pueden encontrar sistemas bastante prácticos que ayuden a medir el tiempo de trabajo que requiere un proyecto, para mejorar así la fijación de tarifas y honorarios según el tiempo y esfuerzo necesario para dicho contrato. De esta manera, a través de una calculadora de horas trabajadas, los abogados desarrollan la capacidad de establecer acuerdos que se adapten mejor a los intereses y necesidades tanto de los clientes como de la firma. 

Cálculo de honorarios en Excel

A lo largo del tiempo, el cálculo de honorarios en Excel ha sido una práctica común en el sector legal. Sin embargo, con el vertiginoso avance en soluciones legaltech, las herramientas ofimáticas como Excel han empezado a quedar obsoletas.

Esto se debe principalmente a que el cálculo de honorarios en Excel requiere introducir y manejar de forma manual todos y cada uno de los datos a calcular, lo que implica dedicar más tiempo a tareas repetitivas e improductivas. También, hay que mencionar que las hojas de cálculo de honorarios de Excel son bastante complejas, cualquier movimiento errado puede desconfigurar todos los datos que se tengan por abogado, cliente y proyecto, lo que hace que sean más lentos e imprecisos los procesos de facturación y cobro. 

Teniendo todo esto en consideración, lo recomendable es utilizar una calculadora de honorarios automatizada como lo es TimeBillingX, que agiliza las tareas repetitivas y reduce todos los márgenes de error.

Por otro lado, si sigues queriendo realizar el cálculo de honorarios en Excel, puedes descargar gratis nuestra Calculadora de rentabilidad. Se trata de una plantilla en Excel que hemos preconfigurado desde Lemontech con todos los parámetros que necesita una firma para calcular los honorarios de sus abogados.

Ejemplo de calculadora de honorarios 

Encontrar ejemplos de calculadoras de honorarios navegando por la web no es tan complicado. En la actualidad hay muchas plataformas que ofrecen esta función. Sin embargo, es importante contar con una calculadora de honorarios que se ajuste a las necesidades de las firmas de abogados, ya que no todas han sido diseñadas específicamente para el sector legal.

Algunas de las calculadoras de honorarios jurídicas más avanzadas les ofrecen a los abogados la visión de los posibles resultados que podrían obtener al realizar cambios estratégicos en el funcionamiento de la firma, ya sea que se trate de mejoras relacionadas con la productividad del equipo o con cambios en las tarifas de cobro a los clientes. 

Un excelente ejemplo de calculadora de honorarios para abogados es el sistema TimeBillingX. Se trata de un contador de horas intuitivo y completo que automatiza el registro y cálculo de las horas cobrables y no cobrables para los abogados, y que también administra las tarifas, gestiona los gastos y los proyectos. Además, genera informes de business intelligence con los que se puede analizar la productividad de cada abogado y los niveles de rentabilidad que aporta cada cliente. 

Métodos de cobro para el cálculo de honorarios 

Cada firma de abogados tiene sus propios métodos de cobro de honorarios, y eso concuerda con los objetivos que se ha fijado como negocio, con las expectativas de sus stakeholders y, por supuesto, con lo que esperan sus clientes.

Así, hay profesionales que optan por cobrar honorarios mediante tarifa plana, puesto que se ocupan de asuntos cuyas tareas, complejidad y dedicación profesional pueden preverse con absoluto control. De manera similar está el cobro de honorarios mediante tarifa de subscripción, que se asemejaría más a una cuota mensual por una cobertura determinada de servicios jurídicos.

También es frecuente recurrir al cobro de honorarios por hora, cuando se presume que en cada caso variará la complejidad de la disputa o no se sabe cuánto tiempo sea necesario invertir en ella, por ejemplo. Por otro lado está la tarifa combinada, en la que se tiene como punto de partida una tarifa plana que se complementa por una facturación por horas.

Sea cual sea el método elegido por la firma de abogados para aplicar sus tarifas, es de suma importancia apoyarse en una calculadora de honorarios, ya que esta herramienta evita perder el control sobre el tiempo de trabajo que se está haciendo y ayuda a establecer métodos de cobro más justos para todos los involucrados.

Si la calculadora de honorarios va más allá, y en vez de limitarse a sumar las cifras y porcentajes que ingresa cada profesional, también automatiza sus registros horarios, prepara facturas a prueba de fallos, ofrece un soporte a la creación de presupuestos y gestiona gastos; nos encontramos con que, además de minimizar errores en el proceso de facturación, esta herramienta se convierte en un software de productividad que aumenta la eficiencia del personal, incrementando así la disponibilidad de tiempo de los abogados para dedicar a otras tareas.

Claves para usar una calculadora de honorarios

A la hora de introducir en la calculadora de honorarios los datos necesarios para realizar la facturación y el cobro a los clientes, hay que tener muy claros cuáles son todos los criterios y parámetros a seguir, en función de lo acordado con el cliente y del método de cobro de honorarios fijado por la firma. En este sentido, la planificación es clave y resulta el complemento idóneo a un software de facturación electrónica para firmas legales.

Entre los principales aspectos a tener en cuenta por el abogado en el momento de facturar a su cliente se encuentran los siguientes:

• Nivel de complejidad de la disputa: a mayor complejidad, honorarios más elevados.
• Tarifa por hora básica: se trata de un precio fijo que cada profesional puede calcular haciendo un promedio.
• Horas trabajadas en el caso: a más tiempo invertido en un cliente, mayor cantidad a cobrar.
• Gastos adicionales: se trata de lo relativo a tasas legales, desplazamientos y otros aspectos que conviene incluir en la factura.
• Beneficio obtenido al cerrarse el caso: el honorario de éxito es, normalmente, un porcentaje que el abogado obtiene al satisfacer plenamente las expectativas de su cliente en lo relativo a hacer efectivo un cobro o evitar un pago, por ejemplo.

Hoy día, los clientes prefieren una factura desglosada, que les permita conocer qué conceptos se les están cobrando. Por eso, las firmas de abogados necesitan recurrir a una calculadora de honorarios o, mejor, a un software de gestión de facturas, presupuestos y gastos que le permita aumentar la transparencia en el proceso y optimizar la gestión del abogado. Y para estos casos, TimeBillingX es la solución ideal para los procesos contables y los análisis de productividad y rentabilidad en firmas de abogados.