Calculadora de honorarios: ¿cómo calcular tus honorarios este 2023?

La calculadora de honorarios es fundamental para ofrecerles a los clientes un servicio personalizado, ya que al contar con un sistema que sea capaz de calcular las horas de trabajo es posible establecer una tarifa mucho más objetiva, transparente y justa tanto para el profesional como para su cliente durante la prestación de cada uno de los servicios.

¿Qué es una calculadora de honorarios?

La calculadora de honorarios es una herramienta digital que automatiza el cálculo de las tarifas que se les deben cobrar a los clientes, teniendo en cuenta una serie de parámetros financieros, comerciales y de productividad previamente establecidos. En este sentido, la calculadora de honorarios también agiliza el proceso administrativo de una empresa en cuanto al cobro y facturación, reduciendo tanto como sean posibles los márgenes de error humano y las imprecisiones contables que suelen presentarse con otros métodos convencionales. 

Para las firmas de abogados, contar con una calculadora de honorarios representa una gran ventaja, ya que se pueden encontrar sistemas bastante prácticos que ayuden a controlar el tiempo de trabajo que requiere un proyecto y hacer la medición de la productividad, para mejorar así la fijación de tarifas y honorarios según el tiempo y esfuerzo necesario para dicho contrato. De esta manera, a través de una calculadora de horas trabajadas, los abogados desarrollan la capacidad de establecer acuerdos que se adapten mejor a los intereses y necesidades tanto de los clientes como de la firma. 

Cálculo de honorarios en Excel

A lo largo del tiempo, el cálculo de honorarios en Excel ha sido una práctica común en el sector legal. Sin embargo, con el vertiginoso avance en soluciones legaltech, las herramientas ofimáticas como Excel han empezado a quedar obsoletas y a ser sustituidas por herramientas para la administración del tiempo mucho más sofisticadas y cómodas de usar.

Esto se debe principalmente a que el cálculo de honorarios en Excel requiere introducir y manejar de forma manual todos y cada uno de los datos a calcular, lo que implica dedicar más tiempo a tareas repetitivas e improductivas. Esto impide que las firmas puedan obtener buenos resultados al querer implementar estrategias de optimización del tiempo. También, hay que mencionar que las hojas de cálculo de honorarios de Excel son bastante complejas, cualquier movimiento errado puede desconfigurar todos los datos que se tengan por abogado, cliente y proyecto, lo que hace que sean más lentos e imprecisos los procesos de facturación y cobro. 

Teniendo todo esto en consideración, lo recomendable es utilizar una calculadora de honorarios automatizada como lo es TimeBillingX. Esta calculadora de horas trabajadas agiliza las tareas repetitivas y reduce todos los márgenes de error.

Por otro lado, si sigues queriendo realizar el cálculo de honorarios en Excel, puedes descargar gratis nuestra Calculadora de rentabilidad. Se trata de una plantilla en Excel que hemos preconfigurado desde Lemontech con todos los parámetros que necesita una firma para calcular los honorarios de sus abogados.

Ejemplo de calculadora de honorarios 

Encontrar ejemplos de calculadoras de honorarios navegando por la web no es tan complicado. En la actualidad hay muchas herramientas para la administración del tiempo que ofrecen esta función. Sin embargo, es importante contar con una calculadora de honorarios que se ajuste a las necesidades de las firmas de abogados, ya que no todas han sido diseñadas específicamente para el sector legal.

Algunas de las calculadoras de honorarios jurídicas más avanzadas les ofrecen a los abogados la visión de los posibles resultados que podrían obtener al realizar cambios estratégicos en el funcionamiento de la firma, ya sea que se trate de mejoras relacionadas con la productividad del equipo, con la forma en que se realiza el control de tiempo o con cambios en las tarifas de cobro a los clientes. 

Un excelente ejemplo de calculadora de honorarios para abogados es el sistema TimeBillingX. Se trata de un contador de horas intuitivo y completo que automatiza el registro y cálculo de las horas cobrables y no cobrables para los abogados, y que también administra las tarifas, gestiona los gastos y los proyectos. Además, genera informes de business intelligence con los que se puede analizar la productividad de cada abogado y los niveles de rentabilidad que aporta cada cliente. 

Métodos de cobro al calcular la boleta de honorarios 

Cada firma de abogados tiene sus propios métodos de cobro de honorarios, y eso concuerda con los objetivos que se ha fijado como negocio en cuanto al rendimiento, con las expectativas de sus stakeholders y, por supuesto, con lo que esperan sus clientes.

Así, hay profesionales que optan por establecer una boleta de honorarios mediante tarifa plana, puesto que se ocupan de asuntos cuyas tareas, complejidad y dedicación profesional pueden preverse con absoluto control, aún más si cuentan con el apoyo de una herramienta de productividad legal. De manera similar está el cobro de honorarios mediante tarifa de subscripción, que se asemejaría más a una cuota mensual por una cobertura determinada de servicios jurídicos.

También es frecuente recurrir al cobro de honorarios por hora, cuando se presume que en cada caso variará la complejidad de la disputa o no se sabe cuánto tiempo sea necesario invertir en ella, y justo allí es donde entran en juego los sistemas de control de horas. Por otro lado, está la tarifa combinada, en la que se tiene como punto de partida una tarifa plana que se complementa por una facturación por horas.

Sea cual sea el método elegido por la firma de abogados para aplicar sus tarifas, es de suma importancia apoyarse en una herramienta para el registro de horas de trabajo que también funcione como una calculadora de honorarios. Ya que este tipo de soluciones evita perder el control sobre el tiempo de trabajo que se está haciendo y ayuda a establecer métodos de cobro más justos para todos los involucrados.

Si la calculadora de honorarios va más allá, y en vez de limitarse a sumar las cifras y porcentajes que ingresa cada profesional, también automatiza sus registros horarios, prepara facturas a prueba de fallos, ofrece un soporte a la creación de presupuestos y gestiona gastos; nos encontramos con que, además de minimizar errores en el proceso de facturación, esta herramienta se convierte en un software de productividad que aumenta la eficiencia del personal, incrementando así la disponibilidad de tiempo de los abogados para dedicar a otras tareas.

¿Cómo calcular la boleta de honorarios? (2023)

Calcular y emitir la boleta de honorarios este 2023 es un proceso que depende de cada entidad fiscal, en función del país donde te encuentres ejerciendo la profesión. Para efectos ilustrativos, a continuación, te vamos a explicar cómo calcular los honorarios en países como Chile y México.

Sin embargo, si nos estás leyendo en otro país de América Latina, déjanos tu comentario al final del artículo, para nosotros saber desde dónde nos lees y así publicar otro artículo explicando cómo generar la boleta de honorarios profesionales en tu país.

• Calcular la boleta de honorarios para el SII en Chile

Para el caso de Chile, la ley N°21.133 establece que desde el año 2020 hasta el 2028 debe aplicarse un aumento del 0,75% a la retención del 10%. Esto significa que, si para el 2020 la retención era de 10,75%, (10% + 0,75%), para este 2023 la retención es de 13%, y para el 2024 será de 13,75%.

Por lo tanto, para calcular la boleta de honorarios para el SII, la retención que se debe contemplar es del 16%, que sería el 13% que hemos comentado más el 3% para la devolución del Préstamo Solidario, en el caso de que hayas solicitado dicho beneficio. Si no lo hiciste, entonces la retención sería solo del 13%.

Dicho esto, para calcular la boleta de honorarios del 16% solo debes dividir el monto neto por 0,84, y si quieres calcular solo el 13%, divide el monto neto por 0,87.

• Calcular los honorarios profesionales para el SAT en México

En cuanto a México, existen diferentes maneras de calcular los honorarios profesionales para el SAT, en función de ciertos factores. Veamos:

• Si la boleta de honorarios la vas a expedir a una Persona Física, al monto de tus honorarios debes sumarle el IVA, que es el 16%, o el 8% en el caso de que la persona esté en frontera.
• Si la boleta va dirigida a una Persona Moral, al monto le tienes que sumar el IVA (16%), y de ese subtotal, debes restar la retención tanto del ISR (que puede variar desde el 1.9% hasta el 35% al mes) como del IVA.

A partir de estos puntos, debes saber que en el caso de que como abogado estés en la categoría de trabajador por honorarios, al calcular tu boleta de honorarios para el SAT debes incluir el IVA y el ISR.

Ahora bien, para calcular y emitir boletas hacia la institución fiscal de cualquier país de América Latina, los abogados pueden agilizar el proceso al aprovechar toda la información tan detallada que ofrece la calculadora de honorarios de TimeBillingX. A través de la cual, por ejemplo, el abogado puede automatizar el cálculo de sus ingresos totales aún cuando este maneje diferentes tasas honorarias, políticas de precios y métodos de cobro. Además, la facturación electrónica la puede realizar teniendo en cuenta cualquier tipo de carga fiscal.

Claves para usar una calculadora de honorarios y emitir boletas

A la hora de introducir en la calculadora de honorarios los datos necesarios para realizar la facturación y el cobro a los clientes, hay que tener muy claros cuáles son todos los criterios y parámetros a seguir, en función de lo acordado con el cliente y del método de cobro de la boleta de honorarios fijado por la firma. En este sentido, las estrategias para mejorar la productividad así como la planificación son elementos claves que resultan en los complementos idóneos a un software de facturación electrónica para firmas legales.

Entre los principales aspectos a tener en cuenta por el abogado en el momento de generar una factura electrónica a su cliente se encuentran los siguientes:

• Nivel de complejidad de la disputa: A mayor complejidad, honorarios más elevados.
• Tarifa por hora básica: Se trata de un precio fijo que cada profesional puede calcular haciendo un promedio.
• Horas trabajadas en el caso: A más tiempo invertido en un cliente, mayor cantidad a cobrar. Por ello es necesaria la carga asistida de horas.
• Gastos adicionales: Se trata de lo relativo a tasas legales, desplazamientos y otros aspectos que conviene incluir en la factura.
• Beneficio obtenido al cerrarse el caso: El honorario de éxito es, normalmente, un porcentaje que el abogado obtiene al satisfacer plenamente las expectativas de su cliente en lo relativo a hacer efectivo un cobro o evitar un pago, por ejemplo. De aquí que sea tan importante mantener una medición de resultados de forma constante.

Hoy en día, los clientes prefieren una factura desglosada, que les permita conocer qué conceptos se les están cobrando. Por eso, las firmas de abogados necesitan recurrir a una calculadora de honorarios o, mejor, a un software de gestión de facturas, presupuestos y gastos que le permita aumentar la transparencia en el proceso y optimizar la gestión del abogado. Y para estos casos, TimeBillingX es la solución ideal para los procesos contables, la medición del desempeño y los análisis de productividad y rentabilidad en firmas de abogados.

Preguntas frecuentes sobre calculadora de honorarios

Este artículo fue creado el 23 de junio de 2020 y actualizado el 26 de junio de 2023