TimeBillingX: Software de productividad y facturación

Lemontech está comprometido con impulsar un mundo legal moderno y justo. Bajo este propósito, la empresa ha trabajado los últimos 19 años en desarrollar herramientas que le permitan a las firmas y gerencias legales digitalizarse, y optimizar su gestión.

Queremos que los abogados puedan liberarse de tareas tediosas, manuales y administrativas, y así dedicarse justamente a su labor legal. En definitiva, abogados más abogados.

Así nace TimeBillingX, un software de productividad y facturación, con el que es posible gestionar clientes y proyectos, asistir en el seguimiento de horas trabajadas y actividades dentro del despacho o área legal. Con ella, y gracias a su captación de datos, es posible generar reportes con información relevante que facilitan la toma de decisiones estratégicas.

En esta guía te detallamos qué es y cómo funciona un software de productividad y facturación, sus beneficios, por qué deberías adquirirlo para tu despacho o empresa y cómo TimeBillingX puede gestionar tu tiempo y rentabilizar tu negocio legal.  

¿Qué es un software de productividad y facturación?

Tal como lo señala su nombre, un software de productividad y facturación ayuda a organizar y digerir la información de los proyectos y clientes de una firma o área legal, en función de las horas que cada abogado le destina a sus juicios o proyectos.

Con este control de la información, los abogados pueden evaluar la rentabilidad de cada proyecto e impulsar las actividades de mayor valor. En otras palabras, facilita las decisiones internas a través de la data obtenida directamente del rendimiento del negocio.

De forma general, un software de productividad y facturación se define en cuatro elementos: 

1.- Centraliza la información de tu tiempo y facturación

Un software de productividad y facturación facilita la gestión del tiempo que los abogados le dedican a sus clientes y garantiza un proceso de facturación y cobranza eficiente y sencillo. En otras palabras, con esta herramienta se generan procesos más expeditos y cargas de horas más precisas.

Además, la información centralizada de los clientes y los trabajos realizados por la firma o área legal, producen data valiosa para evaluar qué elementos están siendo rentables o no y así,  generar acciones concretas para gestionarlo.. 

De esta forma trabaja TimeBillingX, de Lemontech, con un espacio directo para la gestión del tiempo y la facturación, con la información de tus clientes y proyectos. Dentro del software, un cliente será la empresa a la cual la firma le está llevando a cabo un proyecto y al que los abogados dedican sus esfuerzos y trabajo para completar dicha asignación.

La creación de un cliente dentro del sistema  es uno de los procesos más simples de TimeBillingX, y permitirá que puedas asociar un proyecto al cliente, cargarle tiempos, realizar el proceso de facturación y cobranza y por último obtener reportes de eficiencia y rentabilidad, con horas cargadas, horas facturadas y/o divididas por equipo y proyecto.

Dentro de la herramienta, tienes la posibilidad de registrar distintos tipos de acuerdos comerciales para cada proyecto de un cliente de forma ordenada.  Estos tipos de acuerdos comerciales pueden ser el cobro por hora (HH), monto fijo, retainer, CAP, hitos o simplemente como no facturable:

• Cobro por hora: El cobro por hora suele ser una de las formas de cobro más comunes en las firmas, pues se cobra según la cantidad de horas destinadas al trabajo de un proyecto. Cada hora se tasa por el valor hora del usuario que las carga, para poder generar al final una liquidación de cobro por los honorarios devengados.

• Flat fee o "monto fijo": El flat fee o "monto fijo" es útil cuando se desea cobrar un proyecto por un monto de dinero independiente de cuantas horas se trabajen. Es decir, se cobrará un monto fijo por el tiempo que dure el proyecto (mensual, bimensual, semanal o solo por unos días,), hasta que se decida dar por terminado.

• Retainer: El retainer es la mejor forma para combinar el cobro por hora y el cobro por monto fijo. En esta forma de cobro se pacta cobrar un monto fijo hasta llegar a cierto tope de horas que se carguen de forma cronológica, y en caso tal de existir excedentes, se empieza a cobrar por valor hora hombre (si se cargan menos horas del tope, se cobrará el monto fijo del retainer).

• CAP: El CAP es una forma de cobro por hora, en la que puedes pactar con tu cliente cobrar hasta un monto en específico tarificado por las horas trabajadas, y en caso tal de llegar al tope de este monto, los excedentes se asumirán como un descuento para el cliente.

• Hitos: Los hitos suelen ser la otra forma de cobro más usada por las firmas. Es útil para cobrar juicios o proyectos que se cobran por cumplimiento de etapas. En esta forma de cobro puedes decidir cobrar varios montos fijos en la medida que se van cumpliendo ciertos hitos comprometidos con el cliente.

Ahora, ¿es importante cargar horas si no trabajo por horas? Sí, sigue siendo útil cargar horas cuando se trata de cobrar un proyecto por monto fijo u otra forma de cobro negociada. Entre otras cosas, porque de esta forma podrás comprobar posteriormente si el proyecto es rentable o no, según las horas que demanda realizarlo.

Si consideramos que la productividad en una firma de abogados está relacionada con el monto de ingresos generados por la cantidad de recursos disponibles (en este caso, el número de abogados), saber cuánto le dedico a un proyecto es indispensable.

En otras palabras, la capacidad de producción de una firma (facturación potencial) está siempre relacionada a la cantidad de abogados con los que cuenta y con la cantidad de horas que puede facturar a un determinado precio (tarifa horaria). Es decir, su productividad estará dada en función a la óptima combinación entre la cantidad de horas y el precio involucrado en sus servicios. 

2.- Carga y controla tus horas de trabajo rápido y fácil

Es esencial la carga de horas en los software de productividad y facturación. Saber justamente cuánto tiempo le invertimos a distintos clientes o proyectos, para reconocer qué decisiones tomar o qué acciones realizar para sacar el mejor provecho posible del negocio.

Por ejemplo, tener el conocimiento sobre qué proyectos toman más o menos tiempo, ayudará a decidir qué espacios del día dedicar a las tareas más demoradas y en qué momento hacer las tareas que suelen ser más rápidas. Esto permite controlar el tiempo y cerrar tus días, semanas o meses de manera productiva. 

Con TimeBillingX, estos procesos son más flexibles y versátiles, ya que se cuenta con tres medios para hacerlo: 

• Desde la aplicación Web: Una vez inicias sesión en tu sistema web TimeBillingX, podrás encontrar el módulo de calendario desde el cual puedes empezar a cargar horas de la semana, tanto en días que ya pasaron como en días futuros. Incluso una vez empieza a andar el cronómetro puedes seguir trabajando en otras pestañas o ventanas y el tiempo seguirá registrándose, lo que es muy útil por si necesitas registrar una videoconferencia, la revisión o redacción de un escrito o una reunión. Te recomendamos aprender esta forma de cargar horas, para que te resulte más sencillo cargar tiempos desde la aplicación móvil o la aplicación de escritorio.

• Desde la aplicación móvil: TimeBillingX cuenta con una aplicación móvil que puedes descargar desde tu teléfono. De esta manera tendrás una forma totalmente portátil para cargar horas, ¡pero no es la única ventaja! Al usar la aplicación móvil, también podrás registrar tus horas sin conexión a internet, lo que es muy útil si te encuentras en un lugar sin ella (un viaje en avión o un lugar dónde no alcanza la señal)l. Luego, al tener nuevamente conexión, tus actualizaciones se sincronizarán con la web.

• Desde la aplicación de escritorio: TimeBillingX posee una tercera forma de cargar horas: una aplicación de escritorio en tu computador (para Mac, Windows y Linux). La aplicación de escritorio también se puede usar sin conexión a internet: Con el cronómetro activo, puedes navegar en otras ventanas mientras el tiempo se va registrando, hasta que decidas parar el temporizador.

No olvides ni una hora trabajada con TimeMemory y nuestras integraciones

TimeMemory es una funcionalidad de TimeBillingX que permite detectar las actividades en la computadora de forma automática, y guardarlas en una bitácora de eventos. Luego, se podrán agregar trabajos dentro de la plataforma, a partir de los eventos en la bitácora.

En otras palabras, reconoce las apps de trabajo más frecuentes, como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Meet, etc; y con base en eso, rastrea los registros para que puedan crear trabajos de forma precisa. 

¿Te pasa que terminas el día y no recuerdas exactamente en qué cosas trabajaste? De seguro esto afecta en tu control interno y la entrega de informes. Ahora, con TimeMemory, esto ya no es un problema, porque cada gestión en el dispositivo se registra de forma automática.

En resumen, los usuarios van a ahorrar tiempo, y aumentar la precisión en el reporte de actividades de cara al cliente final.

A continuación un listado de las aplicaciones que TimeMemory podrá rastrear:

Analiza y depura tus horas facturables en el Módulo de Trabajos

Cuando se realiza la carga de horas, es muy probable que se requiera una segunda revisión, para detectar si existe alguna irregularidad o determinar si, en definitiva, la información es o no 100% precisa. Principalmente, porque de esto desprende que el cobro sea el más adecuado, de acuerdo con lo trabajado en el proyecto.

Con TimeBillingX, software de productividad y facturación, puedes revisar y modificar fácilmente la información ingresada de los proyectos (entre ellas, las horas facturables), desde su Módulo de Trabajos. En simples clics, podrás gestionar toda la información, agregar o eliminar aquello que no sea necesario, y depurar hasta que las horas a cobrar estén correctas.

De esta forma, contarás con las horas que realmente suman como facturables, y cobrar el costo justo por el trabajo realizado. Con esta evaluación por horas, además, garantizas finalmente que el proyecto sea rentable o que, al cierre, consideres una nueva tarifa debido a que el coste por gestión está por debajo del precio promedio.

3.- Facturación y cobranza al instante

En un software de productividad y facturación suele agregarse un módulo de gestión administrativa para la industria legal porque, al contener la totalidad de las horas, clientes y proyectos trabajados, se facilita el levantamiento de la información, y por ende, el cobro preciso del trabajo. 

En ese sentido, llegado el momento de cobrar los trabajos y proyectos, TimeBillingX entrega todas las herramientas necesarias para realizar una gestión ordenada y limpia del proceso de cobranza.

Utilizando el módulo de facturación de forma correcta, podrás tener una mejor panorámica respecto a los esfuerzos que se deben desarrollar para gestionar tus cobros, facturas y pagos.

Desde este módulo podrás llevar el proceso que inicia con  la generación de los cobros, seguimiento de las facturas que luego se asocian a estos cobros; y que termina con el ingreso de los pagos a dichas facturas. 

Además, si tienes gastos asociados a un proyecto que necesiten reembolsar, en TimeBillingX existen las herramientas para poder ingresarlos y así, después, cobrarle a tu cliente. Ningún elemento se pierde en la gestión.

4.- Gestiona las tareas y proyectos de tu equipo

En un software de productividad y facturación, tienes la posibilidad de hacerle seguimiento a todo su proceso de gestión y administración interna. Algunos cuentan con tableros de tareas o listas de actividades, que permiten tener a simple vista aquello pendiente, en realización y hasta el cierre de un proyecto. 

De hecho, TimeBillingX cuenta con un módulo de Proyectos que ayuda a los equipos de trabajo a estar más unidos. El equipo puede conectar sus proyectos y tareas con la facturación, haciendo que sea más sencillo el seguimiento, desde el inicio del proyecto hasta el cobro del mismo a tus clientes. 

Estos son los principales beneficios de este módulo:

• Control del progreso: El tablero permite a los estudios jurídicos y a sus clientes tener un control completo sobre el progreso del proyecto. Puedes identificar si tus proyectos y tareas están en tiempo o no.

• Conexión con la facturación: Integra los proyectos con la facturación de la firma y realiza un seguimiento preciso de los pagos de los clientes. Si desean cobrar un proyecto de forma ágil y fácil (sin registrarse horas) solo tienes que facturar el proyecto del cliente una vez se encuentre listo para facturar. 

• Previsibilidad financiera: Con un módulo de proyectos bien ordenado y gestionado, pueden planificar los ingresos con mayor certeza y reducir la incertidumbre financiera. 

• Enfoque en la colaboración y agilidad: La gestión de proyectos compartidos promueve la colaboración en equipo y da visibilidad a medida que las prioridades cambian. Además, es una potente herramienta para poder equilibrar la carga de trabajo.

• Proyectos a tu medida: Cada proyecto es diferente. Con Proyectos, los estudios pueden personalizar su Tablero según las necesidades específicas de cada cliente. 

5.- Tu información a un clic

Otro elemento clave en los software de productividad y facturación lo encontramos en la reportería. Con la información que capta el sistema de la horas trabajadas, clientes y proyectos, se podrán generar conclusiones valiosas para el desempeño de la firma.

Con este tipo de herramientas es posible evaluar el rendimiento de los abogados y del despacho o área legal. Quienes están siendo más rentables, qué clientes ameritan una evaluación de la tarifa o simplemente detener proyectos por no generar el retorno suficiente.

Desde TimeBillingX todo esto es posible. Gracias a su reportería, se puede visualizar en tiempo real cuánto tiempo le está invirtiendo el equipo de abogados a sus clientes y proyectos, y por supuesto, si están entregando resultados a tu negocio. 

Este módulo cuenta con reportes predefinidos y también la posibilidad de personalizar, y amoldar según necesidad del análisis que pretendan desarrollar como socio o administrador de la firma. De hecho, los reportes personalizados pueden ser guardados con la intención de repetir este análisis en cualquier otro periodo.

En los reportes predefinidos se concentra información y una estructura específica, con los que se podrán consultar hitos relevantes del negocio o el aporte diario de los juristas. Así se dividen: 

• Reporte de hitos: Este tipo de reportes es muy interesante porque presenta aquellos proyectos que se tasaron por hitos o saber justamente en qué estado se encuentra cada hito establecido.

• Reporte diario: A través de este reporte podrás llevar un control diario y de fácil acceso, con el que verás las horas que tiene cada profesional registradas en el sistema, contrastadas con la meta de horas trabajadas establecida desde el inicio.

La ventaja de este reporte es que gracias a que posee una clave de colores, es muy rápido darse cuenta que días un abogado no ingresó horas (color rojo) o bien ingresó pocas horas (color amarillo).

Con respecto a los reportes personalizados, desde TimeBillingX se trabaja en tres grandes categorías con las que se puede conformar un variado número de informes. En este caso, se puntualizan de la siguiente manera: 

Reporte de revisión de horas: Acá se registra todo el tiempo dedicado a los clientes y sus respectivos proyectos, por cada profesional. Se hace la distinción, además, entre horas trabajadas, facturables y no facturables.

Del 100% trabajado (horas trabajadas), cuánto cobraré (horas facturables) y cuanto dejo de percibir por “ineficiencia” (horas no facturables o castigadas).

Productividad y rentabilidad: Este, a su vez, se subdivide en dos:

• Reporte de utilización (productividad de abogados): Este reporte te permitirá ver de manera rápida y sencilla el porcentaje del uso de tus recursos en cada una de las áreas de la empresa, detallando el cumplimiento (o no) de las metas de cada uno de los usuarios que haga registro de tiempos. ¿Qué elementos se pueden ver?
  • Área Usuario: Son las áreas de pertenencia de los profesionales y son definidas en el perfil de cada uno de los usuarios.
  • Meta: Es el objetivo diario de trabajo de los usuarios profesionales (horas facturables esperadas), este objetivo se define como un valor meta de trabajo diario en el perfil de cada usuario y el sistema multiplicará ese valor por la cantidad de días hábiles del periodo.
  • Horas Facturables: Son aquellas horas que finalmente ve el cliente. Horas finalmente corregidas.
  • Tarifa estándar: Es la tarifa benchmark de cada uno de los profesionales.
  • Capacidad: Es la multiplicación de Horas "Meta" y "Tarifa benchmark".
  • Producción estándar: Es la multiplicación de "Horas Facturables" por "Tarifa benchmark" 
  • Resultado (Utilización): Proporción entre "Producción" y "Capacidad" =[(Producción/Capacidad) *100%].

• Reporte de realización (rentabilidad de cliente): Con este reporte podrás analizar si el proyecto se ha negociado correctamente. Este reporte te permitirá ver de manera simple y fácil el estado de tu negocio tomando como base cada uno de los encargados comerciales del sistema y transparentando el porcentaje de realización (proporción entre la venta y la producción en tarifa estándar/base ) cumplido en un periodo. ¿Qué elementos se pueden ver?
  • Encargado Comercial: Dueño o Socio a cargo de la relación comercial con el cliente.
  • Horas liquidadas: Cantidad de horas vendidas a nivel sistema, son las horas que forman parte de liquidaciones que se encuentran en estado "aprobado" o superior.
  • Liquidación - Valor benchmark: Es la multiplicación entre "Horas Liquidadas" y la tarifa base (tarifa benchmark) de cada uno de los profesionales.
  • Liquidación - Honorarios liquidados: Es el monto real vendido al cliente, considerando como venta el valor de las liquidaciones emitidas en el periodo seleccionado. No considera impuestos ni gastos
  • Realización: Proporción entre "Venta" y "Producción" =[(Venta/Producción) *100%].

Reportes de liquidaciones y facturación: El sistema permite realizar reportes relacionados con el seguimiento de todo el proceso de cobranza. Desde lo que se pretende cobrar al cliente (liquidación), hasta lo que efectivamente se cobra (factura). Este tipo de reportes permite tener información verídica sobre lo que el estudio genera por el trabajo de sus abogados y, adicionalmente, permite detectar de forma sencilla las cuentas por cobrar que tiene de sus clientes (“dinero en la calle”).

Qué dicen los clientes de TimeBillingX

Para Francisco Ortega, socio de la firma Turanzas, Bravo y Ambrosi, TimeBillingX entrega facilidad y simplicidad en la carga de los tiempos, agilidad en los procesos de cobranza, y reportes específicos útiles para analizar la productividad de la empresa. 

“Yo definiría a TimeBillingX en tres palabras: sencillez, para los abogados que cargan los tiempos; transparencia, en la forma de cobranza; y productividad, por cómo permite medir todas las áreas de oportunidad del despacho”.

Por su parte, el Director Administrativo y Financiero de Dentons Cárdenas y Cárdenas Colombia, Francisco López, comenta que necesitaban una herramienta que les permitiera trabajar de forma online y entregara información valiosa para tomar decisiones importantes.

“TimeBillingX nos ha permitido medir, tanto la productividad y el rendimiento de los profesionales, como el rendimiento de los clientes”.

Beneficios de TimeBillingX

Entre otras cosas, podemos resumir los beneficios de TimeBillingX así:

• Estado del negocio a un clic: Visualiza de inmediato las métricas principales de la firma a través de nuestro dashboard, como las horas facturables y las horas por liquidar. Entérate de la información clave en 30 segundos.

• Enviar facturas en minutos y obtén pagos más rápido: Genera masivamente liquidaciones y cartas de cobro a tus clientes con un solo clic. Acelera tu proceso de facturación para mantener constante el flujo de entrada de dinero en la firma.

• Simplificar el registro de proyectos: Ingresa los proyectos de tu agenda directamente en TimeBillingX mediante la integración con Google y Outlook Calendar. Además, puedes usar nuestras aplicaciones para escritorio (macOS - Windows) y mobile (iOS - Android).

• Obtener todas las ventajas de un Software SaaS: Un Software as a Service (SaaS) es un es un tipo de cloud computing o la conocida nube, que ofrece a los usuarios una infraestructura tecnológica desde cualquier explorador de Internet. Usualmente, está diseñado por una compañía especializada, como Lemontech, y entrega funcionalidades estándar a todos sus usuarios, con mejoras continuas, y funcionalidades únicas e integraciones, sin costos adicionales.

Ahora, ¿por qué creer en este sistema y no otro?

• Lemontech es considerado líder regional y está centrado en el cliente (leer experiencia de los usuarios).
• Reconocido por Chambers & Partners: Obtuvo la Banda 1, como una de las mejores Legaltech de Latinoamérica y del mundo.
• Presencia Local: Se encuentra en 19 países de la región.
• Empresas y despachos importantes lo utilizan: Dentons, Albagli Zaliasnik, Payet Rey Cauvi, Turanzas Bravo & Ambrossi, DLA Piper, Morales & Besa Abogados, Andersen México, entre otros.
• El único software en Latinoamérica con TimeMemory, funcionalidad que permite la carga semi-automática de horas trabajadas 

¿Has pensado en rentabilizar la gestión de tu firma o área legal? Si te interesan las funcionalidades de un software de productividad y facturación, escríbenos a través de nuestro sitio web para enviarte todos los detalles de TimeBillingX.