En la actualidad, para cualquier empresa jurídica las herramientas de control y seguimiento de proyectos son un recurso indispensable. De hecho, según el 2021 Legal Trends Report, un 67% de los profesionales legales considera que los software de gestión de prácticas son un área clave en la cual invertir.
Esto se debe a las ventajas competitivas que aportan estos instrumentos en el aumento del rendimiento y rentabilidad de los despachos. Por ello en este artículo, te hablaremos de dichos beneficios así como también, de cuáles son las mejores herramientas de seguimiento de proyectos para impulsar de forma plena la productividad y eficiencia dentro de tu empresa.
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¿Qué son herramientas de control y seguimiento de proyectos?
Cuando una empresa se propone alcanzar una serie de objetivos necesita establecer un orden planificado de tareas y roles dentro del equipo de trabajo. Para lograr dicho orden, hace uso de herramientas para el control y seguimiento de proyectos. Estas herramientas son sistemas que facilitan monitorear la evolución y ejecución de cada actividad a fin con los objetivos planteados.
El principal aporte de estos sistemas de control de gestión es que automatizan gran parte de las tareas repetitivas, por ende los profesionales no deben reparar demasiado en aspectos técnicos de la gestión del proyecto y así, concentrar esfuerzos en la obtención de los mejores resultados posibles.
Beneficios de aplicar herramientas de control y seguimiento de proyectos
En el sector legal, la aplicación de herramientas de control y seguimiento de proyectos aporta numerosos beneficios para la gestión eficientemente de los múltiples proyectos que se llevan a cabo dentro de cualquier despacho jurídico.
Por eso, entre las principales ventajas de las herramientas de seguimiento y control para los abogados tenemos:
- Gracias al seguimiento continuo los resultados obtenidos en los proyectos son más fiables y acertados, repercutiendo positivamente en la rentabilidad del negocio.
- Fomentan el trabajo colaborativo y la comunicación eficaz entre los interesados internos y externos de los proyectos.
- Permiten dar una respuesta rápida a cualquier imprevisto, abriendo paso además a la planificación flexible que permita realizar ajustes en los momentos pertinentes.
- Las mejores herramientas de gestión de proyectos facilitan la obtención automatizada de reportes periódicos, a fin de conocer en detalle el rendimiento de los abogados y los resultados obtenidos cuando se desee.
- El proceso de toma de decisiones es más eficiente, pues proporcionan una visión integrada acerca de si el desarrollo de los proyectos va de acuerdo o no a los resultados esperados.
- Estos sistemas de seguimiento fomentan el flujo integral y continuo de la información, por lo que es fácil que cualquier integrante del despacho pueda acceder a datos que sean de su interés repercutiendo positivamente en la productividad del equipo.
¿Cuáles son las mejores herramientas de control y seguimiento de proyectos?
Puesto que existen numerosas herramientas de control y seguimiento de proyectos, suele ocurrir que algunos socios y/o abogados eligen las de apariencia más sencilla o aquellas herramientas de gestión de proyectos gratis, sin considerar cuál se ajusta mejor a sus objetivos y recursos económicos.
Es por esto que muchas veces las empresas difícilmente notan un avance en los niveles de productividad y eficiencia de sus múltiples proyectos. Por esta razón, veamos cuáles son las mejores herramientas de seguimiento y control, así como sus aportes para los despachos jurídicos.
Ejemplos de herramientas de gestión de proyectos especializadas
Al implementar herramientas de control y seguimiento de proyectos estándar, las necesidades de control de una empresa jurídica pueden resultar descuidadas. Además, un 84% de los abogados afirma que podrían brindar un mejor servicio a sus clientes si más partes de su práctica estuviesen automatizadas con tecnología (Clio Report 2020).
Con esto en mente, lo recomendable para las firmas de abogados es hacer uso de plataformas especializadas en control y gestión judicial. Veamos dos de las herramientas para la gestión de proyectos más populares en Latinoamérica.
Una herramienta que los abogados y firmas pueden aprovechar para la gestión de proyectos es TimeBillingX, de Lemontech. Este software está especializado en la coordinación y gestión de proyectos, la facturación electrónica, el seguimiento de cobranza a clientes, y el control del tiempo trabajado.
Lo interesante de esto es que la herramienta mide la productividad desde un tablero Kanban, cuyo enfoque está en visualizar y gestionar el flujo de trabajo. Se centra en la gestión visual de tareas a través de columnas que representan estados o etapas en el proceso.
De hecho, en un tablero Kanban el énfasis no está en medir el tiempo exacto dedicado a cada tarea. En cambio, se prioriza la visibilidad y la gestión de las tareas a medida que avanzan a través del flujo de trabajo.
La productividad se mide cualitativamente a través de la eficiencia en la gestión de tareas, la reducción de cuellos de botella y la mejora continua del proceso. Se busca optimizar la velocidad de entrega y la calidad del trabajo.
El tablero que encuentras en TimeBillingX permite a los estudios jurídicos y a sus clientes tener un control completo sobre el progreso del proyecto e identificar incluso, si están en tiempo o no.
Este tipo de gestión de proyectos facilita la planificación de ingresos con mayor certeza, reduciendo la incertidumbre financiera, para finalmente centrarse en lo que realmente importa a los clientes: el resultado positivo.
Además, a través de este tablero, se aplica una metodología ágil que promueve la colaboración en equipo, a medida que las prioridades cambian.
Es un software que ayuda a centralizar toda información de los proyectos judiciales, dentro de una firma, porque digitaliza todo el proceso de control y seguimiento, ya que se administra desde la web.
Para esto, la plataforma se sincroniza con los portales de los poderes jurídicos en distintos países de Latinoamérica, y recibe la información directamente de ellos. Esto hace posible la revisión automática de acuerdos judiciales, desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Entre sus funciones como herramienta de seguimiento y control de proyectos se encuentran:
- Está adaptada para el trabajo en equipo, centralizando la coordinación del trabajo por medio de perfiles de acceso para socios, abogados y clientes.
- Funciona como un canal de intercambio de información entre todas las partes, pues es posible establecer plazos límites, audiencias, así como compartir archivos y dejar comentarios.
- Automatiza las notificaciones relacionadas a cualquier cambio o novedad de las causas judiciales, así como de tareas y eventos programados.
- Permite supervisar y medir el rendimiento del equipo, así como de conocer y ajustar el presupuesto proyectado y ejecutado en cada proyecto.
Sobre su experiencia con ambos software, Rafael Sánchez Navarro, Socio Director del bufete mexicano Sánchez Navarro, dice: “Ha sido gratificante en estos casi 6 años (…) Si como abogado debo recomendar algún software para mejorar la labor en tu despacho, sin duda CaseTracking y TimeBilling, son las mejores herramientas que existen en el mercado, por la cantidad de beneficios que estas nos dan”.
Ejemplos de herramientas de gestión de proyectos genéricas
Las herramientas para el seguimiento de proyectos genéricas suelen ser la primera opción de muchos cuando se está empezando a organizar un despacho de abogados. Esto se debe a que la mayoría cuenta con versiones gratuitas y están diseñadas para que cualquiera, profesional o no, pueda usarlas sin ningún inconveniente. Algunas de las más populares son:
- Trello
Es una de las plataformas de seguimiento de proyectos y tareas personales más conocida. Su panel es completamente personalizable siendo posible crear columnas por proyectos y/o subtareas, asignar estas tareas a otras personas, adjuntar imágenes y archivos y tiempos límites.
La desventaja de esta herramienta de gestión de proyectos para aquellas firmas que manejan una gran cantidad de datos, es que puede resultar complicada la búsqueda de tareas o archivos específicos. En este sentido, resulta una herramienta poco intuitiva.
- Asana
Una de las mejores herramientas para la gestión de proyectos online desde la cual se pueden crear distintos equipos y proyectos asignados a estos. Además, ofrece una interfaz visual intuitiva desde la cual es posible conocer el progreso de los proyectos, visualizar las tareas asignadas y comunicarse entre los miembros del equipo.
Algo a tener en cuenta es que esta plataforma está completamente en inglés. Además, puede tomar un tiempo considerable crear y organizar los equipos y tareas.
- Slack
Es una plataforma que impulsa la organización de tareas y el flujo de trabajo productivo, flexibilizando el intercambio de información y disminuyendo los cuellos de botella.
Lo que las firmas deben tener en cuenta es que se trata de una herramienta enfocada en la comunicación, por lo cual su interfaz resulta poco intuitiva en cuanto a visualizar la planificación de actividades.
Herramientas de gestión: Un decisión de éxito
Las herramientas de control y seguimiento de proyectos son esenciales para el éxito y la eficiencia de las empresas jurídicas en la actualidad. Estas herramientas no solo automatizan tareas repetitivas, sino que también, permiten una toma de decisiones más informada y proporcionan una visión integral del rendimiento de los proyectos.
Al aplicar estas herramientas, los despachos jurídicos pueden obtener resultados más fiables, aumentar su rentabilidad y mantenerse flexibles ante los imprevistos. Además, fomentan el trabajo colaborativo y la productividad del equipo al facilitar el flujo de información.
Es importante recordar que la elección de la herramienta adecuada es crucial. No se trata sólo de seleccionar la más sencilla o la más económica, sino de encontrar aquella que se adapte mejor a los objetivos y recursos de la empresa.
Evaluar cuidadosamente las opciones disponibles y considerar sus características y beneficios específicos es fundamental para lograr un control y seguimiento efectivos de los proyectos en un despacho jurídico.
En última instancia, invertir en las mejores herramientas de control y seguimiento de proyectos es una inversión en el éxito a largo plazo de la empresa legal. Estas contribuyen directamente en la eficiencia de la firma y ayudan a los profesionales legales a ofrecer servicios de mayor calidad a sus clientes y mantenerse competitivos en un mercado en constante evolución.
Contenido creado el 15 de diciembre de 2021 y actualizado el 3 de octubre de 2023.
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