6 herramientas de control y seguimiento de proyectos: ¿Cuál es mejor?

En la actualidad, para cualquier empresa jurídica las herramientas de control y seguimiento de proyectos son un recurso indispensable. De hecho, según el 2021 Legal Trends Report, un 67% de los profesionales legales considera que los software de gestión de prácticas son un área clave en la cual invertir.

Esto se debe a las ventajas competitivas que aportan estos instrumentos en el aumento del rendimiento y rentabilidad de los despachos. Por ello en este artículo, te hablaremos de dichos beneficios así como también, de cuáles son las mejores herramientas de seguimiento de proyectos para impulsar de forma plena la productividad y eficiencia dentro de tu empresa.

Herramientas de control y seguimiento de proyectos

¿Qué son herramientas de control y seguimiento de proyectos?

Cuando una empresa se propone alcanzar una serie de objetivos necesita establecer un orden planificado de tareas y roles dentro del equipo de trabajo. Para lograr dicho orden, hace uso de herramientas para el control y seguimiento de proyectos. Estas herramientas son sistemas que facilitan monitorear la evolución y ejecución de cada actividad a fin con los objetivos planteados.

El principal aporte de estos sistemas de control de gestión es que automatizan gran parte de las tareas repetitivas, por ende los profesionales no deben reparar demasiado en aspectos técnicos de la gestión del proyecto y así, concentrar esfuerzos en la obtención de los mejores resultados posibles.

Beneficios de aplicar herramientas de control y seguimiento de proyectos

Herramientas de control y seguimiento de proyectos aplicación

En el sector legal, la aplicación de herramientas de control y seguimiento de proyectos aporta numerosos beneficios para la gestión eficientemente de los múltiples proyectos que se llevan a cabo dentro de cualquier despacho jurídico.

Por eso, entre las principales ventajas de las herramientas de seguimiento y control para los abogados tenemos:

  • Gracias al seguimiento continuo los resultados obtenidos en los proyectos son más fiables y acertados, repercutiendo positivamente en la rentabilidad del negocio.
  • Fomentan el trabajo colaborativo y la comunicación eficaz entre los interesados internos y externos de los proyectos.
  • Permiten dar una respuesta rápida a cualquier imprevisto, abriendo paso además a la planificación flexible que permita realizar ajustes en los momentos pertinentes.
  • Las mejores herramientas de gestión de proyectos facilitan la obtención automatizada de reportes periódicos, a fin de conocer en detalle el rendimiento de los abogados y los resultados obtenidos cuando se desee.
  • El proceso de toma de decisiones es más eficiente, pues proporcionan una visión integrada acerca de si el desarrollo de los proyectos va de acuerdo o no a los resultados esperados.
  • Estos sistemas de seguimiento fomentan el flujo integral y continuo de la información, por lo que es fácil que cualquier integrante del despacho pueda acceder a datos que sean de su interés repercutiendo positivamente en la productividad del equipo.
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¿Cuáles son las mejores herramientas de control y seguimiento de proyectos?

Puesto que existen numerosas herramientas de control y seguimiento de proyectos, suele ocurrir que algunos socios y/o abogados eligen las de apariencia más sencilla o aquellas herramientas de gestión de proyectos gratis, sin considerar cuál se ajusta mejor a sus objetivos y recursos económicos.

Es por esto que muchas veces las empresas difícilmente notan un avance en los niveles de productividad y eficiencia de sus múltiples proyectos. Por esta razón, veamos cuáles son las mejores herramientas de seguimiento y control, así como sus aportes para los despachos jurídicos.

Herramientas de control y seguimiento de proyectos gestión

Ejemplos de herramientas de gestión de proyectos genéricas

Las herramientas para el seguimiento de proyectos genéricas suelen ser la primera opción de muchos cuando se está empezando a organizar un despacho de abogados. Esto se debe a que la mayoría cuenta con versiones gratuitas y están diseñadas para que cualquiera, profesional o no, pueda usarlas sin ningún inconveniente. Algunas de las más populares son:

  • Trello

Es una de las plataformas de seguimiento de proyectos y tareas personales más conocida. Su  panel es completamente personalizable siendo posible crear columnas por proyectos y/o subtareas, asignar estas tareas a otras personas, adjuntar imágenes y archivos y tiempos límites.

La desventaja de esta herramienta de gestión de proyectos para aquellas firmas que manejan una gran cantidad de datos, es que puede resultar complicada la búsqueda de tareas o archivos específicos. En este sentido, resulta una herramienta poco intuitiva.

  • Asana

Una de las mejores herramientas para la gestión de proyectos online desde la cual se pueden crear distintos equipos y proyectos asignados a estos. Además, ofrece una interfaz visual intuitiva desde la cual es posible conocer el progreso de los proyectos, visualizar las tareas asignadas y comunicarse entre los miembros del equipo.

Algo a tener en cuenta es que esta plataforma está completamente en inglés. Además, puede tomar un tiempo considerable crear y organizar los equipos y tareas.

  • Sinapp

La principal ventaja de esta herramienta de control y seguimiento de proyectos es la posibilidad de planificar proyectos complejos, utilizando el método de la ruta crítica (CPM) y el método PERT, priorizando tareas y generando distintos escenarios para la toma de decisiones acertada respecto a las posibles resoluciones de tareas.

Sin embargo, la visualización del proyecto se limita a las posibles situaciones críticas, no se refleja la trazabilidad ni el avance de las actividades planificadas.

  • Slack

Es una plataforma que impulsa la organización de tareas y el flujo de trabajo productivo, flexibilizando el intercambio de información y disminuyendo los cuellos de botella.

Lo que las firmas deben tener en cuenta es que se trata de una herramienta enfocada en la comunicación, por lo cual su interfaz resulta poco intuitiva en cuanto a visualizar la planificación de actividades.

Ejemplos de herramientas de gestión de proyectos especializadas

Herramientas de control y seguimiento de proyectos cuales son

Al implementar herramientas de control y seguimiento de proyectos estándar, las necesidades de control de una empresa jurídica pueden resultar descuidadas. Además, un 84% de los abogados afirma que podrían brindar un mejor servicio a sus clientes si más partes de su práctica estuviesen automatizadas con tecnología (Clio Report 2020).

Con esto en mente, lo recomendable para las firmas de abogados es hacer uso de plataformas especializadas en control y gestión judicial. Veamos dos de las herramientas para la gestión de proyectos más populares en Latinoamérica.

Es un software especializado en legaltech que centraliza toda información referente a proyectos judiciales para ser monitoreados a través de internet. Para esto, la plataforma se sincroniza con los portales web de poderes jurídicos en distintos países de Latinoamérica. Siendo posible la revisión automática de acuerdos judiciales desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Entre sus funciones como herramienta de seguimiento y control de proyectos se encuentran:

  • Está adaptada para el trabajo en equipo, centralizando la coordinación del trabajo por medio de perfiles de acceso para socios, abogados y clientes.
  • Funciona como un canal de intercambio de información entre todas las partes, pues es posible establecer plazos límites, audiencias, así como compartir archivos y dejar comentarios.
  • Automatiza las notificaciones relacionadas a cualquier cambio o novedad de las causas judiciales, así como de tareas y eventos programados.
  • Permite supervisar y medir el rendimiento del equipo, así como de conocer y ajustar el presupuesto proyectado y ejecutado en cada proyecto.

Otra herramienta que los abogados y firmas pueden aprovechar para la gestión de proyectos es TimeBillingX, un software especializado en la automatización de procesos administrativos como la facturación electrónica y el cobro masivo a clientes.

Lo destacable de esta herramienta de control y seguimiento de proyectos es que realiza un registro automático de las horas laboradas por abogados, clientes y proyectos. Además, facilita la planificación y distribución de actividades entre el equipo de profesionales. Con base a esto, genera reportes sobre el rendimiento de cada miembro y los niveles de rentabilidad de la firma, todo esto en su módulo de business intelligence.

Integrando este tipo de herramientas de control y seguimiento de proyectos, los socios y gerentes pueden supervisar la labor de los abogados, detectar aquellos factores que pueden estar interfiriendo en la ejecución y evolución de los proyectos, a fin de tomar las decisiones pertinentes para aumentar la productividad y disminuir los errores en el proceso de alcanzar los objetivos deseados y brindar un servicio de mejor calidad a los clientes.

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