Cuando hablamos de los dolores dentro de un negocio legal, continuamente encontramos que la facturación y el cobro de honorarios son el principal quebradero de cabeza. De hecho, en el último Lemontech Legal Report 2023 aparece -junto a la captación de clientes- como uno de los principales dolores que reportan las firmas legales.
De aquí, es normal que surjan preguntas como: ¿cuántas horas trabajamos y cuántas verdaderamente son facturables?, ¿cobramos lo suficiente?, ¿será este cliente rentable?
De acuerdo con Attorney at Work, las firmas que mantienen la facturación actualizada en tiempo real tienden a generar ingresos de 25 a 40 por ciento más altos que los estudios que no están al día y demoran su gestión del tiempo.
Además, a este problema hay que sumar el retraso en el envío de facturas a los clientes, otra cuestión bastante habitual y que retrasa la generación de ingresos. De hecho el tiempo que toma a los estudios enviar facturas de clientes, según una encuesta reciente es:
- 3 días o menos: 16% de los encuestados;
- 1 semana o menos: 22% de los encuestados;
- 1 o 2 semanas: 24% de los encuestados.
Esto se puede resolver con una facturación óptima, que garantice pagos precisos y oportunos, y refuerce la salud financiera de tu firma. Además, en una industria donde el cliente es primordial, una facturación transparente y flexible contribuye a su satisfacción.
Facturación y cobranza: ¿Qué hacer?
La facturación en despachos legales se enfrenta a desafíos importantes. Para empezar, los abogados no suelen recibir formación sobre cómo administrar un negocio legal.
Por otro lado, según un informe reciente de Wells Fargo Legal Specialty Group, la productividad de las firmas de abogados cayó significativamente durante los primeros seis meses de 2023. El informe señala que los abogados produjeron en promedio 150 horas facturables menos en la primera mitad de 2023 que en 2021.
Esto nos dice que se pierde dinero si el tiempo no se captura de manera precisa y eficiente, y si no se cobra finalmente. “Esperar hasta el final del día para registrar el tiempo dedicado a las tareas puede costarle entre el 10 y el 15 % de esas horas facturables”, refleja el informe.
Y sabemos que el final del día no es lo habitual en muchos estudios jurídicos. De hecho, gran parte ingresa sus tiempos o proyectos al finalizar la semana o incluso terminando el mes.
A esta cifras le sumamos que, entre los dolores más comunes de las firmas se encuentra hacerse cargo de la recaudación de los pagos. De hecho, en un estudio realizado por Lemontech a principios de año, la totalidad de los encuestados declararon tener más del 10% de su cartera en mora.
Esto conversa con la información levantada en el Lemontech Legal Report, donde ratificamos que las firmas pequeñas (de 1 a 2 abogados) luchan principalmente con la “recaudación de pagos y cobranza”.
En resumen, estas menos horas facturables y los problemas de cobranza pueden terminar con mucho dinero en la basura, si se continúan utilizando métodos deficientes que no regulan el proceso de facturación y cobranza. Lo bueno es que existen herramientas que pueden ayudar con la gestión del despacho.
Una de ellas es TimeBillingX, un software de productividad y facturación, con el que es posible gestionar clientes y proyectos, y controlar el seguimiento de horas trabajadas y actividades dentro del despacho o área legal.
La herramienta te entrega todas las funcionalidades necesarias para realizar una gestión ordenada y sencilla del proceso de cobranza. Gracias a la información, las firmas pueden generar reportes con datos relevantes, y facturar de forma precisa desde su propio Módulo de Facturación.
Así podrás tener una mejor panorámica respecto a los esfuerzos que se deben desarrollar para gestionar tus cobros, facturas y pagos y llevar un proceso completo y ordenado.
A través del trabajo con nuestros clientes, hemos descubierto la cobranza con TimeBillingX puede ahorrar hasta 30 minutos en cada factura. Si se calcula la elaboración de 30 facturas al mes, la herramienta termina ahorrando unas 15 horas por mes.
Módulo de Facturación en TimeBillingX
Para entenderlo mejor, es importante definir que el proceso de facturación y cobro pasa por distintas etapas.
El Módulo de Facturación de TimeBillingX está creado para generar liquidaciones o prefacturas fácilmente. Permite controlar facturas y boletas, optimizar el flujo de cobranza y entregar visibilidad de todo el proceso de facturación y cobranza.
Ahora, el proceso de facturación se divide en tres partes:
- Generación de una liquidación a partir de proyectos o trabajos ingresados al sistema, independientemente del tipo de cobro.
- Creación o ingreso de facturas y boletas asociadas a cada liquidación.
- Registro de pagos vinculados a las facturas para cerrar el flujo de cobranza.
Y en el sistema, verás dos etapas principales:
Pendiente de liquidar: Proyectos no liquidados que son el punto de partida para generar una liquidación.
Liquidado: Proyectos finalizados y convertidos en liquidaciones, que comprenden 4 subetapas:
- Borrador: Proyectos aún no aprobados para facturación, permitiendo modificaciones.
- Pendiente de Facturar: Proyectos aprobados, listos para dar el visto bueno y facturar.
- Pendiente de Pago: Liquidaciones con facturas asociadas a la espera del pago.
- Pagado: Liquidaciones con facturas marcadas como pagadas, mostrando flujos de ingresos.
Cuando se trabaja con TimeBillingX, es importante conocer el proceso de cobranza y las distintas distintas etapas que contiene. De esta forma será más fácil evaluar los esfuerzos y las decisiones que se deben tomar en cada una de ellas. Por ejemplo:
Tener muchas liquidaciones en estado de borrador podría significar un bajo nivel de gestión del área de facturación interna de la empresa, a menos que la mayoría de tus proyectos se cobren a largo plazo.
Contar con muchas prefacturas pendientes de pago podría significar un bajo nivel de gestión del área de cobranza de la firma. Posiblemente debido a clientes que no están revisando los cobros enviados, un equipo de cobranza que se demora en enviar las facturas para el pago o simplemente hay muchas facturas pendientes por cobrar.
Conclusión
En el competitivo mundo de los despachos legales, la tecnología se ha convertido en un aliado indispensable para mantenerse a la vanguardia y lograr el éxito. La inversión en soluciones tecnológicas modernas es esencial para depurar los procesos internos y superar a la competencia.
Una de las soluciones en la industria legal es TimeBillingX. Esta plataforma no solo ofrece un seguimiento de tiempos preciso, sino que también cuenta con un módulo de Facturación renovado que facilita la creación de facturas precisas y detalladas en cuestión de minutos.
Con TimeBillingX, los despachos legales pueden decir adiós a la tediosa tarea de compilar manualmente los tiempos invertidos en cada caso y calcular las tarifas correspondientes. El módulo de Facturación automatiza este proceso, lo que reduce drásticamente el margen de error y garantiza que se facture por cada hora de trabajo.
Si estás interesado en conocer más sobre TimeBillingX y cómo puede revolucionar la gestión y facturación de tu despacho legal, te invitamos a iniciar una demo gratuita.
Esta demo te permitirá experimentar de primera mano todas las capacidades de TimeBillingX, desde el seguimiento de tiempos hasta la generación de facturas personalizadas.
Descubre cómo esta solución tecnológica puede liberar tiempo y recursos valiosos para que puedas concentrarte en lo que haces mejor: brindar asesoría legal de calidad a tus clientes.
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