Gestor de tareas jurídicas y administrativas: funciones

Un gestor de tareas es un sistema informático que automatiza el seguimiento y la ejecución de ciertos procesos, tanto individuales como grupales, en una empresa. En líneas generales, dichos procesos suelen ser monótonos, repetitivos y abundantes, por lo que fácilmente pueden ser gestionados por una herramienta tecnológica especializada.

Hay que tener en cuenta que, de no ser automatizados, esos procesos se convierten en aniquiladores del tiempo y de la productividad, pues las personas deben dejar de ocuparse de actividades realmente críticas para el negocio para enfocarse en ejecutar tareas básicas y elementales, una por una y de forma manual a través de herramientas poco eficientes como Excel o Google Task.

En las firmas de abogados, implementar un gestor de tareas para automatizar aquellos procesos jurídicos y administrativos que son repetitivos es fundamental para aumentar la productividad de los juristas, ya que gracias a este tipo de herramientas especializadas en el sector legal los abogados consiguen ahorrar y aprovechar al máximo su recurso más preciado: el tiempo. Recordemos que, en nuestro sector, se aplica la máxima “el tiempo es dinero”.

Además, al utilizar un gestor de tareas las firmas pueden:

• Mantener un control más eficiente de la organización, al aportar mayor agilidad a los procesos y al poder realizar un seguimiento en tiempo real del avance de los proyectos y de la gestión de los abogados.
• Centralizar toda la información de los proyectos que llevan a cabo los socios y abogados.
• Disponibilizar el acceso a los recursos y a la información por parte de los abogados desde cualquier parte del mundo, a través de cualquier dispositivo y durante las 24 horas del día, ya que los gestores de tareas más sofísticados funcionan en la nube.
• Facilitar el trabajo colaborativo vía online entre los socios y sus equipos de abogados, incluso con la participación de los mismos clientes.

De esta manera, al implementar un programa gestor de tareas los abogados pueden dejar de lado las labores rutinarias para así centrarse en aquellas que son mucho más importantes y que requieren una atención humana experta.

Gestor de tareas jurídicas en una firma de abogados

Gracias a las innovaciones del sector legaltech, en el mercado existen herramientas 100% especializadas en automatizar y digitalizar algunos procesos jurídicos. Un gestor de tareas de este tipo cumple funciones como las siguientes:

• Permitirle al abogado gestionar sus causas judiciales de forma remota. Esto es posible ya que el gestor de tareas se conecta y se sincroniza vía online con la página web del Poder Judicial. 
• Enviarle al abogado alertas y notificaciones cada vez que exista una novedad en el estatus de las actuaciones judiciales.
• Servir como una plataforma de trabajo colaborativo en tiempo real entre abogados y clientes. Esto gracias a que hay gestores de tareas que tienen la opción de crear flujos de trabajo y de involucrar de manera activa a todos los participantes de una causa legal.
• Agendar audiencias, eventos, reuniones y tareas, automatizando los recordatorios a todo el personal involucrado en dichas actividades.
• Crear reportings personalizados en función del análisis que los socios o los abogados quieran realizar. Por ejemplo, análisis en cuanto a las causas judiciales, los clientes o los gastos de la firma.
• Digitalizar el portafolio de todos los clientes y proyectos legales que gestiona la firma, para facilitar el seguimiento, el control, la asignación de responsables y la medición de resultados.

Gestor de tareas administrativas en una firma de abogados

Uno de los mayores enemigos de la productividad de los abogados en una firma son los procesos administrativos. Veamos, ¿cuánto tiempo pierde un letrado en actividades como las de facturación, cobro, registro de horas laboradas, registro del avance en los proyectos, análisis de gastos y de ingresos, entre otras? Según el informe Legal Trends Report, de las 8 horas laborales diarias, un abogado suele gastar 5,6 horas en actividades que no son estrictamente importantes, entre las que destacan aquellas relacionadas con los procesos administrativos.

Ante esta situación, un gestor de tareas administrativas es un poderoso aliado para las firmas jurídicas, ya que esta herramienta agiliza a través de la automatización dichas actividades. 

Por ejemplo, algunas de las funciones destacadas de este tipo de gestor de tareas son:

• Generación masiva de facturas electrónicas.
• Gestión de los procesos de cobro.
• Creación de reportings sobre el progreso de los proyectos jurídicos.
• Análisis del rendimiento de cada abogado.
• Análisis de la rentabilidad de todos los clientes de la firma.
• Digitalización del registro de horas laboradas por proyectos, abogados y clientes.

¿Cuál es el mejor gestor de tareas para firmas de abogados?

En América Latina, hay dos herramientas en particular que son ampliamente utilizadas para aumentar la productividad de los abogados. Una es CaseTracking (gestor de tareas jurídicas) y la otra es TimeBillingX (gestor de tareas administrativas). Por un lado, CaseTracking es capaz de sincronizarse con el Poder Judicial de Chile, Colombia, México, Perú y Ecuador. Mientras que TimeBillingX es reconocido como un potente software de facturación electrónica con funcionalidades de business intelligence. Al usar ambas herramientas en conjunto, es posible incluso gestionar una firma de abogados totalmente vía online.