Contratos y firmas electrónicas: ¿Cuánta validez tienen en el marco legal?

Los contratos y firmas electrónicas forman parte de las herramientas tecnológicas que están transformando la experiencia de firmar acuerdos para los abogados, clientes y empresas. Según datos recolectados por el estudio Tendencias y Adopción de firma electrónica en México, del IDC, más del 50% de los procesos relacionados con contratos migraron a medios digitales.

Esto nos habla de una tendencia hacia la optimización de los flujos de trabajo dentro del sector legal. Sin embargo, el mismo estudio asegura que en México el 62% de las organizaciones continúa utilizando medios tradicionales, limitándose a algunas áreas del negocio tales como recursos humanos y departamentos legales.

Esto les deja en clara desventaja, tanto laboral como legalmente, frente a aquellas empresas que aplican dichos métodos. La firma electrónica aumenta la rentabilidad del negocio porque evita invertir en papeleo, traslado del personal y de los firmantes. Además, disminuye el rango de error humano al momento de redactar y firmar los acuerdos.

Al implementar los contratos y firmas electrónicas, los letrados y departamentos jurídicos estarán apostando por la automatización y agilización de los procesos legales como una ventaja competitiva frente al mercado tradicional. 

¿En qué consisten los contratos y firmas electrónicas?

Aunque los contratos y firmas electrónicas son conceptos relativamente nuevos y pueden parecer totalmente distintos de los acuerdos convencionales, el mercado en el que se desenvuelven es mucho más complejo de lo que parece en un primer momento. 

De cara a definir en qué consisten los contratos electrónicos, diríamos que son acuerdos vinculantes entre dos o más partes, creados y firmados por medio de herramientas digitales. Y al igual que un contrato tradicional, deben cumplir con los requisitos establecidos en el Código Civil del territorio correspondiente.

Por su parte, las firmas electrónicas, como su nombre indica, son todas aquellas firmas generadas en medios digitales, lo que genera una serie de beneficios para las partes implicadas al ofrecer mayor practicidad, ahorro en tiempo, evitar los desplazamientos y ante todo, una mayor facilidad y disponibilidad. 

Dentro de dichos acuerdos figuran principalmente:

• Las aprobaciones de cotizaciones.
• Las decisiones judiciales.
• Los contratos de trabajo, arrendamiento, compra, etc.
• Las notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso, corporativas, comerciales, clínicas, etc.

De hecho, podemos mencionar que a día de hoy en México existe, tanto a nivel estatal y federal, ordenamientos jurídicos que regulan y validan los contratos y firmas electrónicas. Eso sí, deben tener siempre en mente que estos requieren ser emitidos a través de software y servicios en la nube especializados en gestión legal, con todas las garantías de seguridad, precisión y de validez jurídica.

Tipos de firmas electrónicas

Actualmente se reconocen dos tipos de firmas electrónicas dentro del Código de Comercio de México: la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada. En adelante describiremos en qué consiste cada una:

• Firma electrónica simple: Consiste en una firma autógrafa en mensaje de datos, que obtiene la validación mediante el intercambio de claves y contraseñas entre las partes de una relación jurídica, quienes la emplean para identificarse. Esta forma es la más utilizada comúnmente por su simplicidad y rapidez, en la mayoría de las relaciones comerciales y empresariales.
• Firma electrónica avanzada: También conocida como firma electrónica fiable. Se caracteriza porque requiere ser validada mediante un certificado digital, el cual es emitido por un PSC (Prestador de Servicios de Certificación). Este certificado digital es un mensaje de datos encriptado que funciona con el uso de una clave pública, ubicada en el certificado y una clave privada, que se encuentra en posesión del firmante. Se requiere que ambas partes estén en posesión de estos códigos, para que se produzca la validez de la firma.

Con esto en mente podemos hacernos una idea de la seguridad y validez que ofrecen los contratos y firmas electrónicas en México. Incluso, cabe mencionar que en el año 2012 fue publicada la Ley de Firma Electrónica Avanzada, en la que se reseña que todo documento generado electrónicamente y/o mensaje de datos, podrán hacer uso de este tipo de firma siempre que se cumpla con ciertos criterios especificados en la misma. 

La validez jurídica de los contratos y firmas electrónicas en México

Si buscamos una normativa sobre la validez jurídica de los contratos y firmas electrónicas en México, podremos observar una escasez de estos sobre los efectos legales de los distintos tipos de contratos y firmas electrónicas. Sin embargo, a partir de la pandemia por la COVID-19, al igual que otros Estados, México se vio obligado a reformar distintos reglamentos locales, que han procedido a reconocer la validez de las firmas electrónicas, así como establecer una serie de medios tecnológicos, económicos e industriales para facilitar la digitalización en esta no tan nueva realidad social. 

En cuanto a las legislaciones locales se encuentra la mencionada Ley de la Firma Electrónica Avanzada, así como los artículos 89, 89 bis, 93, 97 y 1205 del Código de Comercio de México de 1889, reformado en marzo de 2018. En orden a este código, la NOM-151 o Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 se establecen los requisitos que deben tenerse en cuenta para la conservación de mensajes de datos al firmar documentos electrónicos y digitalización de documentos físicos. 

Por otro lado, los contratos electrónicos en el marco legal cuentan con total validez debido al Artículo 1803 del Código Civil Federal de 1928, reformado en 2021. En el se expresa que el consentimiento de los contratos pueden ser expresos cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos. 

Otros de los fundamentos jurídicos a nivel federal que validan el uso de contratos y firmas electrónicas son el Código Federal de Procedimientos Civiles donde se valorará la fuerza probatoria generada o comunicada presente en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología (artículo 210-A). Y el Código Nacional de Procedimientos Penales, que en su artículo 51, establece que los medios electrónicos pueden utilizarse durante todo el proceso penal.

Ejemplo de cómo firmar un contrato electrónico

Como hemos mencionado en el transcurso de esta publicación, los contratos y firmas electrónicas contribuyen a aumentar la eficiencia de los procesos dentro de cualquier bufete y/o empresa, y que también tienen un impacto significativo en el ROI (Return On Investment), por la reducción de costes y tiempo. 

Si bien existen numerosos ejemplos de firmas de contratos electrónicos, generalmente para que la transacción sea válida los sistemas de firmado digital funcionan de la siguiente manera:

1. Recepción de un correo electrónico con la solicitud de firma por parte del remitente, donde se expresan las condiciones y el consentimiento para el uso de registro de datos y firmas electrónicas validadas.
2. Aceptación de la firma y verificación de datos. Si se está de acuerdo con los términos y consiente el uso de los registros en el documento.
3. Adopción de la firma electrónica. Se agrega la firma al documento, es decir, en el contrato electrónico.
4. Verificación de la firma y datos registrados. Para asegurarse de que son válidos y correctos. 
5. Adopción y guardado de la firma electrónica. En este paso se puede aceptar y guardar la firma agregada al contrato digital o bien, modificarla para que se adecue al documento.
6. Confirmación y finalización del proceso.

Cabe mencionar que existen sistemas que facilitan la gestión de las firmas electrónicas avanzadas, el uso de la e.firma o FIEL del SAT en México.

Más allá de que contamos con las regulaciones jurídicas necesarias para realizar contratos y firmas electrónicas, también es importante agilizar la manera en que se gestionan los procesos administrativos y legales dentro de los despachos de abogados y otras organizaciones jurídicas.

Afortunadamente la innovación en la digitalización es la piedra angular dentro del ejercicio profesional de los letrados y cuentan con legaltechs que modernizan el control y gestión judicial. Por ejemplo, CaseTracking, un software que centraliza toda la actividad del departamento jurídico en una única interfaz.

Desde esta herramienta, se puede acceder de forma automática y remota a las páginas del Poder Judicial de México, Chile, Perú, Colombia, Ecuador, Uruguay y Argentina, para el seguimiento y la consulta de expedientes judiciales. También, es posible llevar un control y gestión de documentos, porque permite acceder a los expedientes internos, además de adjuntar y compartir escritos, borradores y resoluciones con sus clientes y/o colegas. 
De esta manera, integrando el uso de los contratos y firmas electrónicas a un sistema de control y gestión judicial es posible potenciar la labor de los abogados para ofrecer un servicio de mayor calidad, sin preocuparse por el uso o no de oficinas físicas. Lo más importante es favorecer una relación de confianza sólida entre la empresa y sus usuarios.