Archivo digital: qué es, ejemplos, tipos y cómo se crea

Al crearse un archivo digital en una firma de abogados, este se convierte en un elemento vital para que las tareas inherentes a cada juicio se lleven a cabo de forma correcta y en el tiempo estipulado para ello. Por lo tanto, es necesario conocer los detalles sobre este concepto, sus tipos y la forma idónea de manipularlos para lograr los resultados esperados.

¿Qué es un archivo digital?

Un archivo digital es todo fichero que se ha elaborado mediante un programa informático y que se ejecuta en un medio electrónico. El archivo digital puede permanecer almacenado en diversos medios y, dependiendo del programa en que se haya creado, puede modificarse o no.

En este sentido, la gestión documental está relacionada con la manipulación de los archivos digitales, por lo tanto, el uso de estos dentro de las firmas de abogados es ineludible.

Importancia del archivo digital

Atrás queda el recuerdo de las enormes montañas de papel necesarias para documentar un juicio y hacerle seguimiento, ya que hoy en día, el archivo digital permite ahorrar espacio, recursos económicos y tiempo, mientras garantiza la ciberseguridad de la información. Y sí, todo esto en conjunto marca la importancia del archivo digital. 

De esta manera, el archivo digital permite que haya un mejor control de expedientes dentro de las firmas de abogados.

¿Cómo se crea un archivo digital?

Para crear un archivo digital es necesario hacer uso de diversas herramientas digitales también conocidas como programas o aplicaciones. Dependiendo del tipo de información que se vaya a almacenar, se podrá digitalizar con una u otra herramienta, pero todas son de manejo intuitivo y por lo tanto no es necesaria una preparación especializada para usarlas.

¿Cuáles son los tipos de archivos digitales?

Hay varios tipos de archivo digital. De hecho, se pueden almacenar documentos modificables, documentos no modificables, fotos, información tabulada, videos, audios, entre otros. En el caso de las firmas de abogados, los archivos digitales más populares son aquellos que se usan para el manejo de documentos escritos, como los que se detallan a continuación. 

Archivo digital en Word

Hacer un archivo digital en Word es sencillo; este programa es uno de los procesadores de texto más conocidos del mundo. Con él se hacen documentos con características particulares a gusto del usuario. 

Dentro de una firma de abogados, su uso es frecuente e indispensable, ya que cualquier procedimiento jurídico requiere de redactar documentos con ciertas características. Además, Word permite la edición de la información que se ha incluido, por lo que las modificaciones necesarias se hacen sin complicaciones. 

Archivo digital en PDF

Hacer un archivo digital que no pueda modificarse es esencial para los abogados, sobre todo cuando estos tienen que remitir a sus clientes documentos que requieren de una firma para su posterior presentación en los entes correspondientes.

PDF (portable document format) es un tipo de archivo digital que permite que un documento mantenga su forma original sin que ninguno de los usuarios que acceden a él puedan modificarlo.

Archivo digital comprimido

Un archivo digital comprimido alberga en su interior, por ejemplo, toda la información referente a un caso o expediente en particular, reduciendo su tamaño de manera sustancial y haciéndolo más fácil de consultar o compartir con todos los interesados. 

Ejemplos de archivo digital

Hay cientos de ejemplos de archivo digital, pero para las firmas de abogados los más útiles son:

• Archivos digitales para la gestión de información escrita, como archivos en Word o PDF, que permiten la creación, modificación y consulta de los documentos que conforman cada expediente.

• Archivos digitales de imagen, como fotos y videos que pueden ser fuente probatoria en algunos casos.

• Archivos digitales de audio, que cumplen la misma función que las imágenes, y que además pueden ser usados para tomar notas de voz útiles para el trabajo en grupo.

Con el uso generalizado de archivos digitales en las firmas de abogados, lo ideal es gestionar la información a través de un sistema de gestión documental.
Por ejemplo, CaseTracking es un software especializado en la gestión jurídica de las firmas de abogados. Esta herramienta hace uso de tecnología cloud computing que permite no solo archivar la documentación pertinente a cada caso, sino que brinda la oportunidad de acceder a toda la información relacionada con los movimientos judiciales correspondientes de forma inmediata las 24 horas del día y desde cualquier dispositivo con conexión a internet.