KPIs y ejemplos de indicadores de una empresa

Los ejemplos de KPIs e indicadores son piezas fundamentales para empezar a ganar comprensión acerca de los resultados de las operaciones y la situación financiera de las firmas. Hacer seguimiento a estas métricas, y a las que se vayan añadiendo con el tiempo, puede ayudar a conseguir que el despacho sea más rentable.

En cualquier caso, puede resultar conveniente medir y examinar los ejemplos de KPIs e indicadores a nivel granular. Ver más allá de las métricas de alto nivel puede proporcionar información de gran valor para tomar decisiones operativas y estratégicas.

Por ejemplo, cuando se coteja la información de las horas facturables, con métricas que revelan el bienestar de los empleados (días de ausencia, cargas de trabajo, rotación de personal, iniciativas de capacitación), se pueden detectar tendencias, descubrir puntos débiles del bufete y practicar los ajustes necesarios: regular las cargas de trabajo o incentivando los comportamientos correctos.

¿Qué son los indicadores KPI?

Los indicadores clave de rendimiento o key performance indicators (KPI) son métricas que sirven para hacerle seguimiento al desarrollo y evolución de diferentes procesos empresariales, incluyendo los de las firmas de abogados.

En este sentido, los ejemplos de indicadores KPIs son aplicables de múltiples maneras en la industria legal, según las necesidades de los abogados o gerentes legales. De hecho, hay tipos de KPI que sirven para medir el riesgo, el leverage, los ingresos, las horas trabajadas, la satisfacción del cliente, etc. 

Tipos de KPI e indicadores de una empresa

Los diferentes tipos de KPI e indicadores dentro de una firma de abogados se pueden clasificar en dos grandes categorías:

• Los KPI de gestión a nivel global de todo el estudio.
• Los KPI de desempeño a nivel individual de cada abogado. 

Teniendo como punto de partida esas dos categorías, siempre podremos crear o ajustar la lista de los ejemplos de indicadores KPIs de una empresa para medir lo que consideremos más importante en cada momento, tanto a nivel global como individual.

En este contexto, esas dos categorías de KPIs se subdividen por áreas específicas de medición del desempeño, con lo cual nos encontramos así con ejemplos de indicadores que se pueden aplicar por cada uno de los abogados y por toda la firma en general:

• KPIs de ventas 
• KPIs de producción 
• KPIs de recursos humanos

Tengamos en cuenta que, en los estudios, los socios muchas veces tienen que cumplir dos distintos tipos de roles: Encargado Comercial y Team Leader. Cuando el socio actúa como Encargado Comercial, su trabajo consiste en negociar con los clientes; cuando hace el trabajo de Team Leader, éste se encarga de velar por la eficiencia de su equipo.

Estos dos roles muchas veces los lleva a cabo el mismo socio, sin embargo, son funciones totalmente distintas que tienen que ser medidas de forma separada. Esto se debe a que en muchas ocasiones los abogados son premiados producto de una buena negociación, incluso cuando el equipo en general no tuvo buen desempeño, o bien cuando una mala negociación da la sensación de que el equipo tuvo un mal desempeño.

De aquí que sea tan importante establecer de forma muy clara e individualizada los diferentes ejemplos de KPIs e indicadores en función de los tipos de métricas que sean más adecuadas para tu firma en particular.

Ejemplos de KPIs e indicadores en ventas

Entre los ejemplos de KPIs e indicadores de ventas destacan los siguientes:

1. KPI de volumen de clientes: ¿Cuántos contratos se han conseguido durante determinado periodo de tiempo? Puede ser solo un número bruto o, mejor, en comparación con alguna meta establecida a principios de año. Con este ejemplo de KPI podremos saber si la firma está captando la cantidad de clientes que se había propuesto como objetivo.
2. KPI de calidad de clientes: Esta medida es más compleja que la anterior, pero también aporta más valor al análisis. Para utilizarla es preciso instituir un proceso de calificación de contratos de clientes donde se desarrolle un conjunto de criterios de riesgo y beneficios aceptables. Así, a cada contrato se le puntuará en función de cómo cumplían ciertos criterios. Se trata de un ejemplo de indicador que ayuda a minimizar el riesgo y a ganar control en las operaciones comerciales de la firma.
3. KPI de satisfacción del cliente: Unas de las cosas más importantes que debe saber una firma de abogados es si sus clientes les recomendarían, si volverían a contratar sus servicios, si confían en ellos, etc. La mejor manera de descubrirlo es a través de una encuesta que mida la satisfacción con base a una serie de elementos específicos y que genere un puntaje de satisfacción. Si quieres conocer algunos ejemplos de indicadores KPIs reales de este tipo visita nuestro artículo sobre KPIs de calidad del servicio, en el cual encontrarás la explicación sobre los indicadores NPS, CSAT y CES, los cuales pertenecen principalmente al área de “post ventas”.

Dentro de esta área comercial otros ejemplos de indicadores en empresas que son muy importantes son el CPA (cost per acquisition) y CLTV (customer lifetime value). Si quieres profundizar más sobre estos tipos de KPIs visita nuestro artículo sobre indicadores comerciales para firmas de abogados.

Ejemplos de indicadores KPIs de producción

Entre los ejemplos de KPIs e indicadores de producción destacan los siguientes:

1. KPI de productividad: Este sirve para monitorizar a qué dedican su tiempo los abogados de la firma. Por ejemplo, tareas administrativas, revisión de correo electrónico, reuniones, investigación, redacción de contratos, llamadas telefónicas, etc. Teniendo en cuenta que la medición de la productividad es una medida directamente asociada a la rentabilidad, en este ejemplo de indicador se realiza una medición de resultados sobre la proporción del tiempo total de trabajo de los abogados frente al tiempo que finalmente se puede facturar a los clientes, restando así el tiempo de trabajo no facturable, es decir, el del trabajo no productivo.
2. KPI de utilización: Similar al ejemplo anterior, este sirve para medir la eficiencia del abogado teniendo en cuenta su capacidad de producción total frente a su producción real.
3. KPI de realización: Este ejemplo de indicador mide la relación entre el valor real facturado y la producción real de cada abogado. Este tipo de métrica sirve para identificar la capacidad de un profesional de generarle ganancias a la firma con base en su tiempo de trabajo. A su vez, esto permite implementar estrategias para la optimización del tiempo de los profesionales.

En general, la mayoría de las métricas de producción se obtienen al cruzar datos sobre la cantidad de horas que los abogados dedican tanto a tareas rentables como no rentables, y también, sobre la relación entre las cantidades de horas trabajadas, horas facturadas y horas cobradas. Esto es importante ya que no siempre se facturan todas las horas trabajadas, ni tampoco se terminan cobrando todas las horas facturadas. Además, es una información clave para poder diseñar estrategias para mejorar la productividad.

De aquí que los ejemplos de KPIs e indicadores en una empresa en cuanto a producción estén directamente relacionados con lo que es el rendimiento económico, el cual se mide mediante KPIs financieros como el ROI y el ROE.

Ejemplos de KPIs e indicadores en recursos humanos

Entre los ejemplos de KPIs e indicadores de recursos humanos destacan los siguientes:

1. KPI de compromiso: Consiste en la obtención de un puntaje compuesto basado en las respuestas del equipo de abogados a un cuestionario sobre la percepción del compromiso de estos profesionales hacia la firma. Cuanto más alto es el puntaje de compromiso obtenido a través de los cuestionarios, más satisfechas están las personas con sus trabajos, más dispuestas están a asumir un trabajo discrecional y a promocionar la firma, etc. También, este ejemplo de indicador es un gran predictor de retención de empleados (o en términos de detectar problemas de RR.HH. que requieren atención). 
2. KPI de apalancamiento: Este es uno de los ejemplos de KPIs de recursos humanos más utilizados en las firmas, y se refiere a medir cómo está conformado el estudio a nivel de expertise. Si la estrategia es la de ser una firma con alta expertise en un área, su leverage debe ser menor. Es decir, menos abogados por cada socio, pero más especializados. En cambio, si la estrategia involucra más procesos y tareas operativas, su leverage o apalancamiento debe ser mayor. Es decir, más abogados por cada socio, sin tanta especialización, pero suficientes en número para cumplir con todas las tareas debidas.
3. KPI de proporción de personal por caso: Similar al anterior, este KPI mide el rendimiento del personal que participa en cada caso de la firma, en función de la cantidad de personas que conforman cada equipo, incluyendo socios, abogados, becarios, empleados, personal de apoyo, etc.

Otros ejemplos de métricas clave en empresas

Aparte de los ya explicados en los puntos anteriores, otros ejemplos de métricas clave que son interesantes a tener en cuenta en las firmas son los siguientes:

• Proporción de tiempo facturable, frente al que se usa, pero no se puede facturar.
• Número de casos cerrados, en comparación con el número total de casos abiertos.
• Puntajes de satisfacción del cliente.
• Puntajes de satisfacción del empleado.
• Obligaciones de cumplimiento.

¿Cómo hacer ejemplos de KPIs e indicadores en una empresa?

Lo primero que debes saber al querer diseñar los KPIs de una empresa jurídica es que no basta con que estos sean lo más específicos posible ni que incluso estén basados en las características particulares de las especialidades jurídicas de la firma. En lo que verdaderamente te debes centrar es en que los indicadores sean capaces de medir con una precisión quirúrgica todo lo que sea críticamente importante para el negocio.

No existe una lista única de KPI para todos los bufetes, de hecho, el máximo valor se alcanza cuando cada firma diseña los suyos específicamente, teniendo en cuenta el contexto (visión a nivel de industria) a fin de pintar una imagen real de su rendimiento.

Una vez se han identificado los ejemplos de KPI en una empresa y se tiene claro lo que se busca, es preciso establecer un sistema para rastrear y usar estas métricas, de forma que permitan guiar la estrategia.

Además, hay que tener presente que no existe ningún indicador capaz de contar la historia completa. Por el contrario, los KPI deben analizarse colectivamente para garantizar que las decisiones de la firma se tomen de manera informada.

¿Medir ejemplos de KPI e indicadores con Excel?

Las firmas tradicionales suelen registrar, medir y monitorizar los ejemplos de KPI en Excel y mediante plantillas de KPI en programas similares de ofimática. Sin embargo, este tipo de herramientas ya se consideran obsoletas en el sector legal, ya que no ofrecen toda la comodidad, precisión y versatilidad que necesitan los abogados para analizar sus niveles de rendimiento de manera digital.

Debes saber que las tablas y plantillas de Excel para KPI son bastante complejas de configurar y muy fáciles de desconfigurar por algún pequeño error de tipeo. Por lo tanto, en la actualidad, es muy desaconsejable utilizar este programa o similares. En este contexto, lo mejor es implementar un sistema digital que haya sido diseñado específicamente para la medición de ejemplos de KPIs e indicadores para estudios de abogados.

En América Latina, el programa más utilizado en el sector legal es TimeBillingX, un software de productividad con módulos de business intelligence que mide y analiza gran cantidad de indicadores operativos dentro de las firmas de abogados, teniendo como base el registro de horas del trabajo de todos los letrados. 

Gracias a su funcionalidad de reporting, con TimeBillingX puedes acceder, por ejemplo, a:

• Reportes de Utilización, que te ayudarán a medir la eficiencia de un abogado o de un equipo de abogados, al tomar en cuenta factores como la producción real y la capacidad de producción de un profesional. Este reporte te facilitará la rápida distinción de cómo marcha el cumplimiento de metas de los integrantes de un equipo, así como a medir el porcentaje de uso de los recursos en las distintas áreas de un estudio o empresa.
• Reportes de Realización y Rentabilidad, que miden la relación entre el Valor real facturado dividido por la Producción real, indicador que demuestra la capacidad de obtener ganancias de un profesional o de un estudio de abogados. Este reporte sobre el análisis de rentabilidad te permitirá distinguir de manera simple el status de un negocio, al tomar como base a cada uno de los encargados comerciales del sistema, transparentando el porcentaje de realización.

Otros de los muchos ejemplos de indicadores KPIs que monitoriza TimeBillingX son:

• Porcentaje de casos resueltos exitosamente por casos totales en los que se ha trabajado.
• Asuntos por abogado y / o por asistente legal.
• Dotación de personal de paralegales a abogados.
• Tiempo dedicado a asuntos puramente legales por tiempo invertido en tareas administrativas.
• Número de contratistas del bufete de abogados frente al personal permanente.
• Tiempo para el procesamiento y pago de facturas.
• Cumplimiento de plazos.
• Coste total de los servicios.
• Comparación del coste total con el presupuesto real.
• Coste por abogado.
• Horas trabajadas por horas facturadas.

En total, TimeBillingX ha registrado más de 7 mil millones de horas laboradas por abogados de toda América Latina. La potencia de esta plataforma es tal, que está logrando revolucionar la manera en cómo las firmas monitorizan todos sus ejemplos de KPIs e indicadores.

Preguntas frecuentes sobre KPIs y ejemplos de indicadores

Publicado originalmente el 27 de junio de 2020  y actualizado el 25 de mayo de 2023