Software de digitalización de documentos para abogados

Escribir. Imprimir. Firmar. Este es un proceso que los despachos de abogados han seguido por décadas para presentar todo tipo de documentos y demandas en los asuntos encargados por los clientes. Pero en años recientes, especialmente tras la pandemia, son cada vez más los despachos que realizan un paso adicional y utilizan un software de digitalización de documentos para abogados, con el fin de estar alineados con las últimas tendencias del mundo jurídico. 

Tal y como recoge el informe Legal Trends Report 2021, un 85 por ciento de los despachos de abogados ya utilizan algún tipo de software para la gestión de sus firmas y un 79 por ciento de ellos almacenan sus datos en la nube. Además, un 62 por ciento ya trabaja con documentos y firmas electrónicas.

Incluso, de acuerdo con el reporte “Estado de la Justicia en América Latina bajo el Covid-19” del Centro de estudios de Justicia de las Américas, todos los países de la región apelaron al uso de las TIC’s para la prestación de los servicios de justicia durante la emergencia sanitaria y muchos de los avances tecnológicos de los poderes judiciales continúan aplicándose al día de hoy.

Así pues, apostar por este tipo de tecnología es el primer paso para facilitar el crecimiento y la escalabilidad de cualquier negocio: la digitalización reduce fronteras físicas y facilita el trabajo en equipo, minimizando errores humanos, agilizando trámites y aportando un gran nivel de seguridad. 

¿Qué es un software de digitalización de documentos para abogados? 

Para el autor Peñaranda Quintero, en su libro “El documento electrónico”, un documento es un instrumento, papel o escritura a través del cuál se puede demostrar o probar algo. Por eso en los procesos judiciales, la prueba documental es una de las más importantes para probar los hechos y pretensiones de las partes. Pero en un mundo globalizado, donde el internet es la plataforma principal en que la vida humana se mueve a través de la industria 4.0, ¿dónde queda el rol de los documentos? Para explicar la relevancia de la digitalización, debemos ir un poco atrás en el tiempo.

Una de las primeras referencias de la digitalización se remonta a diciembre de 1975, cuando se inventó la primera cámara fotográfica digital. Fue el ingeniero Steve Sasson, que en ese entonces trabajaba para la empresa Kodak, quien tomó la primera fotografía digital de la historia.

La cámara medía el tamaño aproximado a un tostador de pan casero, pesaba casi 4 kilos y tardaba 23 segundos en tomar una fotografía, en blanco y negro, de unos 0,01 megapíxeles. En ese momento, la empresa Kodak decidió no apostar por la tecnología que habían descubierto y con el paso del tiempo se volvería la peor decisión empresarial que pudieron haber tomado. 

Con esta pequeña anécdota contada, ¿Podemos comparar a la digitalización de documentos con una fotografía digital de algo físico? Por supuesto que no, pero ayuda a ilustrar un excelente punto.

En concreto, la digitalización consiste en un proceso que toma objetos físicos o analógicos, para convertirlos a un formato digital. Pero, para el caso en concreto, esto va más allá que tomar simples fotografías a contratos y pagarés, pues el propósito de un software de digitalización de documentos para abogados es optimizar la gestión documental y potenciar la comunicación entre los miembros del despacho o departamento jurídico. 

¿Cómo funciona la digitalización de documentos en el sector legal?

Paradójicamente, la palabra archivo en el contexto de los despachos de abogados puede utilizarse para diversas acepciones. Por un lado puede referirse a todo tipo de documento soportado en papel, contratos, pagarés, demandas, sentencias, promociones, recibos, etc; por otro lado, también se suele utilizar esta palabra para definir al lugar en donde se almacenan los documentos antiguos; o por último, para describir a todo tipo de documentos almacenados en un dispositivo electrónico. 

Entonces, ¿dónde está el momento en que un archivo o documento físico se convierte en un archivo electrónico? Responder esta pregunta es crucial, especialmente para el sector legal, porque permite pasar la barrera entre lo físico y lo digital con todas las cuestiones que ello implica para todo tipo de documentos legales que contienen obligaciones y consecuencias jurídicas inscritos en ellos. Es decir, no es lo mismo tener un contrato en hojas de papel y firma autógrafa, que una fotografía de ese contrato. 

De esta manera, es importante mencionar que, para el sector legal, no basta con un simple escáner de un contrato, un pagaré o una demanda, porque el reconocimiento jurídico de un documento digitalizado es su conversión a un documento electrónico, a través del principio de equivalencia funcional y de la firma electrónica incorporada en el documento. Vamos por partes. 

El principio de equivalencia funcional se origina en la Ley Modelo de 1996 sobre Comercio Electrónico de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil y se basa en que un documento electrónico puede cubrir las funciones idénticas de un documento en papel. En otras palabras, un documento electrónico es el equivalente funcional a un documento en papel. Aunque cada país ha desarrollado su propia interpretación del principio de equivalencia funcional, la Ley Modelo menciona que un documento electrónico que pretenda ser un equivalente funcional de un documento en papel debe tener determinadas características: 

1. Que si la ley requiere que la información conste por escrito, este requisito quedará satisfecho con un documento electrónico si la información es accesible para su consulta posterior. 
2. Que si la ley requiere la firma de una persona, este requisito quedará satisfecho con un documento electrónico si se utiliza un método para identificar a esa persona y para indicar que esa persona aprueba el contenido del documento electrónico. 
3. Que exista una garantía de que la integridad de la información del documento electrónico se ha conservado a partir del momento en que se generó. 

A lo anterior, hay que sumar un elemento de validez jurídica del documento electrónico: la firma electrónica (también conocida como firma digital). Del mismo modo en que la firma autógrafa se utiliza para mostrar el consentimiento y la identidad de una persona en todo tipo de documentos jurídicos, la firma electrónica, a través del principio de equivalencia funcional, garantiza mostrar dichos elementos. 

No obstante, el autor Adán Maldonado Sánchez en su libro “Justicia Digital”, menciona que las firmas electrónicas son tecnológicamente específicas pues se crean utilizando sistemas de criptografía asimétrica y una función hash, que permiten autenticar a una persona la emisión de la firma electrónica a través de la asociación de una clave privada con una clave pública e identificar si el documento digital (o mensaje de datos) se ha mantenido íntegro y no ha sufrido modificaciones. 

Ahora bien, un software de digitalización de documentos para abogados debe incluir estas características para potenciar el trabajo de un despacho y eliminar el papel: 

• Debe transformar el documento en formato físico a un formato digital, es decir, un escáner. 
• Debe poder clasificar el documento en función de los parámetros que sean necesarios para cada despacho, con el fin de facilitar el acceso y la trazabilidad de los mismos. En otras palabras,, poder clasificar documentos en contratos, pagarés, demandas, promociones y demás. 
• Utilizar una tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que se pueda leer el documento digitalizado por motores de búsqueda con palabras clave. 
• Almacenar el archivo en un formato que sea fácilmente legible y reproducible por otras personas. El más común es el formato pdf. Este almacenamiento puede ser de forma local o en la nube, dependiendo de la tecnología con que cuente el despacho de abogados o el departamento jurídico. 
• Y, finalmente, debe de incluir una tecnología de certificación para que el despacho pueda eliminar el papel, pues a través de los principios de equivalencia funcional y firma electrónica, se conservará la validez jurídica del formato físico. 

La digitalización de documentos en el sector legal no es solamente un mero escáner. Debe ser acompañado de características que permitan que los documentos puedan ser consultados por cualquier persona (a través de una computadora o un dispositivo móvil) y que contenga métodos para identificar la identidad de las personas dentro del documento digitalizado. Para esto último, la mejor forma de hacerlo es a través de la firma electrónica.

Todo esto, para potencializar la transformación digital de los despachos de abogados con la tecnología de gestión documental. 

Ventajas de contar con una herramienta de gestión documental en el despacho

Como ya mencionamos, utilizar un software de digitalización de documentos para abogados permite, en gran medida, prescindir del papel y potenciar el uso de herramientas de gestión documental. Pero hay otras ventajas al utilizar este tipo de tecnologías en su conjunto, que no son tan fáciles de identificar a simple vista. 

Como bien dice la autora Isabel Casas Domínguez en su libro “Gestión Documental para abogados”, aquellos profesionales que no quieren integrar un sistema de gestión documental para sus despachos están rodeados de una visión a corto plazo, porque requiere de esfuerzo e inversión.

Y todo esto hasta que sus escritorios y cajones están llenos de documentos desorganizados y revueltos entre sí, se envía una versión incorrecta del contrato a un cliente; se pierde un recurso que se tenía que presentar en el juzgado; o se le cae café a la computadora del despacho y se estropea el disco duro donde estaba el trabajo del último año. 

Máxima seguridad y control de acceso

Un sistema de gestión documental permitirá tener seguridad y trazabilidad sobre quién accede a los archivos del despacho, especialmente a aquellos más sensibles que, por su naturaleza e información contenida, requieren de un nivel especial de seguridad para proteger a la firma y a sus clientes. 

Acceso 24/7 desde cualquier lugar

Se acabaron esos tiempos en que, en una USB o en un disco duro externo, se traían todas las demandas, documentos, promociones y exhortos que había generado el despacho. Con un sistema de gestión documental, será posible acceder a los archivos electrónicos a cualquier hora y a cualquier lugar. ¡Incluso en la playa! 

Ahorro de tiempo y agilidad en la búsqueda y acceso a documentos

La mayoría de sistemas de gestión documental incluyen motores de búsqueda para identificar la información contenida dentro de los documentos. De ahí la importancia de la tecnología dentro del software de digitalización de documentos para abogados con OCR. 

Ahorro económico

John Mancini, citado también por la autora Isabel Casas, quien fuera presidente de la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM, por sus siglás en inglés) en 2010 publicó un post denominado 10 datos rápidos sobre la gestión documental, que decía lo siguiente: 

• Las empresas gastan 20 dólares en mano de obra para presentar un documento, 120 dólares en mano de obra para encontrar un documento mal presentado y 220 dólares en mano de obra para reproducir un documento perdido.
• El 7,5% de todos los documentos se pierden; el 3% del resto se archivan erróneamente.
• Los profesionales pasan entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50 por ciento buscándola.
• El documento promedio se fotocopia 19 veces.
• Hay más de 4 billones de documentos en papel solo en los EE. UU. y están creciendo a una tasa del 22 % anual.
• Los usuarios corporativos recibieron un promedio de 18 megabytes (MB) de correo electrónico por día en 2007; se espera que el correo electrónico crezca a más de 28 MB por día para 2011.
• Los usuarios envían y reciben un promedio de 133 mensajes de correo electrónico al día (Grupo Radicati).
• El costo promedio de enviar un paquete a través del servicio de mensajería es de entre 8$ y 15$ dólares.
• El costo del espacio de oficina ha aumentado un 19% (espacio de oficina en todo el mundo 2008).

Responsabilidad medioambiental y ahorro económico

Cuando el software de digitalización de documentos para abogados se junta con los sistemas de gestión documental, es una maravilla prescindir del papel. Las firmas legales que utilizan estas tecnologías no solamente reducen su huella de carbono, sino que dejan de invertir en renta de espacios para almacenar archivos y en la compra de carpetas, clips, folders, archivadores, estantes y demás equipos para almacenar documentos. 

Un software de gestión de procesos judiciales, como el que ofrece Lemontech a través de CaseTracking, ahorrará tiempo, dinero y esfuerzo a cualquier despacho de abogados o departamento jurídico que lo implemente.

Con esta herramienta es posible agregar los documentos asociados a cada juicio o causa, lo que permite a los abogados del despacho acceder a sus documentos desde cualquier lugar y tener a la mano la información indicada en el momento correcto.

Especialmente, evitarán el extravío de de documentos, la repetición de esfuerzos en buscar o reponer dichos documentos y generarán una ventaja competitiva frente a los despachos y firmas que no tienen un sistema similar, pues tendrán disciplina y cumplimiento profesional frente a los clientes. 

¿Recuerdas que Kodak tuvo en sus manos la invención de la cámara digital pero no lo aprovecho? A estas alturas de la digitalización y transformación digital del sector legal, las firmas legales que no incluyan un buen software de digitalización de documentos para abogados, podrían cometer el mismo error que le pasó a esa empresa. 

Preguntas ftrecuentes sobre el software de digitalización de documentos para abogados

¿Qué es el software de digitalización para abogados?

Va más allá que tomar simples fotografías a contratos y pagarés, pues el propósito de un software de digitalización de documentos para abogados es optimizar la gestión documental y potenciar la comunicación entre los miembros del despacho o departamento jurídico. 

¿Cuál es la diferencia entre un documento digitalizado y un documento electrónico? 

Un documento digitalizado corresponde al resultado de escanear un documento físico para poder visualizarlo en un dispositivo electrónico. Mientras que un documento electrónico es el equivalente a un documento físico, para efecto de reconocimiento y validez jurídica, a través de los principios de equivalencia funcional y firma electrónica. 

¿Qué beneficios ofrece utilizar un software de gestión documental en despachos de abogados y firmas legales?

Ahorro económico, responsabilidad medioambiental y la capacidad de potenciar un sistema de gestión documental. 

¿Qué ventajas tienen los despachos y firmas legales al implementar un sistema de gestión documental con la digitalización de documentos?

Evitan el extravío de documentos y la repetición de esfuerzos para buscar o reponer los documentos extraviados. Esto genera una ventaja competitiva frente a los despachos que no utilizan esta tecnología, pues permite transmitir una imagen de responsabilidad y profesionalismo frente a los clientes.