La relevancia que tiene la información en la era digital en tu firma

La relevancia que tiene la información en la era digital es incuestionable. Actualmente, muchas de las actividades que realizamos utilizando plataformas digitales, producen grandes cantidades de datos. 

Generamos datos cada vez que visitamos un sitio web, interactuamos con una aplicación o utilizamos una herramienta digital. Por ejemplo, la mayoría de los sitios web recogen datos sobre el ordenador del visitante, su ubicación y el nombre que utilizó para registrarse en la cuenta. 

A medida que aumenta el uso de los recursos tecnológicos, se genera cada vez más información. Y a su vez, esta data la usan las empresas, para aprovechar nuevas oportunidades de mercado.

Es una realidad. Multitud de compañías utilizan datos hoy en día para alcanzar sus objetivos empresariales. 

¿En qué ayuda la información digital a las firmas de abogados?

Los datos y, por tanto, la información ayuda a las firmas de abogados para la consecución de objetivos como:

• Mejor conocimiento del cliente: A través del uso de plataformas, servicios o recursos digitales, se generan una serie datos que pueden ser almacenados y analizados, para conocer al cliente ideal. 
• Planificación: Gracias a un mayor conocimiento del cliente ideal de la firma, se pueden crear estrategias más optimizadas, para hacer frente a los diferentes cambios que puedan producirse en el sector.

Para ello, la forma de analizar la información y de utilizarla es fundamental:

• Mejor uso de la información: La información digital es relevante para una firma, pero su uso óptimo dependerá de cómo se organice y estructure dicha información. 
• Análisis de datos adecuados: Este análisis de la información debe realizarse de acuerdo con las acciones que la firma quiera ejecutar y de sus objetivos a corto, medio y largo plazo.

En el presente y, seguro que en el futuro, los datos y la información son y serán considerados como una de las materias primas más importantes del mundo. Sólo aquellos que sepan valorarlos, protegerlos y utilizarlos adecuadamente disfrutarán de sus beneficios.

¿Por qué es importante almacenar la información digital de forma eficiente?

El almacenamiento de datos es la recopilación y conservación de la información digital. Se trata de un elemento fundamental del big data. 

La información pasa a ser un factor fundamental para las firmas que apuestan por el desarrollo digital. Por ello, almacenar la información de forma segura y con facilidad de acceso para el análisis de la misma será vital.

Los ordenadores funcionan de forma muy parecida a nuestro cerebro. Procesan los datos según su tipo, al igual que nuestros cerebros almacenan los recuerdos de forma semántica, espacial, emocional o procedimental.

Sistemas de almacenamiento

Almacenamiento definido por software

Este tipo de almacenamiento usa sistemas de software de gestión para extraer y separar los datos. Luego les cambia el formato y los organiza para usarlos en la red, ya sea local o externa. 

Por ejemplo, el software CaseTracking extrae datos, los convierte en información para el abogado y este puede utilizarla para cada caso concreto.

Almacenamiento en la nube

Bien conocida por la mayoría, en la nube se puede organizar la información almacenada y dar acceso a cualquier profesional a través de internet. Por tanto, brinda la posibilidad de acceder desde cualquier parte del mundo, en todo momento.

Formas de almacenar la información

Almacenamiento de archivos

Es un sistema jerarquizado de organización de la información, basado en archivos. Estos podrán ser abiertos y explorados por el usuario. Es el sistema de almacenamiento de información más usado y comprensible a día de hoy. 

Por ejemplo, la forma en que se guardan los archivos en tu ordenador de los diferentes escritos que realizas con Microsoft Word.

Almacenamiento en bloques

En este tipo de almacenamiento, la información se divide en bloques individuales. Cada uno de ellos es independiente de los demás y el usuario puede configurarlos con total autonomía. 

Los bloques no tienen ningún requisito de identificación, como sí existe en los archivos, por tanto son un sistema de almacenamiento más rápido. Muy usado en grandes bases de datos, pero que, a nivel usuario resulta complicado.

Tener una estrategia basada en la información digital no es una opción, es una obligación

El mayor activo de una empresa o firma de abogados es la información y esta debe ser tratada como tal.

Ahora bien, para obtener información útil, hay que recopilar datos de calidad y de forma ordenada, lo que facilitará el posterior análisis. No se trata solo de tener una buena estrategia y definirla, sino de cómo se evaluará y usará la información.

Por ejemplo:

Una firma de abogados puede analizar datos provenientes de diferentes fuentes, tanto directas como indirectas. Sin embargo, debe recopilar y analizar esta data para entender mejor dónde buscan sus clientes los servicios y cómo se comportan. De esta forma puede buscar qué tipo de abogados buscan sus potenciales clientes, si están dentro de su ámbito de acción y las posibilidades de éxito según los casos del ámbito jurídico que desee analizar.

La relevancia que tiene la información en la era digital para tu firma de abogados debe basarse en la agilidad, versatilidad y respeto a la protección de datos

Vivimos en una época de constantes cambios, que exigen una alta adaptabilidad. Por ello, es fundamental lograr que la firma tome decisiones estratégicas basadas en la recopilación y análisis de información. 

Aunque no existe una única vía para conseguirlo, sí cuentan con características comunes.

La información debe tratarse en función del objetivo estratégico de la firma. De esta forma, se asegura una buen análisis de los datos que se obtengan en todos los niveles de la empresa, ya sea a nivel global o departamental.

Las firmas necesitan creatividad. Y este sector está muy falto de ello. Si se van a tomar decisiones gracias al análisis de información basadas en datos, los altos mandos de la firma deben ser creativos y de mente abierta.

No es lo mismo basar la toma de decisiones en la información y su posterior análisis que en las métricas. Las métricas definen desempeños y funciones, y los monitorean. El análisis de información no se basa solo en métricas, sino en el análisis crítico de los datos. 

Por ejemplo, un análisis pormenorizado de los datos puede sacar a la luz un fallo en el proceso comercial. Puede ser que falle la comunicación entre el comercial que vende los servicios de la firma y los abogados a la hora de confirmar las reuniones con posibles clientes. 

Si analizásemos solo las métricas y no tuviéramos más amplitud de miras, probablemente las métricas del departamento comercial serían buenas y la de la adquisición de clientes también.

El análisis de datos requiere investigación, curiosidad y profundizar en el análisis de la información, para obtener ideas útiles para el devenir de la firma. 

Hay que innovar y solo con una mente abierta y analítica surgirán nuevas oportunidades de mercado.

La estrategia de datos en la firma

Democratización de los datos

Las firmas de abogados orientados a datos hacen hincapié en la importancia de que todos los empleados tengan acceso a la información. Esto significa, que pueden tomar decisiones en cuestión de minutos o segundos.

Herramientas como TimeBillingX pueden resultar de muchísima utilidad en las firmas de abogados, porque colabora en la obtención de datos que permiten la reducción de costos, agilidad en la gestión y optimización del tiempo a la hora de tomar decisiones.

Educar a los empleados

Para que una Firma tenga éxito en la era de la transformación digital, sus empleados deben ser capaces de aplicar los datos. Deben ser capaces de leerlos, trabajarlos, analizarlos y discutir con base en la información obtenida.

Automatización de cargas de trabajo de gestión de datos 

Para estar orientada a los datos, una firma necesita automatizar el desarrollo de los conocimientos de los datos por parte de sus trabajadores e incorporar esos conocimientos a los procesos empresariales y comerciales.

Además, ayudará a ejecutar y mejorar la toma de decisiones, replantear algunas estrategias, aprovechar oportunidades del mercado o adaptarse rápidamente a los posibles cambios.

Una cultura de datos en toda la firma 

Evolucionar hacia una empresa basada en la información y los datos requiere algo más que la adquisición de nuevas herramientas y tecnología. También requiere un cambio en la mentalidad y la cultura empresarial.

Para seguir prosperando sin quedarse atrás en la era digital, una organización debe tener una estrategia de datos que garantice presentar información de calidad y siempre disponible para los directivos y empleados. Se necesita una estrategia de datos que dé a la firma una ventaja sobre sus competidores y un factor de diferenciación.

Esto le dará a la firma de abogados capacidad de respuesta, posibilidad de anticiparse a los cambios, adaptabilidad y agilidad tanto en tiempos como en posibles costes.