Qué es business intelligence y para qué sirve (ejemplos y herramienta)

Quienes saben qué es business intelligence (BI) tienen claro que se trata de tecnología, infraestructura y también procesos que permiten a las organizaciones usar sus datos de forma más efectiva, ayudándoles a identificar la información clave para tomar mejores decisiones sobre cómo fomentar la productividad, mantenerse al día con los competidores, aumentar sus ingresos y descubrir oportunidades de negocio.

Dicho esto, en el contexto de una firma de abogados, el business intelligence sirve para diseñar estrategias que permitan mejorar la productividad y la rentabilidad tanto del estudio en general como de cada uno de los letrados.

También, el business intelligence está detrás de las decisiones que llevan a consolidar las relaciones con los clientes existentes, y tiene muchas aplicaciones útiles en la búsqueda de otros nuevos, al aportar conocimiento acerca de:

• Qué proyectos fueron más rentables, para priorizar la búsqueda de otros similares.
• Qué clientes se ajustan a ese perfil de la industria, pero aún no han sido contactados.
• Qué clientes tienen mayor potencial de abandono, para intervenir antes de que eso suceda.

Por lo tanto, entender qué es business intelligence sirve para confirmar que la toma de decisiones efectivas y el diseño de estrategias potentes no es algo de magia, sino de la obtención y el procesamiento de información de calidad, y de contar con profesionales con habilidades de análisis de datos.

¿Qué es business intelligence?

El business intelligence, también conocido como inteligencia de negocio o inteligencia empresarial, es un conjunto de procesos, metodologías y tecnologías que convierten los datos sin procesar en información útil y entendible que impulsa acciones de negocio rentables.

Así, con base en un ecosistema tecnológico y en una cultura data driven, las empresas que saben qué es business intelligence son capaces de obtener el conocimiento necesario para aumentar el valor y el impacto de sus decisiones de negocio.

En este contexto, las herramientas de business intelligence automatizan los procedimientos de análisis de datos y crean informes, resúmenes, paneles, mapas, gráficos y cuadros de mando para proporcionar a los usuarios inteligencia detallada sobre la naturaleza del negocio. Esto causa un impacto directo en las decisiones estratégicas, tácticas, gerenciales y operativas de la organización.

Teniendo esta idea en mente, podemos decir que el business intelligence es una disciplina similar a la data science (ciencia de datos) y al análisis big data.

¿Para qué sirve el business intelligence?

De acuerdo con el informe The Ascent of Business Intelligence in the Legal Market eDiscovery, el 53% de los socios gerentes de firmas afirman beneficiarse de los dashboards de las herramientas de business intelligence, ya que estos paneles analíticos sirven para conocer de manera visual y agradable los aspectos claves del negocio. En este sentido, la funcionalidad mejor valorada según el reporte fue la revisión de documentos (58%), aunque también se destacó que el business intelligence sirve para recopilar, procesar, producir e identificar datos esenciales a la hora de gestionar sus áreas prácticas de manera eficiente.

Si se habla de valor estratégico, podemos decir que los software de business intelligence sirven para dos tareas bastante críticas:

• Permitir la visualización de datos procedentes de todas las áreas del negocio jurídico. De esta manera, los socios y abogados pueden tener una visión 360 de las operaciones de los servicios legales, de las finanzas y de los clientes. Por lo tanto, y como ya hemos mencionado, el business intelligence sirve para mejorar la comprensión sobre el rendimiento profesional, el flujo de caja y las tasas de retención de clientes.

• Minimizar los errores en el seguimiento y análisis de KPI relativos a múltiples áreas, como pueden ser precisamente la satisfacción del cliente, los costos, la productividad, la rentabilidad, el leverage, los competidores del mercado, etc. De esta manera, el business intelligence sirve para monitorizar con gran precisión todos los indicadores importantes establecidos dentro del negocio, un aspecto relevante ya que hacerle seguimiento a estos KPI mediante métodos convencionales suele arrojar altos márgenes de imprecisión.

Así, básicamente, lo que es business intelligence sirve para apoyar la toma de mejores decisiones estratégicas que busquen optimizar la eficiencia de los miembros del equipo, la gestión de los proyectos y el desempeño financiero del estudio.  Por ejemplo, al procesar los datos de manera significativa, las firmas pueden descubrir qué días y que horas los abogados son más productivos, o qué áreas de la práctica son las más rentables y por qué.

Ejemplo de business intelligence

En la actualidad, son muchas las firmas y departamentos jurídicos que hacen uso cotidiano de software que integran funcionalidades de lo que es business intelligence, esto con el objetivo de desarrollar un conocimiento más profundo del negocio, tanto a nivel interno como externo, y de medir el rendimiento de los socios, abogados, gerentes legales y otros involucrados.

Veamos el ejemplo de business intelligence de Dentons Cárdenas & Cárdenas, una de las firmas de abogados más grandes de Colombia, perteneciente a Dentons, que a su vez es uno de los estudios más grandes a nivel mundial. Gracias al uso de la herramienta de business intelligence TimeBillingX, Dentons Cárdenas & Cárdenas ha logrado mantener una analítica inteligente constante sobre el rendimiento de sus abogados y clientes por 10 años seguidos. En consecuencia, el estudio ha podido tomar decisiones con base a la información obtenida y enfocar los esfuerzos del equipo en lo que realmente aporta valor al negocio.

Si quieres saber más sobre este ejemplo de business intelligence, mira el siguiente video:

Herramienta de business intelligence

En América Latina, una de las herramientas de business intelligence más utilizadas por las firmas de abogados es TimeBillingX. Este es un software de productividad bastante práctico e intuitivo que posee un módulo de BI a través del cual se pueden analizar gran cantidad de datos sobre la productividad y rentabilidad de socios, abogados y clientes. 

Este software simplifica la agregación y la presentación de informes con datos de negocio críticos sobre el negocio jurídico. Por tanto, a través de esta herramienta de business intelligence, es posible identificar de manera detallada y precisa cuáles son los clientes más rentables y cuáles los menos rentables, cuáles son los abogados más productivos y los menos productivos, cuáles son las actividades que más reducen la eficiencia de los abogados, entre otros parámetros de analítica. 

Todo esto es posible debido a que TimeBillingX registra, procesa y analiza la manera en cómo los abogados utilizan cada una de sus horas de trabajo diarias. Así como también analiza el flujo de caja que la firma obtiene de cada uno de sus clientes, comparando las ganancias recibidas con el tiempo invertido en los proyectos.
De esta forma, por medio de sus funcionalidades sencillas y fáciles de entender para cualquier abogado, herramientas de business intelligence como TimeBillingX permiten visualizar una gran cantidad de indicadores que ofrecen información para la mejora de la productividad.