Herramientas para la gestión del tiempo en una firma de abogados

Emplear herramientas para la gestión del tiempo se refiere a hacer uso de recursos estratégicos que ayuden a mejorar la productividad y rentabilidad de las firmas de abogados. Pues el objetivo de los instrumentos de administración del tiempo es sacar el máximo provecho de las horas trabajadas por los letrados, obteniendo un equilibrio óptimo entre calidad y eficiencia en el funcionamiento de la firma.

Importancia de las herramientas para la gestión del tiempo

Cuando una firma de abogados se preocupa por adoptar herramientas para la administración del tiempo está sumando oportunidades de mejora al trabajo que realiza su equipo diariamente. Pues a partir de su uso, el profesional jurídico puede gestionar de forma inteligente el tiempo que dedica a cada proyecto, lo que termina repercutiendo positivamente en la calidad del servicio que brinda a los clientes.

De hecho, cuando no se le da prioridad a medir el tiempo de trabajo se corre el riesgo de que exista una brecha entre la cantidad de horas trabajadas y el total de horas finalmente cobradas. Lo cual termina afectando los niveles de desempeño y satisfacción de los abogados, perjudicando entonces las competencias del negocio dentro del mercado legal.  

Para entender por qué ocurre esto veamos los datos obtenidos por el Legal Trends Report, donde de las 8 horas laboradas diariamente por los abogados solo 2,4 horas en promedio terminan siendo realmente productivas, esto significa que las otras 5,6 horas restantes se suelen dedicar a actividades no rentables. El panorama se vuelve más grave cuando se estima que de las 2,4 horas productivas, solo 1,6 son finalmente pagadas.

Así, utilizar herramientas para la gestión del tiempo nos brindará un mayor control sobre la cantidad de horas que los letrados invierten en actividades rentables, así como también ayudará a detectar y  automatizar aquellas tareas no cobrables y que están perjudicando el desempeño del abogado. Apoyando de esta forma en la identificación de patrones disfuncionales dentro de la firma.  

¿Cuáles son las  herramientas para la gestión del tiempo de trabajo?

Habiendo entendido lo que las herramientas para medir el tiempo de trabajo pueden hacer por el éxito de la firma, debes saber que existen numerosas propuestas digitales para agilizar de manera eficaz el control del tiempo. A continuación, veamos algunos de los instrumentos más utilizados para medir el tiempo de forma genérica y otros especializados en legaltech:

Herramientas para la gestión del tiempo y tareas genéricas

La gestión del tiempo y tareas no es algo nuevo, por ello existen muchas opciones dentro y fuera del mercado tecnológico para administrar, planificar y controlar nuestras actividades en distintos modos de registros de tiempo. Dentro de estas opciones podemos encontrar:

  • Google Calendar: Esta herramienta desarrollada por el gigante de internet permite gestionar el tiempo y tareas de forma sencilla, planificando actividades, estableciendo recordatorios, diseñando calendarios compartidos e integrando otros productos de Google, como la herramienta de listas y recordatorios Google Keep.
  • RescueTime: Se trata de una herramienta para la gestión del tiempo paga, que permite registrar y descubrir cuáles son las actividades en las que se invierte tiempo a lo largo del día, la app realiza un informe semanal siendo posible identificar aquellas tareas improductivas que consumen nuestro tiempo.
  • Excel: La clásica herramienta de ofimática resulta una calculadora de horas popular y estandarizada para los más convencionales, sin embargo sus hojas de cálculo pueden resultar complejas y poco intuitivas, requiere invertir una valiosa cantidad de tiempo para realizar el registro y control de las horas de trabajo.
  • Agendas tradicionales: Una agenda es una herramienta para la gestión del tiempo tradicional, a pesar de ser la opción preferida para muchos profesionales se trata de un recurso con significativas limitaciones para acceder, modificar y compartir la información que en ella se registra.
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Herramientas para la gestión del tiempo de un proyecto legal

Entre tantas opciones, los abogados pueden apoyarse en herramientas para la administración del tiempo diseñadas especialmente para agilizar y adaptar procesos administrativos al nuevo modelo de trabajo del sector jurídico.

En este sentido, en materia de legaltech se cuenta con software como TimeBillingX, una herramienta para la gestión del tiempo de proyectos legales que funciona como un sistema de control de horas, realizando el registro de horas invertidas para cada actividad y miembro del equipo de forma automática. Con base a esta información, la plataforma genera reportes en su módulo de business intelligence que facilitan la identificación de los abogados, clientes, proyectos y actividades más rentables para la firma.

Por otro lado, esta herramienta para abogados también automatiza tareas administrativas como la facturación electrónica, el cobro masivo a clientes permitiendo que el abogado pueda enfocarse completamente en actividades de naturaleza jurídica.

De esta forma, al  incorporar herramientas para la gestión del tiempo de forma acertada se pueden generar las estrategias y realizar los ajustes pertinentes en pro de fomentar un mayor desempeño y productividad en el ejercicio profesional de los miembros de la firma. Siendo posible, corresponder a la demanda de los clientes con mayor eficiencia y con un menor consumo de recursos, lo que sin duda otorga ventaja dentro del sector legal.

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