Cobranza extrajudicial y judicial: ¿cómo ejecutarlas?

Los elevados niveles de inflación, altas tasas de interés y escaso crecimiento de las economías latinoamericanas en los últimos años han propiciado un aumento en el impago de deuda bancaria debido a la reducida disponibilidad de ingresos

Para las instituciones financieras, esto se traduce en mayores costos, crecientes niveles de morosidad y búsqueda de estrategias eficientes para contrarrestar esta situación. En este contexto, las empresas de recuperación y firmas legales especializadas en cobranza judicial tienen una gran oportunidad: convertirse en aliados estratégicos en la optimización de estrategias de cobranza.

¿Cómo pueden estas entidades gestionar eficazmente un volumen creciente de trabajo sin incurrir en la contratación masiva de procuradores y/o personal administrativo? Con softwares y procesos diseñados para automatizar la gestión, generar informes detallados y monitorear indicadores clave de rendimiento (KPIs) o acuerdos de nivel de servicio (SLAs).

En este artículo, exploraremos las herramientas y estrategias que permiten a estas empresas y firmas legales especializadas no solo incrementar su eficiencia y reducir costos, sino, ofrecer un servicio de mayor calidad.

¿Qué es la cobranza extrajudicial o prejudicial?

La cobranza extrajudicial o prejudicial es una etapa previa a la cobranza judicial, ya que son todos los esfuerzos que realiza una empresa para cobrar su dinero a partir del primer día de mora del deudor, sin apelar a una demanda judicial.

En esta etapa se aplican sistemas tradicionales de cobro tales como las llamadas telefónicas, e-mails, cartas, SMS, visitas a domicilio, entre otros. Sin embargo, si el deudor sigue sin saldar el pago a pesar de los esfuerzos realizados, la empresa puede proceder con una demanda de cobranza judicial.

Pero cada país tiene su reglamentación. Por ejemplo, Chile recientemente tomó medidas para regular este tipo de cobranza: El 20 de abril de 2021 se publicó en el Diario Oficial la Ley N° 21.320, que establece exigencias para fortalecer los derechos de los consumidores en materia de cobranza extrajudicial, modificando la Ley N° 19.496 sobre Protección de los Derechos de los Consumidores.

Entre otras cosas, la ley determina que las actuaciones de cobranza extrajudicial en Chile, por contacto telefónico o por medio de visita presencial, sólo podrán realizarse 1 vez a la semana. También se pide que las visitas o llamados deben ser siempre cuidando el entorno y hogar del deudor, sin alterar su convivencia, a su familia o su trabajo. 

En caso de infracción, los tribunales competentes podrán establecer multas de hasta 15 millones de pesos chileno, sin perjuicio de la indemnización de daños y perjuicios que corresponda.

Por su parte, Perú cuenta con la Ley N° 29571 de Protección y Defensa del Consumidor, que prohíbe prácticas que afecten la reputación, privacidad, actividades laborales o imagen pública del deudor.

Entre los “métodos abusivos” prohibidos que detalla la ley, se incluyen llamadas o visitas en horarios inapropiados, envío de documentos que parezcan notificaciones judiciales, y la difusión de información sobre la deuda a terceros.

¿Qué es la cobranza judicial?

La cobranza judicial es una acción judicial que se materializa a través de una demanda que el acreedor interpone contra el cliente moroso, quien es el deudor. La empresa, al ver que no ha recibido el pago de su cliente en el plazo del tiempo establecido, y una vez ha ejercido acciones de cobro previas, sin éxito en la gestión, acude a tribunales para iniciar un juicio. Si el juez falla a favor de la organización demandante, se procederá con la cobranza judicial.

Esta demanda judicial por deuda obliga al demandado a pagar el monto que debe más los intereses de mora o, en su defecto, asumir un nuevo acuerdo de pago con plazos y condiciones definidas. 

La cobranza judicial comienza cuando una empresa demanda a un deudor, tras 90 días de morosidad. En esta fase, un juez examina la validez de la demanda, considerando la cantidad de deuda y el plazo de cobranza. Si la demanda es válida, se establece un plan de pago para el deudor (el incumplimiento puede llevar al embargo de bienes).

Durante la cobranza judicial el rol del abogado es crucial en el proceso, por lo que es importante que esté informado en todo momento de lo que ocurre con sus litigios.

¿Cómo llevar a cabo la cobranza judicial y la extrajudicial con tecnología?

El mejor aliado para realizar la cobranza judicial y extrajudicial se encuentra en la tecnología. La gestión y cobros de deudas a través de softwares especializados, agilizan los procesos, reducen costos y, en el camino, minimizan la morosidad.

Las empresas de recuperación y firmas legales especializadas en cobranza judicial pueden aprovechar la tecnología para optimizar el flujo de trabajo de recuperación de un extremo a otro, incluidas las comunicaciones, los litigios, la facturación, los pagos y los propios cobros.

Pero profundicemos a continuación para cada etapa:

Cobranza extrajudicial o prejudicial

Durante la etapa prejudicial, los equipos de cobranza pueden aprovechar diversas tecnologías, entre las que se incluyen:

1. Sistemas de Gestión de Relación con el Cliente (CRM): Permiten almacenar y gestionar información sobre los clientes, incluyendo detalles sobre sus deudas, historial de pagos y comunicaciones previas.

2. Software de Automatización de Cobranzas: Facilita la automatización de tareas repetitivas, como el envío de recordatorios de pago, generación de informes y seguimiento de cuentas por cobrar.

3. Análisis Predictivo: Utiliza algoritmos y modelos estadísticos para predecir el comportamiento de pago de los clientes. Esto ayuda a identificar patrones y tomar decisiones informadas sobre estrategias de cobranza.

4. Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (ML): Ayudan a analizar grandes cantidades de datos para identificar tendencias y patrones de comportamiento de los deudores, optimizando así las estrategias de cobranza.

5. Plataformas de Pagos en Línea: Facilitan a los clientes la realización de pagos de manera rápida y segura, reduciendo la fricción en el proceso de pago.

6. Comunicación Multicanal: Permite la comunicación con los clientes a través de diversos canales, como mensajes de texto, correos electrónicos, llamadas telefónicas y notificaciones push, para adaptarse a las preferencias individuales.

7. Chatbots y Asistentes Virtuales: Ayudan a gestionar consultas y proporcionar información a los clientes de manera automática, mejorando la experiencia del cliente y liberando tiempo para tareas más complejas.

Cobranza judicial

Para la gestión de cobranza judicial, se utiliza un software de gestión de procesos judiciales, también conocido como case management software. Según Capterra, este tipo de software ayuda a los bufetes de abogados y tribunales a supervisar casos judiciales, litigios activos y documentación relacionada. Este programa de administración de expedientes judiciales se utiliza para agendar y dar seguimiento a fechas y documentos importantes de los procesos judiciales de manera digital.

Las funciones principales de un software de gestión de expedientes judiciales incluyen la facturación de documentos, la gestión de calendarios, recordatorios y alertas, así como el seguimiento de horas y gastos.

En Latinoamérica, se destaca CaseTracking, puesto que es capaz de sincronizarse automáticamente con las páginas del Poder Judicial de un país y monitorear los procesos o expedientes judiciales, desde cualquier dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone) y a cualquier hora del día (24/7). 

Adicionalmente, CaseTracking habilita a los equipos de recupero judicial con las siguientes funcionalidades:

• Centralización de información y documentación en bitácoras, disponibles incluso en formato offline.
• Paneles de control y generación de informes personalizados para análisis de datos.
• CaseClassify: Clasificación de alto volumen de información con inteligencia artificial.
• Semáforos de Cartera: Gracias a la clasificación automática de cada movimiento de un expediente judicial, es posible clasificar la totalidad de cartera de juicios según etapas (las etapas son 100% personalizadas para ajustarse a los procesos internos de un despacho o empresa de cobranza judicial).

Las empresas de recuperación y bufetes especializados en cobranza judicial pueden beneficiarse al adoptar tecnologías como análisis de datos, machine learning, inteligencia artificial y flujos de trabajo automatizados, así como utilizar software específico como los sistemas de gestión de procesos judiciales. La tecnología de recuperación de deudas presenta un considerable potencial.

Aunque el camino por delante presenta desafíos y oportunidades, es evidente que incorporar estas innovaciones y transitar hacia modelos más digitales y automatizados es esencial para mantener una posición competitiva y progresar en la dinámica industria de la recuperación de deudas.

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