Para analizar qué son y en qué nos pueden ayudar los formatos jurídicos, lo primero es conocer bien qué es un texto jurídico. Al fin y al cabo, el lenguaje jurídico es el que vamos a emplear en la mayoría de los documentos jurídicos.
Es crucial para una firma de abogados y para cualquier otro negocio jurídico el uso de formatos jurídicos en los textos legales, con el fin de garantizar las buenas prácticas dentro de la organización.
Ayudan a garantizar que los empleados, clientes y socios estén protegidos por la ley, y también protegen a la propia firma de las acciones legales emprendidas contra ella por sus clientes, agentes externos o los propios trabajadores.
Es importante utilizar formatos jurídicos correctos en los documentos porque tendrán un gran impacto en la interpretación posterior que se haga del mismo.
Por ejemplo, si utiliza formatos incorrectos para un contrato, podría ser considerado inválido por un juez u otra autoridad, que podría no entender lo que se está tratando de transmitir.
Si quieres que tus textos legales sean considerados válidos por los tribunales y otras autoridades, debes asegurarte de que siguen ciertos formatos jurídicos.
Al redactar un texto legal, es fundamental ser claro en los supuestos y preciso en los términos utilizados. Igualmente, también debe ser comprensible, conciso y estructurado.
Los escritos jurídicos tienen un tipo de lenguaje bastante técnico, y su contenido siempre incluye legislación, normativas y, si lo necesita, jurisprudencia.
La estructura de un escrito jurídico puede tener muchas características, pero desde luego hay tres premisas básicas. Debe ser:
Cada uno de los documentos jurídicos que redactamos debe elaborarse con precisión y en relación con una serie de normas que, en definitiva, contribuyen a simplificar los procedimientos.
Conseguir una definición concreta del objetivo ayudará a maximizar la eficiencia, el esfuerzo y la inversión de dinero y, por supuesto, a minimizar los costes.
La redacción de escritos y demás documentos jurídicos es una tarea rutinaria en el trabajo diario de una firma de abogados. Lo normal es que cualquier gestor o abogado tenga que realizar unos cuantos escritos a lo largo de su jornada laboral.
Veamos algunos ejemplos de este tipo de documentos a los cuales podemos aplicar formatos jurídicos preestablecidos:
Los documentos administrativos son textos legales cuya finalidad principal es formalizar actos jurídicos directamente relacionados con la administración pública.
Son documentos que suelen formalizar transacciones comerciales o laborales. Prueban un acuerdo entre dos o más partes. Este tipo de documentos jurídicos deben realizarse según la legislación vigente de cada país o con arreglo al derecho internacional privado si se trata de transacciones internacionales
La relación comercial con proveedores y clientes debe quedar bien reflejada en los acuerdos que se realicen con los mismos. Al fin y al cabo son tipos de contrato especiales, pero no dejan de ser una especialidad jurídica.
Los escritos legales son una parte crucial del proceso legal. Estos escritos son esenciales para garantizar la continuidad del vínculo comercial y laboral y el respeto de las cláusulas que los contemplan.
Cuando escribimos un texto pretendemos transmitir una idea a todo aquel que lo lea, por lo que la información debe ser correcta y coherente.
Pero, ¿cómo podemos asegurarnos de que nuestra escritura es clara y comprensible?
La respuesta es: asegurándonos de que el lenguaje que utilizamos es de naturaleza legal y ha sido actualizado de acuerdo con los últimos formatos legales.
El uso de formatos jurídicos actualizados nos permite acelerar el proceso de redacción de un escrito jurídico, demanda, denuncia o querella:
Como si de una fábrica de coches se tratase, debemos poder escribir nuestros documentos jurídicos en cadena, gracias a nuestros formatos jurídicos actualizados. Por ello, debemos tener bien ordenados estos formatos para poder acceder a ellos con rapidez y facilidad.
Entre los principales objetivos de la gestión de los formatos jurídicos podemos destacar estos tres:
Debemos tener un buen sistema de gestión documental para cualquier expediente de nuestra firma, pero igualmente para nuestros formatos jurídicos, porque al fin y al cabo son documentos que debemos tener a mano y conocer dónde se encuentran en cada momento.
Para poder realizar una gestión correcta de los formatos jurídicos y demás documentos y archivos debemos usar un Sistema de Gestión Documental (SGD) o según su terminología inglesa Document Management System (DMS).
Esta herramienta digital y en la nube conseguirá centralizar el control de todos y cada uno de los documentos de la firma de abogados.
El sistema más utilizado en América Latina es CaseTracking. En su virtud, no es solo un SGD. Además de cumplir con cada una de las funciones elementales de un sistema de gestión documental, añade la especialización en la gestión y trámite de trabajos jurídicos.
Como ya podrás suponer, CaseTracking funciona a través de la nube y permite que abogados y demás trabajadores de una firma de abogados puedan subir, consultar y editar cualquier tipo de documento, incluidos los formatos jurídicos actualizados de los que disponga.
Todo desde cualquier parte del mundo y desde cualquier dispositivo digital, ya sea un ordenador portátil, un PC, tablet o smartphone.
El texto jurídico es el formato que utiliza el lenguaje de una forma precisa para conseguir un fin concreto que, primordialmente, es regular la vida social y aplicar el derecho.
Con los textos jurídicos se crea y aplica el derecho. Las leyes y demás normas son ejemplos de textos jurídicos que crean derecho. Otros como las providencias, autos, sentencias y otras diligencias judiciales son ejemplos de textos jurídicos que acuerdan cómo aplicar el derecho.
Intentar escribir con la mayor naturalidad posible evitando palabras rebuscadas, latinismos en exceso y extranjerismos. Utilizar la voz activa mayoritariamente. Evitar errores por no revisar el texto. Ante todo, tratar de redactar párrafos cortos.
Porque reducirá drásticamente su tiempo de redacción de escritos, demandas e informes jurídicos optimizando su tiempo de trabajo diario.