Gestión judicial: descubre sistemas y herramientas para tu firma de abogados

Los beneficios prácticos y económicos que supone tener un modelo de gestión judicial en una firma de abogados son muchos, pero quizá el más importante de todos sea la mejora de la productividad interna y el servicio al cliente.

Cuando hablamos de implantar un modelo de gestión nos referimos a redactar que vamos a hacer, cómo lo vamos a hacer, y de qué forma vamos a comprobar si se está realizando el trabajo de forma eficiente. 

Dicho así, cualquiera puede pensar que eso es algo sencillo que se puede realizar en un momento. Sin embargo, la experiencia contrastada demuestra que es necesario seguir una metodología especializada para conseguir los resultados deseados. 

¿Por qué? Pues, sencillamente, porque hay que diseñar los diferentes procesos de la Firma estableciendo los trámites y responsables de cada uno de ellos, los diferentes modelos de negocio, así como los indicadores que te permitan ver si se están cumpliendo los objetivos y en su caso, detectar los errores.

Qué ventajas concretas conlleva el desarrollar un modelo de gestión judicial para una Firma de abogados. Hay muchas respuestas para esta pregunta, pero las principales las podríamos resumir en las siguientes:

Planifica la gestión de los procesos judiciales

Los procedimientos judiciales son distintos y, sus trámites también lo son. Dentro de tu Firma de Abogados, tanto tú como tu equipo debéis conocer cada trámite procesal y tener muy claro que debéis hacer en cada fase del proceso.

Revisa la gestión judicial ¿Se realiza correctamente?

Realiza una revisión constante de los trámites procesales. Para ello deberías hacerte varias preguntas:

• ¿El procedimiento judicial está siendo tramitado de forma correcta? 
• ¿Está especializado el Abogado que lleva el caso en la materia judicial de la trata el proceso? 
• ¿Tiene claro, el Letrado que lleva el caso, el plan de acción y qué debe realizar en cada fase del proceso?
• ¿Qué tipo de errores puede estar cometiendo? Si es que los comete. 
• ¿Existen protocolos dentro de tu Firma de Abogados? ¿Se está llevando el procedimiento según las directrices marcadas?

Forma a tus empleados

Antes de decidir cómo y en qué formar a tus trabajadores, contesta a las siguientes preguntas y se objetivo con tus respuestas. De ellas sacarás mucho beneficio:

• ¿Están tus Abogados y demás empleados especializados? 
• ¿Conocen bien los procedimientos judiciales que deben tramitar? 
• ¿Están preparados para abordarlos con garantías? 
• ¿Se sienten cómodos ante un tribunal o prefieren la gestión judicial en el despacho?

Mejora las cargas y tiempos de trabajo

Para que tu Firma de Abogados sea cada día más eficiente deberes establecer desde este momento cuatro metodologías clave:

• Utiliza un Software de Gestión de procesos judiciales como CaseTracking para que tu equipo pueda consultar con rapidez las causas que llevan y el estado en el que se encuentran.
• En cada expediente hay que apuntarlo todo. La información es poder y cualquier dato puede servir para mejorar la estrategia procesal.
• El cliente siempre tiene que estar informado. Por eso hemos puesto en primer lugar el uso de softwares de gestión. Podrías incluso automatizar la información que debe recibir el cliente y el momento en que debe recibirla.
• Establece objetivos y plazos para cumplirlos dentro de los protocolos de tu Firma. Eso sí, sé realista. Objetivos alcanzables motivan al trabajador, los imposibles tendrán justo el efecto contrario.

Facilita las sustituciones de tus empleados

No hay nada peor que tener un juicio y que de repente el Abogado que tiene que acudir esté malo o haya tenido un contratiempo. Con una mala planificación de sustitución tus clientes se resentirán y, a largo plazo, tu negocio jurídico también lo notará.

Planifica bien las sustituciones entre los Abogados de tu Firma. No dejes cabos sueltos. Es esencial para que el cliente se dé cuenta que está en buenas manos.

Optimiza el sistema de gestión judicial

Los Gobiernos empiezan a modernizar la justicia en muchos países. Por fin el acceso a expedientes judiciales, sentencias y doctrina jurisprudencial se puede realizar casi desde cualquier parte del mundo.

Pero si quieres optimizar de verdad todo el sistema de gestión judicial de tu Firma de Abogados, lo mejor es implantar herramientas probadas que den un soporte completo a la tramitación del procedimiento.

Tu Firma de Abogados va a necesitar fundamentalmente:

• Tener control de cómo realizan la gestión judicial de los procedimientos tanto los abogados internos como los externos contratados. De este modo pueden corregirse ineficiencias operativas durante la tramitación del proceso judicial.
• Tener siempre a mano y a tiempo la información necesaria para evitar demoras en el trámite procesal.

Esto último lo puedes optimizar implantando la herramienta CaseTracking. Un completo software de gestión judicial de procedimientos donde tanto tú como tu equipo podréis:

• Centralizar, compartir y simplificar el trabajo de tus Abogados. En muchas ocasiones son varios los Letrados que tienen que llevar ciertos casos. Nada mejor que no hacerles perder el tiempo.
• Tener acceso a los cambios y resoluciones del procedimiento en cuestión de segundos. Un cliente nunca entenderá que perdáis un caso por prescripción o caducidad.
• Realizar reportes profesionales para tus clientes basados en legal design. Con unos pocos clics podrás realizar informes concretos que entenderá cualquier tipo de cliente.
• Controla la labor de tu equipo interno y de equipos externos gracias a la centralización de toda la gestión de procesos judiciales en una sola herramienta.

La gestión judicial es la clave aumentar la valoración de tu firma de abogado

Un buen servicio al cliente y una buena imagen pública son difíciles sin una comunicación adecuada. Al brindar mejores servicios, mejorará su satisfacción. Esto conduce, en última instancia a tener clientes satisfechos con tu trabajo. No dejarán de recomendarte.

Realizar una excelente gestión judicial es una gran manera para que las Firmas de Abogados como la tuya pueda tener un impacto en la forma en que los clientes potenciales las perciben, por tanto: 

• mejorarán las comunicaciones con los empleados; 
• distinción de la competencia debido a un trabajo de calidad superior; 
• promoción a través del marketing de boca en boca, lo que le permite más tiempo centrado únicamente en lo más importante, ayudando a las personas a resolver sus problemas.

Hoy en día, las firmas que quieren estar presentes deben invertir más dinero y recursos para implantar sistemas innovadores. Están obligadas a reinventarse ya sea mediante la introducción de nuevos servicios o anticipándose a las necesidades demandadas por los clientes.

La clave está en dar respuesta a 4 preguntas:

• ¿Qué necesita o quiere el cliente?
• ¿Cómo quiere tu cliente interactuar contigo?
• ¿Cuál es la opinión que tiene de ti tu cliente ideal?
• ¿Hacía donde evoluciona el sector jurídico y en qué entorno te mueves?

Reflexiona y hallarás respuestas que mejorarán tu Firma de Abogados.