El sistema de control de gestión en la toma de decisiones

Cualquier empresa, no importa a lo que se dedique, o si ofrece productos o servicios, debe tener muy claros cuales son los objetivos que quiere alcanzar. Pero no basta con eso, también debe monitorizar las acciones que está llevando a cabo y los resultados obtenidos para ver si está cerca de conseguir esas metas que se ha fijado. Para ello, el sistema de control de gestión es muy útil, y puede ser de mucha ayuda en el proceso de toma de decisiones.

¿Qué es el sistema de control de gestión?

Dicen que la información es poder, y cuanta más y mejor información tenga una empresa mayor será su ventaja competitiva.

Sin embargo, puede ocurrir que un exceso de información se convierta en un problema si la misma tiene tal magnitud que hace que se vuelva imposible manejarla. Es aquí cuando entran en juego las herramientas tecnológicas de Business Intelligence y el sistema de control de gestión.

Con este nombre definimos al conjunto de herramientas y estrategias que ayudan en la gestión de la información de la empresa, haciendo que la misma sea mucho más accesible y más sencilla de comprender para aquellos que deben tomar las decisiones importantes.

Estas herramientas analizan la información relevante para la compañía, tanto la interna como la externa, para ayudar a trazar un perfil que permita conocer con la mayor exactitud posible el estado financiero y económico de la empresa.

Componentes de un sistema de control de gestión

Conviene aclarar de antemano que los componentes pueden variar en función de la empresa y de los objetivos que se haya marcado. Pero existen algunos que podríamos decir que son básicos y siempre tienen que estar presentes.

Plan estratégico

Es la base desde la que vamos a partir. Se trata de un conjunto de datos internos y externos que nos permiten hacernos una idea de la situación real de la empresa y de su entorno. Analizando las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que existen para ella.

Mapa de procesos

Determina las tareas o procesos que se llevan a cabo en la empresa. Permite conocer el peso de cada una de esas tareas y saber qué procesos son imprescindibles, cuáles son innecesarios y cuáles se podrían llegar a externalizar si eso supone un ahorro de costes.

Recursos humanos y recursos materiales

Recopila la cantidad de recursos (materiales y humanos) que tiene la compañía a su disposición para intentar alcanzar sus objetivos.

Mecanismos de evaluación

Son los medios que se van a utilizar para medir el resultado de las diferentes tareas que se llevan a cabo en la empresa y comparar los resultados obtenidos en diferentes períodos a fin de saber si se van a cumplir o no los objetivos marcados.

¿Cómo ayuda el sistema de control de gestión en la toma de decisiones?

La gran ventaja de este sistema que estamos analizando es que tiene una finalidad preventiva y a la vez correctiva.

Analizando diferentes datos con periodicidad se pueden detectar posibles errores y anomalías, lo que a su vez permite tomar medidas para corregir de nuevo el camino y que la empresa alcance sus metas.

Son los directivos los que tienen que tomar las decisiones estratégicas, pero es normal que ellos no tengan un conocimiento directo de todos los procesos de la empresa, por lo que pueden tener dudas sobre en qué procesos hacer ajustes o si es conveniente o no aumentar o reducir la plantilla.

Con los sistemas de control de gestión los directivos tienen acceso directo a todos los datos importantes relacionados con la empresa, y haciendo un análisis de los mismos tienen toda la información para poder tomar sus decisiones de forma fundada. Y es aquí precisamente donde radica la importancia de esta forma de tratar la información, puesto que es ya fundamental para tomar decisiones estratégicas.